Gehört zu: Direktauftrag und kleine Vergabe
Der Einkauf nach Ihren Hausregeln
Kleine Aufträge erfassen Sie schnell, mit Vergleichsangeboten und den Regeln, die Ihr Haus festlegt. Bestellungen laufen über Kataloge und Freigaben, Rechnungen kommen als E-Rechnung an und werden technisch geprüft. Alles in derselben Anwendung wie Ihre Verfahren.
- 13 Schrittein 5 Phasen für den Direktauftrag, von der Erfassung bis zum Abschluss
- 6 Phasenauf einer Arbeitsfläche für kleine Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb
- XRechnung und ZUGFeRDtechnisch geprüft nach der Prüfkonfiguration der KoSIT, ZUGFeRD in den Profilen BASIC und EN 16931
Stand: 29.10.2026. Gezählt sind die Schritte des Direktauftrags und die Phasen der Arbeitsfläche „Kleine Vergabe“ in der Anwendung.
Kleine Aufträge
Direktauftrag
Ein eigener Ablauf führt in 13 Schritten und fünf Phasen durch den Direktauftrag: planen, anfragen und auswählen, prüfen und freigeben, bestellen und abrechnen, abschließen. Angebote und Rechnungen können Sie hochladen, die KI füllt daraus Felder vor, jeweils mit wörtlicher Fundstelle. Welches Angebot beauftragt wird, wählen Sie.
- Zählung der Aufträge je Auftragnehmer nach festen Merkmalen
- Abfrage beim Wettbewerbsregister dokumentieren: Datum, Ergebnis, Auskunft
Hausregeln, die Ihr Haus festlegt
Ihr Haus trägt seine Regeln selbst ein: ab welchem Betrag Vergleichsangebote eingeholt werden, wie viele, welche Obergrenze gilt und wer genehmigt. Ohne Eintrag gilt keine Regel. Die Anwendung vergleicht nur Zahlen mit diesen Regeln. Weicht ein Auftrag ab, halten Sie die Begründung fest.
Wertgrenzen mit Rechtsgrundlage
Hinterlegt sind die Wertgrenzen für Direktaufträge von Bund und Ländern, jeweils mit Rechtsgrundlage und Stand. Für die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, die Verhandlungsvergabe und die Freihändige Vergabe stehen für die meisten Länder Wortlaut-Zitate aus dem Landesrecht zur Auswahl. Ob eine Wertgrenze in Ihrem Fall greift, entscheidet Ihre Vergabestelle.
Arbeitsfläche „Kleine Vergabe“
Für die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach UVgO sowie die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Freihändige Vergabe nach VOB/A sehen Sie alle Phasen auf einer Fläche: Bedarf, Unternehmen anfragen, Angebote und Vergleich, Entscheidung, Zuschlag, Abschließen.
Bestellen und abrechnen
Bestellwesen mit Katalogen
Bestellt wird aus Katalogen: eigene Artikel, per CSV oder Excel eingelesen, Kataloge im Format BMEcat 1.2 und 2005, Kataloge aus Rahmenverträgen oder per OCI-Punch-out aus dem Shop eines Lieferanten.
- Warenkorb und Bestellanforderung mit Kontierung
- Genehmigung über die Freigabekette, auf Wunsch ab einem Betrag und zu zweit
- Bestellung mit Nummernkreis, per E-Mail mit Link ins Bestellportal des Lieferanten
- Auftragsbestätigung durch den Lieferanten, Wareneingang je Position, Reklamation und Retoure
- Tägliche Meldung, wenn eine Lieferung überfällig ist
Rechnungen und E-Rechnung
Rechnungen laden Sie hoch oder der Lieferant reicht sie im Bestellportal zur Bestellung ein. Gelesen werden XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X sowie Rechnungen im Format PEPPOL BIS, dazu PDF von Hand. XRechnung sowie ZUGFeRD und Factur-X in den Profilen BASIC und EN 16931 prüft die Anwendung technisch nach der Prüfkonfiguration der KoSIT. Andere Profile liest sie, prüft sie aber nicht.
- Erkennung doppelter Rechnungen und Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Freigabe sachlich und rechnerisch, standardmäßig durch zwei Personen
- Zahlungsdatei SEPA, Kontoauszug einlesen, Buchungsstapel für DATEV und CSV
Budget je Kostenstelle
Je Haushaltsjahr führen Sie Budgets für Kostenstellen oder Haushaltsstellen. Die Anwendung zeigt gebunden, verbraucht und verfügbar. Warnschwelle und Sperre legt Ihr Haus fest.
Auswertung der Ausgaben
Die Ausgaben stehen nach Lieferant, Kostenstelle, Vertrag und Monat, dazu Preisabweichungen, als Zahlen und als CSV. Die Auswertung sehen Einkauf, Leitung und Kasse.
Lieferantenportal
Lieferanten melden sich ohne Passwort mit einem Code an ihre dienstliche Adresse an. Sie pflegen Stammdaten, Ansprechpartner und Nachweise mit Ablaufdatum und beantworten eine Selbstauskunft Ihres Hauses. Ihr Haus sieht diese Angaben nur, wenn das Unternehmen sie freigibt. Das Portal zeigt Ablaufdaten, es prüft keine Eignung.
Anbindung an Finanz- und ERP-Systeme
Eine schreibende Schnittstelle legt Verfahren und Bestellanforderungen aus dem ERP an und meldet Kreditoren und Zahlungen zurück. Konnektoren gibt es für SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics 365 Business Central. DATEV, Infoma und H&H erreichen Sie über den Dateiaustausch. Der Abgleich läuft alle 15 Minuten.
Was der Einkauf nicht entscheidet
Ob ein Direktauftrag zulässig ist und welche Verfahrensart passt, entscheidet Ihre Vergabestelle. Die Anwendung vergleicht Beträge mit den Regeln, die Ihr Haus eingetragen hat, und hält fest, wer was entschieden hat.
Häufige Fragen zum Einkauf
Welche Wertgrenzen gelten für unser Haus?
Die Anwendung zeigt die hinterlegten Wertgrenzen von Bund und Ländern mit Rechtsgrundlage und Stand. Welche Regel für Ihr Haus gilt und ob sie im Einzelfall greift, entscheidet Ihre Vergabestelle. Eigene Hausregeln tragen Sie selbst ein.
Können Lieferanten E-Rechnungen einreichen?
Ja, im Bestellportal zur jeweiligen Bestellung. Sie können Rechnungen auch selbst hochladen. XRechnung sowie ZUGFeRD in den Profilen BASIC und EN 16931 werden technisch geprüft. Einen Eingang per E-Mail oder über das PEPPOL-Netz gibt es derzeit nicht.
Brauchen wir dafür ein eigenes Einkaufssystem?
Nein. Direktauftrag, Bestellwesen und Rechnungen laufen in derselben Anwendung wie Ihre Verfahren und Verträge. Ein vorhandenes ERP binden Sie über die Schnittstelle an.
Den Einkauf in Ihrem Haus sehen
In einer Online-Demo zeigen wir einen Direktauftrag mit Vergleichsangeboten, eine Bestellung aus dem Katalog und die Prüfung einer E-Rechnung.
Stand der Angaben: 29.10.2026. Die Wertgrenzen in der Anwendung tragen ihren eigenen Stand. Alle Produktansichten zeigen Beispieldaten.