Gehört zu: Verträge nach dem Zuschlag
Verträge im Blick, auch lange nach dem Zuschlag
Laufzeiten, Optionen und Kündigungsfristen stehen in der Vertragsverwaltung. Die Erinnerung kommt so früh, wie Ihr Haus es festlegt, damit eine Verlängerung oder eine neue Ausschreibung nicht unter Zeitdruck gerät. Nachträge, Abrufe und Rechnungen hängen am selben Vertrag.
Was die Vertragsverwaltung kann
Vertragsbestand
Zu jedem Vertrag stehen Laufzeit, Optionen, Kündigungstermin, Auftragssumme und Höchstwert an einem Ort, dazu die Ereignisse des Vertrags. Wer einen Vertrag lesen oder bearbeiten darf, legen Sie je Vertrag fest. Der Vertrag hängt an der Akte des Verfahrens, aus dem er stammt. Bestandsverträge ohne Verfahren in der Anwendung erfassen Sie ebenfalls.
Vertrag aus der Akte
Nach dem Zuschlag legen Sie den Vertrag aus der Akte an. Bezeichnung, Zuschlagssumme, Beginn und Auftragnehmer stehen schon im Formular, wenn die Akte sie eindeutig kennt. Sie prüfen und übernehmen.
Erinnerung vor Ablauf
Vor einem Kündigungstermin, dem Vertragsende oder einer Option erinnert die Anwendung das Team des Verfahrens, in der Anwendung und auf Wunsch per E-Mail. Wann der erste Hinweis kommt, legt Ihr Haus fest, in Stufen zwischen einem und 24 Monaten vorher, je Vertrag änderbar. Danach folgen Erinnerungen 90, 30 und 7 Tage vorher und am Tag selbst. Zusätzlich setzt sich jede Person eigene Erinnerungen.
Nachträge zu zweit
Änderungen am Vertrag beantragt eine Person, genehmigen muss eine andere. Die Vertragsverwaltung zeigt die Summe der genehmigten Wertänderungen in Euro und als Anteil an der Auftragssumme, Laufzeitänderungen als „von … auf …“. Den Änderungsverlauf je Feld können Sie als CSV ausgeben.
Rahmen und Abrufe
Abrufe aus Rahmenverträgen erfassen Sie direkt am Vertrag oder lesen sie aus CSV oder Excel ein, mit Prüfung auf Doppelte. Ein Import lässt sich als Ganzes zurücknehmen. Mehrere Verträge können sich einen gemeinsamen Höchstwert teilen, Höchstmengen gelten auf Wunsch je Position. Die Anwendung zeigt, was abgerufen ist und welchen Anteil am Höchstwert das ausmacht.
Bestellungen und Rechnungen zum Vertrag
Aus Katalogen zu einem Rahmenvertrag bestellen Sie direkt, die Bestellung wird als Abruf gebucht. Rechnungen gleicht die Anwendung mit Bestellung und Wareneingang ab. Mehr dazu auf der Seite Direktauftrag und Einkauf.
Folgevergabe aus dem Vertrag
Läuft ein Vertrag aus, legen Sie aus ihm ein neues Verfahren an. Auf Wunsch übernimmt die Anwendung Gegenstand, Team, Unterlagen, Leistungsverzeichnis und vorgemerkte Unternehmen. Verfahrensart, Rechtsrahmen, Schätzwert und Fristen übernimmt sie nie, die legt Ihre Vergabestelle neu fest. Ein übernommenes Leistungsverzeichnis bringt seine Gliederung in Lose mit.
Kalender
Termine gibt es als Kalenderdatei je Verfahren und als abonnierbaren Kalender je Person, mit einer geheimen Adresse.
Abgeschlossene Verfahren
Abgeschlossene Verfahren bleiben mit ihren Unterlagen und dem Vertrag auffindbar.
Was die Vertragsverwaltung nicht beurteilt
Ob eine Vertragsänderung zulässig ist oder ein neues Verfahren nötig wird, beurteilt sie nicht. Sie zeigt Beträge, Laufzeiten und Termine. Die Einordnung trifft Ihre Vergabestelle, bei Rechtsfragen mit ihrer Vergabekanzlei.
Häufige Fragen zu Verträgen
Können wir bestehende Verträge erfassen?
Ja. Bestandsverträge erfassen Sie auch ohne Verfahren in der Anwendung, mit Laufzeit, Optionen und Kündigungstermin.
Wer bekommt die Erinnerung?
Das Team des Verfahrens, in der Anwendung und auf Wunsch per E-Mail. Jede Person kann sich zusätzlich eigene Erinnerungen setzen.
Prüft die Anwendung, ob ein Nachtrag zulässig ist?
Nein. Sie hält Antrag und Genehmigung fest und zeigt die Summen. Die Einordnung trifft Ihre Vergabestelle.
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Stand der Angaben: 29.10.2026. Alle Produktansichten zeigen Beispieldaten.