Die fünf Checklisten
- Checkliste Leistungsbeschreibung: Bedarf, Umfang, Anforderungen, Produktneutralität und Barrierefreiheit vor der Freigabe durchgehen. Maßstab ist § 121 Abs. 1 GWB.
- Checkliste Vergabeunterlagen: Bestandteile nach § 29 Abs. 1 VgV, Angaben der Vergabestelle, Formulare, Preisblatt und Bereitstellung.
- Checkliste Markterkundung: Ziel, Auswahl der Unternehmen, Fragebogen, Vertraulichkeit und Ergebnis nach § 28 VgV und § 20 UVgO.
- Checkliste Bieterfragen: vom Eingang über die Antwort an alle bis zur Ablage in der Akte.
- Checkliste Vergabeakte: was nach § 8 VgV und § 6 UVgO allgemein in die Dokumentation gehört.
Drucken oder als PDF speichern
Jede Checkliste drucken Sie über die Druckfunktion Ihres Browsers. Als PDF speichern Sie sie, indem Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“ oder einen PDF-Drucker wählen. Eine Anmeldung oder E-Mail-Adresse brauchen Sie dafür nicht.
Ausgedruckt können Sie die Punkte abhaken, in einer Besprechung mit dem Fachbereich durchgehen oder der Akte beilegen.
Welche Liste wann hilft
- Markterkundung: vor der Einleitung des Vergabeverfahrens. So steht es in § 28 Abs. 1 VgV und § 20 Abs. 1 UVgO.
- Leistungsbeschreibung: sobald der Entwurf mit dem Fachbereich steht und bevor er freigegeben wird.
- Vergabeunterlagen: vor der Veröffentlichung, wenn alle Teile zusammenliegen.
- Bieterfragen: während die Angebotsfrist läuft, für jede eingehende Frage.
- Vergabeakte: begleitend von Anfang an. § 8 Abs. 1 VgV verlangt eine Dokumentation „von Beginn an fortlaufend“, § 6 Abs. 1 UVgO „von Anbeginn fortlaufend“.
Wie die Checklisten aufgebaut sind
Die Punkte sind nach Arbeitsschritten gruppiert und als Prüffrage oder Aufgabe formuliert. Wo ein Punkt eine Vorschrift betrifft, steht die Fundstelle dabei. Die Belege finden Sie unten auf jeder Seite im Wortlaut.
Rechtliche Festlegungen, etwa zur Verfahrensart, zu Fristen, Losen oder Kriterien, erscheinen nur als Platzhalter „[von der Vergabestelle festzulegen]“ oder als Punkt „Festlegung der Vergabestelle liegt vor“. Die Checklisten schlagen keine Festlegung vor und bewerten keine.
Was die Checklisten nicht leisten
Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls und sagen nicht, welche Regeln für ein Vorhaben gelten. Ob GWB und VgV anwendbar sind, richtet sich nach § 106 Abs. 1 GWB unter anderem danach, ob der geschätzte Auftragswert die Schwellenwerte erreicht. Die Beträge stehen auf der Seite Schwellenwerte, die Wertgrenzen der Länder auf der Seite Wertgrenzen.
Dienstanweisungen, Hausregeln und eigene Wertgrenzen Ihres Hauses ergänzen Sie selbst.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE zeigt jede Akte die Schritte der gewählten Verfahrensart und führt zum nächsten offenen Schritt. Die Verfahrensart wählt die Vergabestelle.
Häufige Fragen
Kosten die Checklisten etwas?
Nein. Sie drucken sie kostenlos oder speichern sie als PDF, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Für welche Vergabeordnungen sind die Checklisten gedacht?
Sie nennen Fundstellen aus GWB, VgV und UVgO, an einzelnen Stellen auch aus der VOB/A. Welche Vorschriften für ein Verfahren gelten, beurteilt die Vergabestelle.
Wie passen die Checklisten zu den Regeln meines Hauses?
Die Checklisten sind allgemein gehalten. Dienstanweisungen, Hausregeln und eigene Wertgrenzen ergänzen Sie selbst, zum Beispiel handschriftlich auf dem Ausdruck.
Kann ich die Checklisten im Team teilen?
Ja. Schicken Sie den Link zur Seite oder das gespeicherte PDF an Kolleginnen und Kollegen, etwa an den Fachbereich, der die Leistungsbeschreibung zuliefert.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.