Bieterportal: Unterlagen, Fragen und Angebote an einem Ort

Über den Link aus der Bekanntmachung öffnen Unternehmen die Unterlagenseite des Verfahrens. Sie laden einzelne Dateien oder alle Unterlagen als ZIP herunter, ohne Konto und ohne Kosten. Vor dem ersten Download kann ein Schutz vor automatischem Abruf erscheinen, wahlweise mit Google reCAPTCHA oder mit einer kurzen Rechenaufgabe im Browser.

Den Zugang zum Verfahren erhalten Unternehmen mit der Einladung der Vergabestelle oder durch Registrierung auf der Unterlagenseite, wenn die Vergabestelle das zulässt. Standardmäßig bestätigen sie ihn beim ersten Aufruf mit einem Code per E-Mail. Danach bleibt der Zugang auf diesem Gerät 12 Stunden offen.

• Bis zu zehn weitere Personen des Unternehmens im selben Zugang
• Oberfläche auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch und Tschechisch, die Übersetzungen maschinell

Fragen und Nachrichten gehen über den Zugang an die Vergabestelle und kommen im Nachrichtenfach der Akte an, mit Datum und Absender. Nachrichten nehmen bis zu fünf Dateien mit, je höchstens 15 MB und zusammen 25 MB. Bieterfragen sind reiner Text.

Zu technischen Bieterfragen entwirft Bieterfragen-Bob auf Wunsch einen Antwortbaustein aus den Vergabeunterlagen. Was hinausgeht, gibt Ihre Vergabestelle frei.

Unternehmen laden ihr Angebot im Browser hoch, je Los, wenn die Vergabestelle das vorsieht. Hat die Vergabestelle ein Formular hinterlegt, füllen sie es direkt im Portal aus. Vor dem Einreichen können sie elektronische Signaturen freiwillig vorab prüfen lassen.

• Bis zu 25 Dateien je Abgabe, je Datei bis 1 GB, zusammen bis 2 GB
• Gängige Formate von PDF und Office über GAEB bis zu Signaturdateien
• Abgabeversuche nach Fristende werden protokolliert und nicht angenommen

Nach dem Eingang erhalten Unternehmen eine Eingangsbestätigung mit Zeitpunkt und der Prüfsumme (SHA-256) jeder Datei, dazu eine Quittung als PDF. Bis zum Fristende können sie ihre Abgabe ersetzen oder zurücknehmen. Frühere Fassungen bleiben mit Zeitpunkt erhalten und sind als ersetzt gekennzeichnet.

Mit dem kostenlosen Bieterkonto sehen Unternehmen ihre Verfahren über alle Häuser hinweg. Die Anmeldung läuft über einen Link per E-Mail, ohne Passwort. Ein Suchagent meldet neue Ausschreibungen zu gespeicherten Suchen einmal am Tag per E-Mail.

Auf der öffentlichen Seite Ausschreibungen suchen Unternehmen nach Suchbegriff, Vergabeordnung, Auftragsgegenstand, Bundesland und Umkreis. Dort stehen laufende Ausschreibungen, Vorinformationen, vergebene Aufträge und Markterkundungen. Ein Verfahren erscheint dort, wenn Ihre Vergabestelle es freigibt.

Für Bieter-Software gibt es eine Schnittstelle. Den Schlüssel legt das Unternehmen im Portal für das Verfahren an. Jede Abgabe und jede Rücknahme ist signiert. Für die Abgabe über die Schnittstelle gelten dieselbe Frist und dieselbe Verschlüsselung wie im Portal.