Ein Verfahren, eine Akte, der nächste Schritt im Blick

Zu jeder Verfahrensart gehört ein Ablauf mit Phasen und Schritten: Grundlagen, Vorbereitung, gegebenenfalls Teilnahmewettbewerb, Angebotsphase, Verhandlung oder Dialog, Prüfung und Wertung, Entscheidung, Abschließen. Eigene Abläufe gibt es für Direktauftrag, Abruf aus einer Rahmenvereinbarung, Markterkundung, Wettbewerb und dynamisches Beschaffungssystem.

Schritte, die nicht fest zum Ablauf gehören, setzen Sie mit Begründung auf „entfällt“, wenn sie in Ihrem Verfahren nicht passen. Die Entscheidung trifft Ihre Vergabestelle.

Die Akte erkennt selbst, was erledigt ist, zum Beispiel Stammdaten, Verfahrensart, Schätzwert, Termine, Bekanntmachung, Ablauf der Angebotsfrist, Öffnung, Zuschlag und Vertrag. Unter „Nächster offener Schritt“ bringt Sie ein Knopf dorthin. Er schlägt nichts vor und setzt keine Fristen, er navigiert nur.

Rechtsrahmen und Verfahrensart wählt Ihre Vergabestelle. Die Akte leitet sie nicht aus dem Schätzwert ab und schlägt keine vor. CPV-Codes und NUTS-Angaben kommen auf Wunsch als Vorschlag, den Sie übernehmen oder verwerfen. Nach der Veröffentlichung lassen sich die bekanntgemachten Angaben nur mit Begründung ändern. Die Änderung steht im Protokoll.

Sie tragen die Termine Ihres Verfahrens ein: Fragenfrist, Angebotsfrist und Bindefrist mit Uhrzeit, Bekanntmachung und geplanten Zuschlag als Datum. Stimmt die Reihenfolge nicht, zeigt die Akte einen Hinweis. Die Angebotsfrist steuert die Sperre des Angebotseingangs.

• Kalenderdatei je Akte und Kalender-Abo je Person
• Im Kalender stehen nur Termine, die Ihre Vergabestelle eingetragen hat

Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Formulare und Anlagen liegen geordnet in der Akte. Sie bearbeiten sie gemeinsam in Fassungen und geben sie frei, bevor sie an die Unternehmen gehen. Mehr dazu auf der Seite Unterlagen.

Aus den Angaben der Akte entsteht die Bekanntmachung im Format eForms-DE. Vor dem Senden prüft die Anwendung sie in drei Stufen mit den Prüfregeln der KoSIT, die auch der Datenservice Öffentlicher Einkauf anwendet, und nennt fehlende Angaben.

• Übermittlung an den Datenservice Öffentlicher Einkauf direkt aus der Akte, nur auf Ihren Klick
• Jede echte Veröffentlichung bestätigt die sendende Person mit einem Code aus ihrer E-Mail
• Stand und TED-Nummer holt die Akte regelmäßig ab und meldet sie Ihnen
• Alternativ laden Sie die geprüfte Datei herunter und reichen sie auf Ihrem bisherigen Weg ein

Welche Bekanntmachung Ihr Verfahren braucht und wann sie erscheint, entscheidet Ihre Vergabestelle.

Jede Datei wird beim Hochladen verschlüsselt (AES-256-GCM, eigener Schlüssel je Datei). Vor Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt der Server keine Abgabe, auch nicht für Ihr Haus. Jede Datei erhält eine Prüfsumme (SHA-256) und den Eingangszeitpunkt des Servers. Dazu kommt je Angebot ein Zeitstempel nach RFC 3161 von einem externen Zeitstempeldienst. Dieser Zeitstempel ist kein qualifizierter Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung.

Nach Fristablauf öffnen standardmäßig zwei berechtigte Personen mit zwei verschiedenen Konten. Die zweite Person bestätigt an ihrem eigenen Gerät oder am selben Gerät mit einem Code. Beim Öffnen wird die Prüfsumme jeder Datei erneut berechnet und verglichen.

Die Niederschrift hält Öffnungstermin, Leitung, Beginn und Abschluss fest, dazu je Angebot Eingang, Zeitstempel und Form. Mit „Öffnung abschließen“ geht sie als PDF in die Akte und lässt sich nicht mehr ändern.

Nach der Öffnung prüft die Akte elektronische Signaturen in den Angeboten technisch: Formate CAdES, ASiC-E und PAdES, Zertifikatskette bis zur Vertrauensliste der EU, Sperrstatus über OCSP und CRL. Das Ergebnis ist ein technischer Befund. Ob eine Form genügt, beurteilt Ihre Vergabestelle.

Die Tabelle „Angebote nebeneinander“ zeigt, was die Unternehmen geantwortet haben, ohne Punkte und ohne Rangfolge. Die Wertung ist ein eigener Schritt: Kriterien und Gewichte legt Ihre Vergabestelle fest, die Punkte vergibt ein Mensch mit Begründung. Die Akte rechnet daraus die gewichtete Summe und hält fest, wer wann welche Punkte gesetzt hat. Einen Punktvorschlag der KI gibt es nicht.

Die Dokumentation des Verfahrens füllt sich aus der Akte: Beteiligte, Leistung, Termine, Rechtsrahmen, Verfahrensart, Schätzwert, Entscheidung und Zuschlag, Ergebnisbekanntmachung und Abschluss. Was fehlt, steht als „noch keine Angabe“ da. Sie gibt wieder, was in der Akte steht, und bewertet nichts.

• PDF mit Kopf und Fuß Ihres Hauses
• Änderungsverlauf je Feld mit vorher und nachher, wer und wann, als CSV
• Export der ganzen Akte als ZIP