„Bei uns läuft alles nebeneinander: Plattform, Word, Excel, E-Mail.“
Ein Verfahren, eine Akte. Die Akte kennt den nächsten Schritt.
Bedarf, Unterlagen, Bieter, Angebote, Protokoll und Verträge liegen in einer Akte. Sie läuft als Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zum Vertrag, zeigt den nächsten Schritt und hält die Dokumentation nebenbei fest.
So ist es heute
Ein Verfahren verteilt sich auf die Plattform, auf Word und Excel, auf E-Mails und Ordner. Der Stand steckt in Köpfen, die Dokumentation entsteht am Ende aus Erinnerung, und bei Abwesenheit sucht die Vertretung lange.
So läuft es mit Digitale-Vergabe.DE
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1
Alles in einer Akte
Bedarf, Unterlagen, Bieter, Angebote, Protokoll und Verträge stehen zusammen in der Akte des Verfahrens. Kein Wechsel zwischen Programmen.
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2
Die Akte zeigt den nächsten Schritt
Das Verfahren läuft als Ablauf. Die Akte nennt den nächsten Schritt der gewählten Verfahrensart und die Mindestfristen mit Fundstelle. Die Verfahrenswahl treffen Sie.
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3
Dokumentation entsteht nebenbei
Jeder Schritt und jede Entscheidung wird protokolliert, während Sie arbeiten. Der Vermerk wächst mit, statt am Ende aus Erinnerung zu entstehen.
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4
Der Verlauf bleibt je Akte
Jede Frage an die Anwendung und jeder Entwurf bleibt bei der Akte, zu der sie gehört. Die Vertretung findet den Stand sofort.
Was Sie bekommen und was nicht
Was Sie bekommen
- Eine Akte je Verfahren mit Bedarf, Unterlagen, Bietern, Angeboten, Protokoll und Verträgen.
- Einen Ablauf, der den nächsten Schritt und die Mindestfristen mit Fundstelle nennt.
- Eine Dokumentation, die während der Arbeit mitwächst, und einen Verlauf je Akte.
Was Sie selbst festlegen
- Welche Verfahrensart und welcher Rechtsrahmen für ein Verfahren gelten.
- Jede Wertungs- und Zuschlagsentscheidung. Das Protokoll hält sie fest, es trifft sie nicht.
- Jede rechtliche Festlegung. Prüfung und Entscheidung liegen bei Ihrer Vergabestelle oder Ihrer Vergabekanzlei.
Alle Bilder auf dieser Seite sind echte Bildschirme mit Musterdaten.
Häufige Fragen
Wer entscheidet?
Sie. Die Akte führt durch den Ablauf und hält fest, was passiert. Verfahrensart, Wertung und Zuschlag entscheidet Ihre Vergabestelle.
Was steht in der Akte?
Bedarf, Unterlagen, Bieter, Angebote, das Protokoll und die Verträge des Verfahrens, an einem Ort.
Woher weiß die Akte den nächsten Schritt?
Aus der Verfahrensart, die Sie gewählt haben. Die Akte zeigt die Schritte dieser Art und die Mindestfristen mit Fundstelle, ohne die Wahl für Sie zu treffen.
Bleibt der KI-Verlauf getrennt?
Ja. Fragen und Entwürfe bleiben bei der Akte, zu der sie gehören, nicht quer über alle Verfahren.