Betrieb in Deutschland
Rechenzentrum in Nürnberg, eigene verschlüsselte Datenbank je Haus, tägliche verschlüsselte Sicherung mit Kopie an einem zweiten Standort.
Betrieb und SicherheitDie KI-Vergabeplattform für den ganzen Weg einer Beschaffung
Bedarf, Unterlagen, Bekanntmachung, Angebote, Zuschlag, Vertrag und Einkauf laufen in einer Anwendung unter einer Adresse. Keine zweite Anmeldung, kein Abgleich zwischen Systemen. Die KI schreibt Entwürfe, Ihre Vergabestelle entscheidet.
Der Weg einer Beschaffung
Jede Station schreibt in dieselbe Akte. Was einmal erfasst ist, steht im nächsten Schritt bereit.
- Bedarf meldenDer Fachbereich meldet über ein eigenes Konto. Sie prüfen, genehmigen und planen ins Quartal ein.
- Markt und WertUnternehmen strukturiert anfragen, vergleichbare Verfahren aus dem Vergabe-Archiv ansehen. Die Schätzung treffen Sie.
- Unterlagen erstellenLeistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als Entwurf, gemeinsam bearbeitet, mit Fassungen und Freigaben.
- Bekannt macheneForms-Bekanntmachung aus der Akte, geprüft mit den Regeln der KoSIT, übermittelt an den Datenservice Öffentlicher Einkauf.
- Angebote empfangenUnterlagen ohne Anmeldung, Bieterfragen im Portal, Angebote verschlüsselt bis zur Frist.
- Öffnen und wertenÖffnung standardmäßig zu zweit, mit Niederschrift. Gewertet wird nach Ihren Kriterien, die Akte rechnet nur.
- Zuschlag und VertragZuschlag festhalten, Vertrag aus der Akte anlegen, Erinnerung vor Kündigungsfristen und Optionen.
- Bestellen und abrechnenBestellungen aus Katalogen, E-Rechnungen mit technischer Prüfung, Budget je Kostenstelle.
Die Bereiche
Bedarf und PlanungFachbereichskonto, Bedarfsinterview, Genehmigung, Jahresplanung und Übergabe in die Akte.
VergabeakteSchritte je Verfahrensart, eForms, Angebotseingang, Öffnung und Dokumentation.
UnterlagenEditor mit Fassungen und Freigaben, Leistungsverzeichnis, Unterlagen-Check.
BieterportalUnterlagen ohne Anmeldung, Fragen, Abgabe im Browser, Quittung.
VerträgeVertragsbestand, Wiedervorlage, Nachträge, Rahmen und Abrufe.
Direktauftrag und EinkaufHausregeln, Kataloge, Bestellungen, E-Rechnung und Budget.
Kennzahlen und BerichteKacheln, eigene Berichte mit Versand, Export nach Excel und PDF.
KI-WerkzeugeVergabe-Nerd, Bieterfragen-Bob und Entwürfe, mit klaren Grenzen.
Hilfe und SchulungHilfe-Center, Lernpfad und Schulungshaus zum Üben.
Ein System statt fünf
Statt Plattform, Word, Excel, E-Mail und Ordnern nebeneinander arbeiten alle Beteiligten in derselben Akte.
- Eine Akte je VerfahrenBedarf, Unterlagen, Kommunikation, Angebote und Vertrag hängen am selben Verfahren.
- Ihre Plattform inklusiveEigene Ausschreibungsseite Ihres Hauses, einbettbar in Ihre Homepage, mit Bieterportal.
- Auch neben Ihrer PlattformSie können Unterlagen und Angebote weiter über Ihre bisherige E-Vergabe-Plattform führen. Das entscheiden Sie je Verfahren.
- Das ganze HausVergabestelle, Fachbereich, Leitung, Rechnungsprüfung und Controlling mit passenden Rechten.
- 13 Abläufefür 73 Verfahrensarten in 13 Rechtsrahmen, Auswahl durch Ihre Vergabestelle
- 43 Artenvon eForms-Bekanntmachungen, vor dem Senden mit den Prüfregeln der KoSIT geprüft
- 8 Sprachenim Bieterportal, maschinell übersetzt, maßgeblich ist die deutsche Fassung
Stand: 29.10.2026. Gezählt sind Ablauftypen und Verfahrensarten der Ablaufspezifikation, Rechtsrahmen der Auswahlliste, Bekanntmachungsarten, die die Anwendung erzeugen kann, und die Sprachen der Portaloberfläche.
Rollen und Zusammenarbeit
Gruppen und Rechte im Haus
Jedes Haus startet mit fünf Gruppen: Vergabestelle, Fachbereich, Leitung, Rechnungsprüfung und Controlling. Rechte gibt es in drei Stufen: verwalten, mitarbeiten, nur lesen. Dazu kommen Rollen je Akte und eigene Rollen.
Fachbereiche ohne volle Lizenz
Das Fachbereichskonto meldet nur Bedarfe und sieht nur die eigenen Meldungen, ohne KI-Werkzeuge. Der Server lässt mit diesem Konto nichts anderes zu.
Freigaben und Vieraugenprinzip
Freigabeketten legen fest, wer zustimmt, bevor eine Unterlage hinausgeht, ein Bedarf genehmigt oder eine Bestellung ausgelöst wird. Angebote werden standardmäßig zu zweit geöffnet, Nachträge zu Verträgen genehmigt eine zweite Person.
Verbund und Dienstleister
Eine zentrale Vergabestelle arbeitet im Verbund mit Untermandanten. Externe Dienstleister arbeiten als Gäste mit, ohne Zugriff auf Angebote, Wertung und Zuschlag.
Aufgaben, Projekte und mobile App
Aufgaben mit Zeitplan, Projekte über mehrere Akten und eine Web-App für das Telefon mit Benachrichtigungen. Was zu tun ist und bis wann, tragen Sie selbst ein.
Ihr Haus im Erscheinungsbild
Briefkopf, Logo und Hausfarbe erscheinen in den Dokumenten, die die Anwendung erzeugt. E-Mails an Unternehmen gehen auf Wunsch aus Ihrem eigenen Microsoft-365-Postfach.
Schnittstellen
| Bereich | Was angebunden ist |
|---|---|
| Bekanntmachung | Datenservice Öffentlicher Einkauf, eForms-DE, Weitergabe an TED und den Bekanntmachungsservice des Bundes |
| Leistungsverzeichnis | GAEB DA XML: lesen X81, X83, X84, X31 in den Versionen 3.1 bis 3.3, schreiben X81, X83, X86 in Version 3.3. Import aus Word, Excel, CSV und PDF |
| Anmeldung | Single Sign-on über OpenID Connect und SAML 2.0, Benutzer und Gruppen über SCIM 2.0 |
| Daten und Dokumente | REST-Schnittstelle zum Lesen, Webhooks mit Signatur, Export der ganzen Akte für Ihr Dokumentenmanagement |
| Finanzen und ERP | Schreibende Schnittstelle, Konnektoren für SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dateiaustausch für DATEV, Infoma und H&H |
| Unternehmen | Abgabe aus Bieter-Software über eine signierte Schnittstelle |
| Kalender und Mail | Kalender-Abo je Person, Versand an Unternehmen über Ihr Microsoft-365-Postfach |
| Ihre Website | Liste Ihrer Ausschreibungen zum Einbetten in die eigene Homepage |
Service und Hilfe
Support werktags per E-Mail und Telefon, ein öffentliches Hilfe-Center, Schulungshaus zum Üben und eine Statusseite.
Service ansehenWas die Plattform nicht tut
Sie legt keine Verfahrensart, keine Fristen und keine Kriterien fest, bildet keine Rangfolge unter den Angeboten und bewertet keinen Einzelfall rechtlich. Das entscheidet Ihre Vergabestelle, bei Rechtsfragen mit ihrer Vergabekanzlei.
Häufige Fragen zur Plattform
Ersetzt Digitale-Vergabe.DE unsere E-Vergabe-Plattform?
Das können Sie je Verfahren entscheiden. Unterlagen, Bieterfragen und Angebote laufen auf Wunsch über unser Bieterportal. Sie können sie aber auch weiter über Ihre bisherige Plattform führen und die geprüfte eForms-Datei dort einreichen.
Welche Rechtsrahmen bildet die Akte ab?
Zur Auswahl stehen 13 Rechtsrahmen, darunter UVgO, VgV, VOB/A, SektVO, VSVgV, KonzVgV und Landesrecht. Welchen ein Verfahren nutzt, legt Ihre Vergabestelle fest.
Wie kommen die Fachbereiche dazu?
Über das Fachbereichskonto, das nur Bedarfe meldet. Ihr Haus kann dazu einen Link für Fachbereiche einschalten: Wer dort seine dienstliche Adresse mit einem Code bestätigt, erhält ein solches Konto.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, jedes Haus in einer eigenen, verschlüsselten Datenbank. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Betrieb und Sicherheit.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Die Leitung Ihres Hauses kann alle Daten als Gesamtexport mit Prüfsummen herunterladen. Wie lange wir die Daten nach Vertragsende noch vorhalten und wann wir sie löschen, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Stand der Angaben: 29.10.2026. Alle Produktansichten zeigen Beispieldaten.