Eine Akte für alle Unterlagen eines Verfahrens

Jedes Verfahren hat eine Akte mit Aktenzeichen und Stand. Die Reiter Übersicht, Bedarf, Unterlagen, Leistungsverzeichnis, Markt, Beteiligte, Angebote, Vertrag, Bekanntmachung und Kommunikation ordnen, was dazugehört.

Aus den Angaben der Akte entsteht die Bekanntmachung im Format eForms-DE, EU-weit und national. Vor dem Erzeugen prüft die Anwendung die Datei mit den Prüfregeln der KoSIT, die auch der Datenservice Öffentlicher Einkauf anwendet, und nennt fehlende Angaben.

Zur Wahl stehen unter anderem Vorinformationen, auch zur Verkürzung der Angebotsfrist und als Aufruf zum Wettbewerb, Auftrags- und Vergabebekanntmachungen nach VgV, SektVO, VSVgV und KonzVgV, die Sonderregelung für soziale und andere besondere Dienstleistungen, die freiwillige Ex-ante-Transparenz, Wettbewerbe, Prüfungssysteme, Unterauftragsbekanntmachungen, Auftragsänderungen, die europaweite Markterkundung, nationale Bekanntmachungen nach UVgO und VOB/A sowie Bekanntmachungen im öffentlichen Personenverkehr nach der Verordnung (EG) Nr. 1370/2007. Welche Art Ihr Verfahren braucht, entscheidet Ihre Vergabestelle.

• Übermittlung an den Datenservice Öffentlicher Einkauf direkt aus der Akte, nur auf Ihren Klick. Der Datenservice gibt die Bekanntmachung an den Bekanntmachungsservice des Bundes und bei EU-weiten Verfahren an TED weiter.
• Stand, TED-Nummer und Link zur Statistikmeldung stehen danach in der Akte. Vor der Veröffentlichung können Sie stoppen, danach eine Änderungsbekanntmachung senden.
• Die direkte Übermittlung schaltet Ihr Haus einmal in den Hauseinstellungen frei. Alternativ laden Sie die geprüfte eForms-Datei herunter und reichen sie auf Ihrem bisherigen Weg ein.
• Wird eine Bekanntmachung veröffentlicht oder abgelehnt, bekommt die Person, die sie gesendet hat, eine Nachricht mit der TED-Nummer oder der Begründung des Datenservice.

Was und wann Sie bekannt machen, entscheidet Ihre Vergabestelle.

Mehrere Personen bearbeiten ein Dokument gemeinsam. Jede Fassung bleibt erhalten, und Freigabeketten legen fest, wer zustimmt, bevor eine Unterlage an die Bieter geht.

• Ordnerbaum von der Aufforderung bis zu den Anlagen
• Unterlagen umbenennen, verschieben oder einfrieren
• Sichtbar, was intern bleibt und was an die Bieter geht

Lose, Abschnitte und Positionen bearbeiten Sie in einer Tabelle, die Vorschau des Dokuments läuft daneben mit. Der Verlauf zeigt die Änderungen, der Export liefert PDF und Excel.

Aus Ihren Angaben und vergleichbaren Verfahren im Archiv entstehen technische Entwürfe für Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Rechtliche Festlegungen bleiben als Platzhalter für Ihre Vergabestelle stehen.

Eine technische Durchsicht zeigt, wo Angaben fehlen, unklar sind oder sich widersprechen. Was Sie daraus machen, entscheidet Ihre Vergabestelle.

Sie wählen Vergabeordnung und Verfahrensart, der Rechner zeigt die Terminkette nach den Mindestfristen der Verordnungen mit Fundstellen. Die Festlegung der Fristen liegt bei Ihrer Vergabestelle.

• Termine exportieren
• In das Verfahren übernehmen, wenn Sie es auswählen

Jede erzeugte Bekanntmachung übermitteln Sie direkt aus der Akte über unsere Anbindung an den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Alternativ laden Sie die geprüfte eForms-DE-Datei herunter, etwa um sie über eine andere E-Vergabe-Plattform einzureichen.

Textbausteine, Dokumentvorlagen und Formulare des Hauses liegen an einem Ort. Vertraulichkeitsvereinbarungen erstellen Sie aus einer Vorlage.