Vergabestellen mit mehreren Bearbeitern
Wenn viele Hände an einer Beschaffung arbeiten und Vorlagen, Übergaben und Freigaben neu sortiert werden sollen.
Service · Enablement und Transformation
Enablement und Transformation: Ihre Vergabestelle arbeitet mit KI
Für Häuser, die mehr wollen als ein neues Werkzeug. In einem gemeinsamen Projekt bringen wir Ihr ganzes Team in die Arbeit mit KI: Wir nehmen Ihre Abläufe auf, ordnen sie mit Ihnen neu und begleiten die Einführung, bis die neue Arbeitsweise im Alltag sitzt.
Für wen das Projekt gedacht ist
Häuser mit vielen Fachbereichen
Wenn Bedarfe aus vielen Ämtern kommen und der Weg vom Bedarf bis zur Ausschreibung einfacher werden soll.
Verbünde und zentrale Vergabestellen
Wenn mehrere Auftraggeber gemeinsam arbeiten und jeder seinen eigenen Bereich mit gemeinsamen Abläufen braucht.
So läuft das Projekt ab
Vier Schritte, die wir mit Ihnen planen. Umfang und Zeitplan richten sich nach Größe und Zahl der Rollen in Ihrem Haus.
- BestandsaufnahmeIn Workshops mit Vergabestelle, Einkauf und Fachbereichen nehmen wir auf, wie eine Beschaffung bei Ihnen heute läuft: Wege, Vorlagen, Übergaben und wo Arbeit liegen bleibt.
- ZielbildGemeinsam legen Sie fest, welche Schritte künftig die Anwendung und die KI übernehmen, wer was freigibt und welche Vorlagen gelten. Ihre Hausregeln bestimmen Sie, wir bilden sie technisch ab.
- EinführungWir richten die neuen Abläufe in der Anwendung ein, übernehmen Ihre Vorlagen und führen Rolle für Rolle ein, auf Wunsch in mehreren Wellen.
- Schulung und BegleitungSchulung aller Rollen, Sprechstunden in den ersten Wochen und gemeinsame erste Verfahren. Wo Ihnen Kapazität fehlt, hilft der Beschaffungsservice mit technischer Zuarbeit.
Was Sie am Ende haben
- Beschriebene Abläufe Ihres Hauses mit Rollen und Freigaben, als Handbuch für das Team
- Eingerichtete Vorlagen, Textbausteine und Freigabeketten in der Anwendung
- Ein Team, das in allen Rollen mit den KI-Werkzeugen arbeitet
- Eine Liste der nächsten Ausbaustufen
Was bei Ihnen bleibt
- Ihre Hausregeln, Wertgrenzen und Dienstanweisungen
- Verfahrensart, Fristen, Kriterien und Gewichtung in jedem Verfahren
- Die Freigabe jedes Entwurfs, den die KI liefert
Wir ordnen Abläufe und Werkzeuge. Ob Ihre Abläufe rechtlichen Vorgaben entsprechen, prüfen wir nicht; das liegt bei Ihrer Vergabestelle.
Was das Projekt kostet
Umfang und Preis stimmen wir in einem unverbindlichen Vorgespräch ab. Sie erhalten danach ein Angebot mit klar abgegrenzten Schritten, die Sie einzeln beauftragen können. Das Projekt baut auf Digitale-Vergabe.DE auf; das Onboarding der Anwendung ist in Ihrem Tarif enthalten.
Häufige Fragen zur Transformation
Wie lange dauert das Projekt?
Das hängt von der Größe Ihres Hauses und der Zahl der Rollen ab. Im Vorgespräch nennen wir Ihnen einen Zeitplan, den Sie mit uns festlegen.
Was unterscheidet die Transformation vom Onboarding?
Das Onboarding richtet die Anwendung ein und schult die Bedienung. Die Transformation geht weiter: Sie verändert, wie Ihr Team arbeitet, mit neuen Abläufen, Rollen und dem Einsatz der KI-Werkzeuge.
Prüfen Sie, ob unsere Abläufe rechtlich passen?
Nein. Wir ordnen Abläufe, Rollen und Werkzeuge. Ob Ihre Abläufe rechtlichen Vorgaben entsprechen, klärt Ihre Vergabestelle, bei Bedarf mit einer Vergabekanzlei.
Lässt sich das mit dem Beschaffungsservice kombinieren?
Ja. Gerade in den ersten Verfahren nach der Einführung erstellen wir auf Wunsch die technischen Unterlagen mit, damit Ihr Team die neuen Abläufe an echten Vorhaben übt.
Ihr Team in die Arbeit mit KI bringen?
In einem unverbindlichen Vorgespräch klären wir, wo Ihr Haus steht und welche Schritte sinnvoll sind.