Der Maßstab: Begründung von Entscheidungen
Nach § 8 Abs. 1 VgV dokumentiert der öffentliche Auftraggeber das Verfahren, „soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist“. § 6 Abs. 1 UVgO verlangt, dass „die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden“.
Beide Vorschriften knüpfen an Stufen, Maßnahmen und Entscheidungen an. Was das im einzelnen Verfahren bedeutet, beurteilt die Vergabestelle.
Die Beispiele aus § 8 Abs. 1 VgV
§ 8 Abs. 1 Satz 2 VgV nennt Beispiele. Zur Dokumentation gehört danach die Dokumentation
- der „Kommunikation mit Unternehmen“,
- „interner Beratungen“,
- der Vorbereitung „der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen“,
- der „Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen“,
- der Verhandlungen und Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen,
- der „Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag“.
Der Normtext leitet die Aufzählung mit „zum Beispiel“ ein. Für Bieterfragen und Antworten bietet sich ein Fragen- und Antwortenkatalog an, für Markterkundungen die Ablage von Anfrage, Antworten und Auswertung.
Der Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV
Neben der laufenden Dokumentation nennt § 8 Abs. 2 VgV den Vergabevermerk: „Der öffentliche Auftraggeber fertigt über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs an.“ Die Vorschrift zählt in zwölf Nummern auf, was er mindestens umfasst. Dazu gehören zum Beispiel Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags. Den vollständigen Wortlaut finden Sie über die Fundstelle unten.
§ 8 Abs. 3 VgV nennt Fälle, in denen der Vermerk nicht erforderlich ist, nämlich bestimmte Aufträge auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen. Diese Seite enthält keine Vorlage für einen Vergabevermerk.
Was aufzubewahren ist
§ 8 Abs. 4 VgV nennt, was aufzubewahren ist: „Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen“. Die Dauer reicht bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung, „mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags“.
Gleiches gilt nach § 8 Abs. 4 Satz 2 VgV für Kopien abgeschlossener Verträge ab einem Auftragswert von 1 Million Euro bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen und 10 Millionen Euro bei Bauaufträgen.
§ 6 Abs. 2 UVgO lautet: „Die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren.“ Und weiter: „Anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung bleiben unberührt.“
Weitere Dokumentationspunkte im Normtext
An anderen Stellen verlangen die Vorschriften ebenfalls, dass etwas festgehalten wird. Zwei Beispiele:
- Mündliche Kommunikation: Sie kann nach § 9 Abs. 2 VgV und § 7 Abs. 2 UVgO erfolgen, wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote betrifft „und wenn sie ausreichend und in geeigneter Weise dokumentiert wird“.
- Produktvorgaben: § 23 Abs. 5 UVgO nennt Gründe, aus denen der Zusatz „oder gleichwertig“ entfallen kann, und schließt mit dem Satz: „Die Gründe sind zu dokumentieren.“
Die Liste ist nicht vollständig. Welche Unterlagen im einzelnen Verfahren in die Akte gehören, beurteilt die Vergabestelle.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE zeigt jede Akte die Schritte der Verfahrensart, die die Vergabestelle gewählt hat, und führt zum nächsten offenen Schritt.
Häufige Fragen
Gehören E-Mails mit Unternehmen in die Akte?
§ 8 Abs. 1 VgV nennt die Dokumentation der „Kommunikation mit Unternehmen“ als Beispiel. Ob eine einzelne Nachricht für die Begründung einer Entscheidung erforderlich ist, beurteilt die Vergabestelle.
Was gilt für Bauaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte?
§ 20 Abs. 1 VOB/A verlangt, das Verfahren „zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden“. Die Vorschrift nennt außerdem Mindestangaben.
Muss die Akte auf Papier vorliegen?
Die Vorschriften verlangen Textform nach § 126b BGB, also „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger“. Ein dauerhafter Datenträger ist nach § 126b BGB jedes Medium, das die dort genannten Merkmale erfüllt. Mehr unter Elektronische Vergabeakte.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.