Der Grundsatz
§ 8 Abs. 1 Satz 1 VgV lautet: „Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist.“
Im Satz stecken vier Merkmale:
- von Beginn an: ab dem Start des Verfahrens,
- fortlaufend: Schritt für Schritt, während das Verfahren läuft,
- in Textform: nach § 126b BGB,
- soweit erforderlich: Maßstab ist die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe.
§ 6 Abs. 1 UVgO hat dieselbe Richtung: Das Verfahren ist „von Anbeginn fortlaufend in Textform“ zu dokumentieren, sodass „die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden“.
Wozu die Dokumentation dient
§ 97 Abs. 1 GWB lautet: „Öffentliche Aufträge und Konzessionen werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben.“ § 2 Abs. 1 UVgO enthält denselben Grundsatz für öffentliche Aufträge. Die Dokumentation macht nachvollziehbar, wie das Verfahren gelaufen ist und auf welcher Grundlage entschieden wurde.
§ 8 Abs. 5 VgV sieht vor, dass der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente sowie die abgeschlossenen Verträge der Europäischen Kommission und den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden auf deren Anforderung zu übermitteln sind.
Was Textform heißt
§ 126b BGB: „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“
Ein dauerhafter Datenträger ist nach Satz 2 jedes Medium, das
- es dem Empfänger ermöglicht, eine an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
- „geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben“.
Die Merkmale sind also: lesbar, mit Nennung der erklärenden Person, auf einem dauerhaften Datenträger. Davon zu unterscheiden ist die Schriftform nach § 126 BGB, bei der die Urkunde „eigenhändig durch Namensunterschrift“ zu unterzeichnen ist. Mehr zur Textform steht im Glossar.
Dokumentation und Vergabevermerk
Der Normtext der VgV verwendet zwei Begriffe. Die Dokumentation nach § 8 Abs. 1 VgV begleitet das Verfahren fortlaufend. Den Vergabevermerk nennt § 8 Abs. 2 VgV: „Der öffentliche Auftraggeber fertigt über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs an.“ Die Überschrift des Paragrafen lautet „Dokumentation und Vergabevermerk“.
§ 6 UVgO trägt die Überschrift „Dokumentation“ und nennt keinen Vergabevermerk. Diese Seite erklärt die Begriffe und enthält keine Vorlage für den Inhalt eines Vergabevermerks. Was nach dem Wortlaut in die Akte gehört, zeigt die Seite Inhalt der Vergabeakte.
Bauleistungen und weitere Bereiche
Für Bauaufträge ab den EU-Schwellenwerten verweist § 20 EU VOB/A auf die VgV: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren.“ Unterhalb der Schwellenwerte verlangt § 20 VOB/A, das Verfahren „zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden“.
Auch die übrigen Verordnungen enthalten Regeln zur Dokumentation: § 8 SektVO für Sektorenauftraggeber, § 6 KonzVgV für Konzessionen und § 43 VSVgV für verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE entsteht die Dokumentation des Verfahrens aus der Akte und lässt sich exportieren.
Häufige Fragen
Reicht es, das Verfahren am Ende zusammenzufassen?
§ 8 Abs. 1 VgV spricht von einer Dokumentation „von Beginn an fortlaufend“, § 6 Abs. 1 UVgO von „von Anbeginn fortlaufend“. Der Wortlaut beschreibt also eine laufende Dokumentation während des Verfahrens.
Muss jede Kleinigkeit dokumentiert werden?
§ 8 Abs. 1 VgV bezieht die Pflicht auf das, was „für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist“. Was das im einzelnen Verfahren ist, beurteilt die Vergabestelle.
Ist für die Dokumentation eine Unterschrift nötig?
§ 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine eigenhändige Namensunterschrift nennt § 126 BGB für die Schriftform, nicht § 126b BGB für die Textform.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.