Grundsatz: elektronische Mittel
§ 97 Abs. 5 GWB lautet: „Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel nach Maßgabe der aufgrund des § 113 erlassenen Verordnungen.“
§ 9 Abs. 1 VgV wiederholt das und beschreibt elektronische Mittel als „Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung“. § 7 Abs. 1 UVgO enthält dieselbe Regel „nach Maßgabe dieser Verfahrensordnung“. Neben Senden und Empfangen nennen die Vorschriften ausdrücklich das Speichern von Daten.
Mündliche Kommunikation und Registrierung
Mündlich kann die Kommunikation nach § 9 Abs. 2 VgV erfolgen, „wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge, die Interessensbestätigungen oder die Angebote betrifft und wenn sie ausreichend und in geeigneter Weise dokumentiert wird“. § 7 Abs. 2 UVgO enthält eine entsprechende Regel ohne die Interessensbestätigungen. Eine Gesprächsnotiz mit Datum, Beteiligten und Inhalt ist eine Möglichkeit, ein solches Gespräch festzuhalten.
Zur Registrierung: Der Auftraggeber kann von Unternehmen eine eindeutige Unternehmensbezeichnung und eine elektronische Adresse verlangen. „Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen“ (§ 9 Abs. 3 VgV, inhaltsgleich § 7 Abs. 3 UVgO).
Anforderungen an die elektronischen Mittel
Die §§ 10 bis 12 VgV regeln die Technik. Einige Punkte aus dem Wortlaut:
- „Der öffentliche Auftraggeber legt das erforderliche Sicherheitsniveau für die elektronischen Mittel fest.“ (§ 10 Abs. 1 VgV)
- Für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen müssen die Mittel unter anderem gewährleisten, dass „die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind“ und „kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist“ (§ 10 Abs. 1 VgV).
- Der Auftraggeber verwendet nur elektronische Mittel, „die die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten“ (§ 11 Abs. 2 VgV).
- Die Mittel müssen „allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend“ und mit verbreiteten Geräten und Programmen kompatibel sein (§ 11 Abs. 1 VgV).
- Bei Kommunikation und Speicherung muss der Auftraggeber nach § 5 Abs. 2 VgV die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit unter anderem der Angebote und Teilnahmeanträge gewährleisten.
Die UVgO verweist in § 7 Abs. 4 auf diese Vorschriften: „Die §§ 10 bis 12 der Vergabeverordnung gelten für die Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel und deren Einsatz entsprechend.“
Wie eine elektronische Akte aufgebaut sein kann
Eine bestimmte Ordnerstruktur nennen VgV und UVgO nicht. Eine klare Gliederung hilft beim Wiederfinden, zum Beispiel:
- Planung und Vorbereitung: Bedarf, Markterkundung, Schätzung,
- Vergabeunterlagen mit Fassungen und Freigaben,
- Bekanntmachung,
- Kommunikation mit Unternehmen: Fragen, Antworten, Mitteilungen,
- Angebote und Teilnahmeanträge, getrennt abgelegt und mit Zugriffsschutz,
- Entscheidungen und ihre Begründung,
- Vertrag.
Für Bundesbehörden gilt außerdem § 6a EGovG: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen.“ Wird eine Akte elektronisch geführt, ist nach derselben Vorschrift durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, „dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden“.
Aufbewahrung im Wortlaut
Die Aufbewahrung regeln § 8 Abs. 4 VgV und § 6 Abs. 2 UVgO. Nach der VgV sind Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen und ihre Anlagen „bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags“. Die UVgO nennt „mindestens für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags“ und lässt anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung unberührt.
Die Dokumentation erfolgt in Textform. Ein dauerhafter Datenträger im Sinne von § 126b BGB ist ein Medium, das unter anderem „geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben“. Technisch helfen dabei Formate, die sich über Jahre unverändert öffnen lassen, etwa PDF/A. Wann Unterlagen gelöscht werden, legt die Vergabestelle nach den für sie geltenden Vorschriften fest.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE kommen Bieterfragen im Nachrichtenfach der Akte an. Die Dokumentation des Verfahrens entsteht aus der Akte und lässt sich exportieren.
Häufige Fragen
Muss die Vergabeakte elektronisch geführt werden?
VgV und UVgO regeln die Kommunikation mit elektronischen Mitteln, einschließlich des Speicherns von Daten (§ 9 Abs. 1 VgV, § 7 Abs. 1 UVgO). Für Bundesbehörden sagt § 6a EGovG, dass sie ihre Akten elektronisch führen „sollen“. Darüber hinaus gelten die Regeln des jeweiligen Hauses.
Was heißt Textform bei einer elektronischen Akte?
§ 126b BGB verlangt „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger“. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das die Erklärung zugänglich hält und unverändert wiedergeben kann.
Wie werden Telefonate festgehalten?
Mündliche Kommunikation ist nach § 9 Abs. 2 VgV „ausreichend und in geeigneter Weise“ zu dokumentieren, soweit sie mündlich erfolgen kann. Eine Gesprächsnotiz mit Datum, Beteiligten und Inhalt ist eine Möglichkeit.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.