Was die Vorschriften allgemein sagen
Den Grundsatz nennt § 9 Abs. 1 VgV: Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten verwenden der öffentliche Auftraggeber und die Unternehmen „grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung“. Die Form der Angebote regelt § 53 Abs. 1 VgV. Die Unternehmen übermitteln sie „in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 10“. Ausnahmen nennt § 53 Abs. 2 und 4 VgV, zum Beispiel für physische oder maßstabsgetreue Modelle oder für besonders schutzwürdige Daten.
Die UVgO regelt die Form in § 38. Nach Abs. 1 legt der Auftraggeber fest, auf welchem Weg Teilnahmeanträge und Angebote einzureichen sind. Nach Abs. 3 gibt er vor, dass die Unternehmen sie „ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 7“ übermitteln. Ausnahmen stehen in den Absätzen 4, 5 und 7.
Für Bauleistungen gilt die VOB/A. Nach § 13 Abs. 1 VOB/A legt der Auftraggeber fest, „in welcher Form die Angebote einzureichen sind“. Welcher Weg in Ihrem Verfahren gilt, steht in den Vergabeunterlagen.
Welche Informationen die Vergabestelle bereitstellt
§ 11 Abs. 3 VgV verlangt, dass der öffentliche Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt: über die verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter der Einreichung und die Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Nach § 7 Abs. 4 UVgO gelten die §§ 10 bis 12 VgV entsprechend.
An die Technik stellt § 10 Abs. 1 VgV Anforderungen. Sie muss unter anderem gewährleisten, dass „die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind“ und „kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist“. Elektronisch übermittelte Angebote sind nach § 54 VgV „verschlüsselt zu speichern“.
Für Verfahren über Digitale-Vergabe.DE stehen diese Angaben auf der Seite Technische Informationen für Unternehmen.
So läuft die Abgabe im Bieterportal ab
- Unterlagen abrufen: ohne Anmeldung und kostenlos auf der Seite des Verfahrens.
- Zugang bestätigen: Den persönlichen Zugang erhalten Sie mit der Einladung der Vergabestelle oder durch Registrierung auf der Seite des Verfahrens, wenn die Vergabestelle das zulässt. Beim ersten Aufruf bestätigen Sie ihn mit einem Code, den Sie per E-Mail bekommen.
- Formular ausfüllen: Hat die Vergabestelle ein Formular hinterlegt, füllen Sie es direkt im Bieterportal aus.
- Dateien hochladen und abgeben.
- Bestätigung sichern: Die Eingangsbestätigung nennt den Zeitpunkt und die Prüfsumme (SHA-256) jeder Datei.
Sie arbeiten im Browser. Unterstützt werden die aktuellen Fassungen von Chrome, Edge, Firefox und Safari, JavaScript muss aktiviert sein. Für Bieter-Software gibt es eine Schnittstelle. Für sie gelten dieselbe Frist, Prüfung und Verschlüsselung wie im Portal.
Formate und Größen
- Dokumente: PDF, DOC, DOCX, ODT, TXT
- Tabellen: XLS, XLSX, XLSM, ODS, CSV
- Präsentationen: PPT, PPTX, ODP
- Bilder: JPG, JPEG, PNG
- Signaturen: P7S, ASICE
- GAEB: GAEB, X81, X83, X86, D81, D83, D86
- E-Mails: EML, MSG; Archive und Daten: XML, ZIP
Je Abgabe höchstens 25 Dateien, je Datei höchstens 1 GB, alle Dateien zusammen höchstens 2 GB. Nachrichten an die Vergabestelle: bis zu 5 Dateien, je höchstens 15 MB, zusammen höchstens 25 MB.
Verschlüsselung und Eingangszeitpunkt
Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem Server ist mit TLS (HTTPS) verschlüsselt. Jede Datei wird beim Eingang mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt. Vor Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt der Server keine Abgabe, auch nicht für die Vergabestelle. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet das Bieterportal nicht: Der Server verschlüsselt die Datei im Moment des Eingangs.
Den Eingangszeitpunkt setzt der Server, nicht Ihr Gerät. Die Serverzeit wird über NTP abgeglichen und in deutscher Zeit angezeigt. Der Zeitpunkt ist kein qualifizierter elektronischer Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Im Bieterportal von Digitale-Vergabe.DE werden Dateien beim Eingang mit AES-256-GCM verschlüsselt, vor Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt der Server nichts. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Prüfsumme (SHA-256) je Datei. Den Eingangszeitpunkt setzt der Server, er ist kein qualifizierter Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung.
Häufige Fragen
Muss ich für die elektronische Abgabe Software installieren?
Nein. Sie geben im Browser ab. Unterstützt werden die aktuellen Fassungen von Chrome, Edge, Firefox und Safari mit aktiviertem JavaScript.
Kann ich mein Angebot nach dem Hochladen noch ändern?
Bis zum Ende der Frist können Sie Ihre Abgabe im Bieterportal ersetzen oder zurücknehmen. Frühere Fassungen bleiben mit ihrem Zeitpunkt erhalten und sind als ersetzt gekennzeichnet.
Kann die Vergabestelle mein Angebot vor Fristende sehen?
Im Bieterportal nicht. Vor Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt der Server keine Abgabe, auch nicht für die Vergabestelle. Jeder Versuch steht im Protokoll.
Gibt es Verfahren, in denen Angebote auf Papier eingehen?
Die Vorschriften nennen Ausnahmen, etwa § 53 Abs. 2 und 4 VgV sowie § 38 Abs. 4, 5 und 7 UVgO. Welcher Weg in einem Verfahren gilt, legt die Vergabestelle fest und nennt ihn in den Vergabeunterlagen.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.