Was die Angebotsfrist ist
§ 15 Abs. 2 VgV nennt sie „Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist)“. Auch § 13 Abs. 1 UVgO spricht von Fristen „für den Eingang“ der Teilnahmeanträge und Angebote. Die elektronischen Mittel müssen nach § 10 Abs. 1 VgV gewährleisten, dass „die Uhrzeit und der Tag des Datenempfangs genau zu bestimmen sind“.
Die Fristen legt die Vergabestelle fest (§ 20 Abs. 1 VgV, § 13 Abs. 1 UVgO). Sie stehen in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen. Im Bieterportal steht die Angebotsfrist oben auf Ihrer Seite. Solange sie läuft, zeigt die Seite, in wie vielen Tagen sie endet. Mehr im Glossar unter Angebotsfrist.
Was im Bieterportal zählt
Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem Ihre Abgabe vollständig eingegangen ist. Ein Hochladen, das zum Fristende noch läuft, ist also noch nicht eingegangen.
Den Zeitpunkt setzt der Server, nicht Ihr Gerät. Die Serverzeit wird über NTP abgeglichen, gespeichert in koordinierter Weltzeit (UTC) und angezeigt in deutscher Zeit (MEZ oder MESZ). Der Zeitpunkt ist kein qualifizierter elektronischer Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung. Abgabeversuche nach Fristende werden mit Zeitpunkt protokolliert und nicht angenommen.
Dateigrößen und Anzahl im Blick
Je Abgabe laden Sie höchstens 25 Dateien hoch, je Datei höchstens 1 GB, alle Dateien zusammen höchstens 2 GB. Große Dateien brauchen je nach Leitung spürbar Zeit. Prüfen Sie Formate vorab: Zulässig sind unter anderem PDF, DOCX, XLSX, ODS, die GAEB-Formate, P7S, ASICE und ZIP. Die vollständige Liste steht auf der Seite Technische Informationen für Unternehmen.
Ob die Vergabestelle bestimmte Dateien einzeln erwartet, etwa ein Preisblatt als Tabelle, steht in den Vergabeunterlagen.
Probelauf vor dem Ernstfall
Gehen Sie die Abgabe einmal durch, bevor Sie wirklich abgeben:
- Zugang früh bestätigen: Code anfordern und eingeben. Nach der Bestätigung bleibt der Zugang auf diesem Gerät 12 Stunden offen.
- Browser prüfen: aktuelle Fassung von Chrome, Edge, Firefox oder Safari, JavaScript aktiviert.
- Formular ansehen: Hat die Vergabestelle ein Formular hinterlegt, sehen Sie vorab die Pflichtangaben. Fehlt beim Abgeben etwas, nennt die Seite es unter „So fehlt noch etwas“.
- Dateien zusammenstellen: Namen, Formate und Größen gegen die Grenzen halten.
- Mit Abstand zum Fristende hochladen.
Eingangsbestätigung prüfen und aufbewahren
Nach dem Eingang zeigt die Seite „Eingang bestätigt“ mit Zeitpunkt, Zugangscode und der Prüfsumme (SHA-256) jeder Datei. Gleichen Sie die Liste mit Ihren Dateien ab und bewahren Sie die Bestätigung auf, zum Beispiel mit „Bestätigung kopieren“.
Solange die Frist läuft, können Sie Ihre Abgabe ersetzen oder zurücknehmen. Für Bauleistungen sagt die VOB/A dazu: „Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote in Textform zurückgezogen werden.“ (§ 10 Abs. 2 VOB/A, § 10a EU Abs. 7 VOB/A)
Bei technischen Störungen des Bieterportals erreichen Sie uns per E-Mail an info@digitale-vergabe.de oder telefonisch unter 06124 6059217. Fragen zur Frist richten Sie an die Vergabestelle.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Im Bieterportal von Digitale-Vergabe.DE setzt der Server den Eingangszeitpunkt, er ist kein qualifizierter Zeitstempel im Sinne der eIDAS-Verordnung. Nach dem Eingang erhalten Sie eine Eingangsbestätigung mit Prüfsumme (SHA-256) je Datei.
Häufige Fragen
Zählt der Zeitpunkt, zu dem ich auf „Angebot abgeben“ klicke?
Nein. Im Bieterportal ist der Zeitpunkt maßgeblich, zu dem Ihre Abgabe vollständig eingegangen ist. Diesen Zeitpunkt setzt der Server.
Kann ich nach der Abgabe noch etwas ändern?
Ja, bis zum Ende der Frist. Mit „Angebot ersetzen“ geben Sie ein neues Angebot ab, das frühere bleibt mit seinem Zeitpunkt stehen und gilt als ersetzt. Mit „Angebot zurücknehmen“ ziehen Sie es zurück.
Was passiert, wenn ich nach Fristende hochlade?
Das Bieterportal nimmt Abgaben nach Fristende nicht an und protokolliert den Versuch mit Zeitpunkt. Alles Weitere klären Sie mit der Vergabestelle.
Welche Zeitzone gilt im Bieterportal?
Gespeichert wird in koordinierter Weltzeit (UTC), angezeigt in deutscher Zeit, also MEZ oder MESZ.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.