Checkliste Vergabeakte: was in die Akte gehört

Der Grundsatz

§ 8 Abs. 1 VgV: Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren „von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs“, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe erforderlich ist. Die Vorschrift nennt Beispiele: die Kommunikation mit Unternehmen, interne Beratungen, die Vorbereitung von Bekanntmachung und Vergabeunterlagen, die Öffnung, Verhandlungen und Dialoge sowie die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.

Nach § 6 Abs. 1 UVgO ist das Verfahren so zu dokumentieren, dass „die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden“. Für Bauleistungen regelt § 20 Abs. 1 VOB/A die Dokumentation. Danach trifft der Auftraggeber auch „geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren“.

Aufbewahrung und Vertraulichkeit

§ 8 Abs. 4 VgV: Die Dokumentation sowie Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind „bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags“. § 6 Abs. 2 UVgO nennt mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags und ergänzt: „Anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung bleiben unberührt.“

Angebote, Teilnahmeanträge und die Dokumentation über ihre Öffnung und Wertung sind nach § 5 Abs. 2 VgV und § 3 Abs. 2 UVgO auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu behandeln.

So arbeiten Sie mit der Liste

Die Liste ist allgemein und nach den Stufen eines Verfahrens gegliedert. Was für ein Verfahren dazukommt, hängt von der Verfahrensart und den Regeln Ihres Hauses ab. Punkte mit „Festlegung der Vergabestelle liegt vor“ haken Sie ab, wenn die Entscheidung mit Begründung in der Akte steht. Mehr auf den Seiten Inhalt der Vergabeakte und Dokumentationspflicht.

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Prüfliste

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Grundlagen der Akte

Wird die Akte von Beginn an fortlaufend geführt?§ 8 Abs. 1 VgV, § 6 Abs. 1 UVgO.
Liegt die Dokumentation in Textform vor?§ 8 Abs. 1 VgV und § 6 Abs. 1 UVgO verweisen auf § 126b BGB.
Sind Verantwortliche für die Aktenführung benannt?Wer legt ab, wer vertritt.
Ist die Ablage nach Stufen des Verfahrens geordnet?Fassungen mit Datum, eindeutige Dateinamen.

Vorbereitung

Sind Bedarf und Bedarfsmeldung abgelegt?Wer hat was wann angefordert.
Ist eine Markterkundung festgehalten, falls es eine gab?Anschreiben, Antworten, Ergebnis.
Liegt die Schätzung des Auftragswerts mit Grundlage und Datum vor?§ 3 Abs. 1 und 3 VgV nennen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer und maßgeblichen Zeitpunkt.
Festlegungen zu Verfahrensart, Losen, Fristen und Kriterien abgelegtFestlegung der Vergabestelle liegt vor, jeweils mit Begründung (§ 6 Abs. 1 UVgO: Begründung der einzelnen Entscheidungen).
Sind interne Beratungen festgehalten?§ 8 Abs. 1 VgV nennt sie ausdrücklich.
Ist die Vorbereitung von Bekanntmachung und Vergabeunterlagen dokumentiert?Fassungen, Freigaben, Beteiligte; § 8 Abs. 1 VgV.
Sind Erklärungen zu Interessenkonflikten abgelegt, falls eingeholt?§ 6 VgV, § 4 UVgO.

Bekanntmachung und Kommunikation

Ist die Bekanntmachung mit Datum der Veröffentlichung abgelegt?Bei EU-weiten Verfahren mit der Nummer der Veröffentlichung.
Ist die Kommunikation mit Unternehmen vollständig?Bieterfragen, Antworten, Nachrichten; § 8 Abs. 1 VgV.
Sind Änderungen der Unterlagen nachvollziehbar?Jede Fassung mit Datum und Mitteilung an die Unternehmen.
Ist mündliche Kommunikation dokumentiert?§ 9 Abs. 2 VgV, § 7 Abs. 2 UVgO.

Eingang und Öffnung

Sind Eingänge mit Zeitpunkt erfasst?Je Teilnahmeantrag und Angebot.
Ist die Öffnung festgehalten?§ 8 Abs. 1 VgV nennt die Dokumentation der Öffnung.
Sind Verhandlungen und Dialoge dokumentiert, falls es welche gab?§ 8 Abs. 1 VgV.
Sind die Einträge der Vergabestelle zur Prüfung der Angebote abgelegt?Je Angebot und Schritt, mit Datum und bearbeitender Person.

Entscheidung

Sind die Gründe für Auswahlentscheidungen festgehalten?§ 8 Abs. 1 VgV.
Sind die Gründe für den Zuschlag festgehalten?§ 8 Abs. 1 VgV. Inhalt: Festlegung der Vergabestelle liegt vor.
Sind Schreiben an die Unternehmen abgelegt?Mit Datum und Empfängern.

Abschluss und Aufbewahrung

Ist der Vertrag oder Auftrag abgelegt?Mit Datum des Zuschlags.
Ist eine vorgeschriebene Vergabebekanntmachung veröffentlicht und abgelegt?§ 39 Abs. 1 VgV.
Ist das Ende der Aufbewahrungsfrist notiert?§ 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO.
Ist der vertrauliche Umgang auch nach Abschluss geregelt?§ 5 Abs. 2 VgV, § 3 Abs. 2 UVgO.
Lässt sich die Akte vollständig ausgeben?Zum Beispiel für Anforderungen von Aufsichts- oder Prüfbehörden.

So läuft das in Digitale-Vergabe.DE

In Digitale-Vergabe.DE entsteht die Dokumentation des Verfahrens aus der Akte. Sie können sie exportieren.

Dokumentation und Export

Häufige Fragen

Ab wann wird dokumentiert?

§ 8 Abs. 1 VgV sagt „von Beginn an fortlaufend“, § 6 Abs. 1 UVgO „von Anbeginn fortlaufend“. Was im Einzelnen festgehalten wird, legt die Vergabestelle fest.

Wie lange wird die Vergabeakte aufbewahrt?

Nach § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. § 6 Abs. 2 UVgO nennt mindestens drei Jahre. Anderweitige Vorschriften zur Aufbewahrung bleiben nach § 6 Abs. 2 UVgO unberührt.

Muss die Vergabeakte elektronisch geführt werden?

§ 8 Abs. 1 VgV und § 6 Abs. 1 UVgO verlangen Textform nach § 126b BGB. Wie Ihr Haus die Akte führt, richtet sich auch nach Ihren Regeln zur Schriftgutverwaltung. Mehr auf der Seite elektronische Vergabeakte.

Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.

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