Checkliste Markterkundung

Was die Vorschriften sagen

Nach § 28 Abs. 1 VgV darf der öffentliche Auftraggeber „vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens“ Markterkundungen durchführen, zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Pläne und Anforderungen. Die Markterkundung kann auch soziale und umweltbezogene Aspekte, Qualität und Innovation umfassen „und auch elektronisch durchgeführt werden“. § 20 Abs. 1 UVgO enthält den ersten Satz wortgleich.

Beide Vorschriften ziehen im zweiten Absatz eine Grenze: „Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig.“ Mehr auf den Seiten Markterkundung nach VgV und Markterkundung nach UVgO.

Vorbefassung und Interessenkonflikte

Hat ein Unternehmen den Auftraggeber beraten oder war es auf andere Art an der Vorbereitung beteiligt, spricht § 7 Abs. 1 VgV von einem vorbefassten Unternehmen. Der Auftraggeber ergreift dann „angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme dieses Unternehmens nicht verzerrt wird“. § 7 Abs. 2 VgV nennt als Maßnahme insbesondere die Unterrichtung der anderen Unternehmen. § 5 UVgO enthält eine entsprechende Regel.

Personen mit Interessenkonflikt dürfen nach § 6 Abs. 1 VgV und § 4 Abs. 1 UVgO in einem Vergabeverfahren nicht mitwirken. Welche Maßnahmen im Einzelfall ergriffen werden, legt die Vergabestelle fest. Mehr im Glossar unter Vorbefassung.

So arbeiten Sie mit der Liste

Die Punkte folgen dem Ablauf einer Markterkundung. Punkte mit „[von der Vergabestelle festzulegen]“ oder „Festlegung der Vergabestelle liegt vor“ haken Sie ab, wenn die Entscheidung der Vergabestelle in der Akte steht. Die Liste bewertet keine Entscheidung.

Drucken Sie die Liste über die Druckfunktion Ihres Browsers oder speichern Sie sie dort als PDF. Eine Anmeldung oder E-Mail-Adresse brauchen Sie dafür nicht.

Prüfliste

Als PDF herunterladen · Drucken · ohne Anmeldung, ohne E-Mail.

Ziel und Rahmen

• Ist das Ziel der Markterkundung festgehalten?Zum Beispiel Marktüberblick, technische Machbarkeit oder Grundlage für die Schätzung des Auftragswerts.
• Findet sie vor der Einleitung des Vergabeverfahrens statt?§ 28 Abs. 1 VgV, § 20 Abs. 1 UVgO.
• Ist für die Unternehmen erkennbar, dass kein Vergabeverfahren läuft?Im Anschreiben klar sagen; zur Grenze § 28 Abs. 2 VgV, § 20 Abs. 2 UVgO.
• Sind Antwortfrist und Ansprechperson benannt?Wer verschickt, wer beantwortet Rückfragen, bis wann Antworten erwartet werden.

Auswahl der Unternehmen

• Ist festgehalten, welche Unternehmen angefragt werden und warum?Quellen der Auswahl notieren, zum Beispiel Recherche, Verzeichnisse oder frühere Verfahren.
• Festlegung der Vergabestelle zur Form der Markterkundung liegt vorÖffentlich oder mit ausgewählten Unternehmen: [von der Vergabestelle festzulegen]
• Erhalten alle Unternehmen dieselben Unterlagen und dieselbe Frist?Gleiches Anschreiben, gleicher Fragebogen.
• Ist geregelt, wie Rückfragen und Antworten allen zugänglich werden?Zum Beispiel als Sammelantwort an alle Angefragten.

Fragebogen

• Sind die Fragen offen und produktneutral formuliert?Nach Lösungen fragen, nicht nach einem bestimmten Produkt.
• Sind die technischen Rahmenbedingungen beschrieben?Vorhandene Systeme, Mengen, Standorte, Zeitrahmen.
• Sind Fragen zu Kosten als unverbindliche Orientierung gekennzeichnet?Der Fragebogen sagt ausdrücklich, dass kein Angebot verlangt wird.
• Fragt der Bogen nur, was für die Vorbereitung gebraucht wird?Jede Frage einem Zweck der Vorbereitung zuordnen.
• Sind Fragen zu Qualität, Innovation, Umwelt oder Sozialem vorgesehen?§ 28 Abs. 1 Satz 2 VgV nennt diese Aspekte.

Vertraulichkeit

• Können Unternehmen Antworten als vertraulich kennzeichnen?Die Kennzeichnung je Antwort vorsehen.
• Ist der Kreis der Personen festgelegt, der die Antworten sieht?Zugriff auf die Beteiligten der Vorbereitung begrenzen.
• Werden die Antworten erst nach Ablauf der Antwortfrist geöffnet?Öffnungszeitpunkt festhalten.

Vorbefassung und Interessenkonflikte

• Ist festgehalten, welche Unternehmen über eine Antwort hinaus an der Vorbereitung beteiligt waren?§ 7 VgV, § 5 UVgO. Maßnahmen: [von der Vergabestelle festzulegen]
• Sind Informationen gesammelt, die vorbefasste Unternehmen erhalten haben?§ 7 Abs. 2 VgV nennt die Unterrichtung der anderen Unternehmen.
• Ist geklärt, ob bei Beteiligten ein Interessenkonflikt besteht?§ 6 VgV, § 4 UVgO. Festlegung der Vergabestelle liegt vor.

Auswertung und Dokumentation

• Sind alle Antworten mit Eingangsdatum erfasst?Je Unternehmen, auch Rückmeldungen ohne inhaltliche Antwort.
• Ist das Ergebnis zusammengefasst?Marktüberblick, technische Erkenntnisse, offene Punkte.
• Ist festgehalten, was in Leistungsbeschreibung und Schätzung einfließt?Die Schätzung des Auftragswerts trifft die Vergabestelle (§ 3 Abs. 1 VgV).
• Liegt alles in der Akte?Anschreiben, Fragebogen, Liste der Unternehmen, Antworten, Ergebnis.

Häufige Fragen

Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.