Was eine Markterkundung ist
Bei einer Markterkundung fragt die Vergabestelle Unternehmen, bevor sie ein Vergabeverfahren startet. Mögliche Themen sind: Welche Lösungen gibt es? Welche technischen Standards sind verbreitet? Wie lang sind Lieferzeiten? In welcher Größenordnung liegen Preise?
Geregelt ist die Markterkundung in § 28 VgV für Aufträge ab den EU-Schwellenwerten und in § 20 UVgO für Liefer- und Dienstleistungen darunter. Beide Vorschriften erlauben Markterkundungen „zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen“. Zeitlich liegt sie „vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens“.
Für Bauaufträge ab den EU-Schwellenwerten enthält § 2 EU Abs. 7 VOB/A eine eigene Regel. Dort heißt das Instrument „Marktkonsultationen“.
Wozu die Ergebnisse dienen
Die Antworten der Unternehmen sind Arbeitsmaterial für die Vorbereitung. Sie können zum Beispiel einfließen in
- die Leistungsbeschreibung, etwa bei der Frage, welche Anforderungen am Markt erfüllbar sind,
- die Schätzung des Auftragswerts, die die Vergabestelle selbst trifft,
- die zeitliche Planung des Vorhabens.
§ 28 Abs. 1 VgV nennt außerdem ausdrücklich, dass die Markterkundung „auch soziale und umweltbezogene Aspekte, beispielsweise der Kreislaufwirtschaft, sowie Aspekte der Qualität und Innovation umfassen“ kann. Welche Themen sie aufnimmt, entscheidet die Vergabestelle.
Ein allgemeiner Ablauf in sechs Schritten
§ 28 VgV und § 20 UVgO beschreiben keinen bestimmten Ablauf. Die folgenden Schritte sind eine allgemeine Orientierung, kein Muster für einen bestimmten Fall.
- Ziel klären. Was wollen Sie wissen? Zum Beispiel technische Machbarkeit, Lieferzeiten, Preisrahmen oder verfügbare Standards. Der Fachbereich beschreibt den Bedarf.
- Fragen formulieren. Offene, neutrale Fragen ohne Bezug auf ein bestimmtes Produkt. Alle angefragten Unternehmen bekommen dieselben Fragen und dieselben Informationen.
- Unternehmen ansprechen. Die Vergabestelle legt fest, wen sie anfragt und auf welchem Weg. Die Anfrage nennt eine Antwortfrist und sagt, dass es sich um eine Markterkundung handelt und nicht um ein Vergabeverfahren.
- Antworten sammeln. Die Antworten gehen an einer Stelle ein. Hinweise der Unternehmen auf vertrauliche Inhalte werden festgehalten.
- Auswerten. Die Vergabestelle fasst die Erkenntnisse sachlich zusammen, etwa als Übersicht der genannten Lösungen und Preisspannen.
- Festhalten. Anfrage, Antworten und Ergebnis kommen in die Vergabeakte. So bleibt später nachvollziehbar, worauf die Vorbereitung beruht.
Was eine Markterkundung nicht sein darf
Beide Vorschriften ziehen dieselbe Grenze: „Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig.“ (§ 28 Abs. 2 VgV, § 20 Abs. 2 UVgO). Die Markterkundung bereitet ein Verfahren vor. Ein Vergabeverfahren dient der Vergabe eines Auftrags und nicht dem Einsammeln von Preisen. Für Bauleistungen steht in § 2 Abs. 5 VOB/A ein ähnlicher Satz.
Im Umfeld stehen zwei weitere Regeln. Hat ein Unternehmen den Auftraggeber beraten oder war es auf andere Art an der Vorbereitung beteiligt, spricht § 7 VgV von einem vorbefassten Unternehmen. Dann „ergreift der öffentliche Auftraggeber angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme dieses Unternehmens nicht verzerrt wird“. § 5 UVgO enthält dieselbe Regel. Ob das auf ein Unternehmen zutrifft, beurteilt die Vergabestelle. Außerdem gilt der Grundsatz aus § 97 Abs. 2 GWB: „Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln“.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE fragen Sie Unternehmen strukturiert an. Die Antworten öffnen Sie nach Ablauf der Frist, das Ergebnis halten Sie in der Akte fest. Vertrauliche Antworten lassen sich je Antwort kennzeichnen.
Häufige Fragen
Ist eine Markterkundung Pflicht?
Nach § 28 Abs. 1 VgV und § 20 Abs. 1 UVgO „darf“ der Auftraggeber Markterkundungen durchführen. Die Vorschriften erlauben sie also. Ob eine Markterkundung stattfindet, legt die Vergabestelle fest.
Was unterscheidet eine Markterkundung von einer Ausschreibung?
Die Markterkundung liegt vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens und endet nicht mit einem Auftrag. Ein Vergabeverfahren zielt auf die Vergabe eines Auftrags. Ein Vergabeverfahren nur zur Markterkundung schließen § 28 Abs. 2 VgV und § 20 Abs. 2 UVgO aus.
Kann eine Markterkundung elektronisch stattfinden?
Ja. § 28 Abs. 1 VgV sagt ausdrücklich, dass sie „auch elektronisch durchgeführt werden“ kann. Ob per E-Mail, Online-Formular oder Plattform, legt die Vergabestelle fest.
Wo halte ich das Ergebnis fest?
In der Vergabeakte des späteren Verfahrens. So ist nachvollziehbar, worauf Leistungsbeschreibung und Schätzung beruhen. Mehr dazu auf der Seite Vergabeakte.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.