Auftragswert schätzen

Ausgangspunkt: der Gesamtwert

„Bei der Schätzung des Auftragswerts ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer auszugehen.“ So beginnt § 3 Abs. 1 VgV. Dazu kommen zwei Ergänzungen:

• „Zudem sind etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen.“
• Prämien oder Zahlungen an Bewerber oder Bieter, die der öffentliche Auftraggeber vorsieht, zählen ebenfalls mit.

Gemeint ist der Wert der gesamten vorgesehenen Leistung, nicht nur der Anteil eines Haushaltsjahres.

Der maßgebliche Zeitpunkt

Nach § 3 Abs. 3 VgV ist maßgeblicher Zeitpunkt „der Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wird oder das Vergabeverfahren auf sonstige Weise eingeleitet wird“. Ändern sich Mengen oder Preise während der Vorbereitung, kommt es auf den Stand zu diesem Tag an.

Kein Aufteilen, um Regeln zu umgehen

§ 3 Abs. 2 VgV enthält zwei Verbote. Die Methode der Berechnung darf nicht in der Absicht gewählt werden, die Anwendung des vierten Teils des GWB oder der VgV zu umgehen. Und: „Eine Auftragsvergabe darf nicht so unterteilt werden, dass sie nicht in den Anwendungsbereich der Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen oder dieser Verordnung fällt“.

Die Vorschrift nennt eine Ausnahme: wenn objektive Gründe vorliegen, „etwa wenn eine eigenständige Organisationseinheit selbstständig für ihre Auftragsvergabe oder bestimmte Kategorien der Auftragsvergabe zuständig ist“. Ob das auf eine Organisation zutrifft, beurteilt die Vergabestelle.

Lose: der Gesamtwert zählt

Wird ein Vorhaben in Lose aufgeteilt, ändert das den Ausgangspunkt der Schätzung nicht. Kann ein Bauvorhaben oder eine Dienstleistung zu einem Auftrag in mehreren Losen führen, „ist der geschätzte Gesamtwert aller Lose zugrunde zu legen“ (§ 3 Abs. 7 VgV). Erreicht dieser Gesamtwert den Schwellenwert, gilt die VgV für die Vergabe jedes Loses. Für gleichartige Lieferungen enthält § 3 Abs. 8 VgV dieselbe Regel.

§ 3 Abs. 9 VgV lässt eine Abweichung für einzelne Lose zu: wenn „der geschätzte Nettowert des betreffenden Loses bei Liefer- und Dienstleistungen unter 80 000 Euro und bei Bauleistungen unter 1 Million Euro liegt“ und die Summe dieser Lose 20 Prozent des Gesamtwertes aller Lose nicht übersteigt. Ob und für welche Lose sie davon Gebrauch macht, entscheidet die Vergabestelle. Mehr zum Begriff im Glossar unter Los.

Daueraufträge, Laufzeiten und Sonderfälle

• Regelmäßig wiederkehrende Aufträge und Daueraufträge (§ 3 Abs. 10 VgV): Grundlage ist entweder der tatsächliche Gesamtwert entsprechender Aufträge aus dem vorangegangenen Haushalts- oder Geschäftsjahr, möglichst angepasst um erwartete Änderungen bei Mengen oder Kosten, oder der geschätzte Gesamtwert der Aufträge in den zwölf Monaten nach der ersten Lieferung.
• Aufträge ohne Gesamtpreis (§ 3 Abs. 11 VgV): Bei einer Laufzeit bis zu 48 Monaten zählt der Gesamtwert für die Laufzeit, bei unbestimmter oder längerer Laufzeit „der 48-fache Monatswert“.
• Bauleistungen (§ 3 Abs. 6 VgV): Liefer- und Dienstleistungen, die der Auftraggeber für die Ausführung zur Verfügung stellt, zählen mit.
• Rahmenvereinbarungen (§ 3 Abs. 4 VgV): Es zählt der Gesamtwert aller geplanten Einzelaufträge, siehe Auftragswert bei Rahmenverträgen.
• Innovationspartnerschaft und Planungswettbewerb haben eigene Regeln in § 3 Abs. 5 und 12 VgV.

Woraus sich eine Schätzung ergibt

Die VgV schreibt keine bestimmte Datenquelle vor. Technisch kommen zum Beispiel in Frage: Preise früherer, vergleichbarer Aufträge, Ergebnisse einer Markterkundung, Kostenberechnungen des Fachbereichs, Listenpreise oder Rahmenverträge anderer Stellen.

Hilfreich ist, Mengen und Preise getrennt festzuhalten und Optionen einzeln auszuweisen. Dann lässt sich die Schätzung später nachvollziehen, auch wenn sich einzelne Annahmen ändern.

Häufige Fragen

Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.