Rahmenvertrag und Rahmenvereinbarung
Im Alltag heißt es oft Rahmenvertrag, die Vorschriften sprechen von Rahmenvereinbarung. § 103 Abs. 5 GWB beschreibt sie als Vereinbarungen zwischen Auftraggebern und Unternehmen, „die dazu dienen, die Bedingungen für die öffentlichen Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Preis“. Die Aufträge, die später auf ihrer Grundlage erteilt werden, heißen Einzelaufträge, im Alltag oft Abrufe. Mehr zur Verfahrensart auf der Seite Rahmenvereinbarung.
Die Schätzungsregel: alle geplanten Einzelaufträge
§ 3 Abs. 4 VgV bestimmt: „Der Wert einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems wird auf der Grundlage des geschätzten Gesamtwertes aller Einzelaufträge berechnet“, die während der gesamten Laufzeit geplant sind. Art. 5 Abs. 5 der Richtlinie 2014/24/EU formuliert die europäische Grundlage ähnlich.
Für die Arbeit heißt das: Gezählt wird nicht der erste Abruf und nicht ein Jahresbedarf, sondern die Summe aller geplanten Einzelaufträge über die vorgesehene Laufzeit. Etwaige Optionen oder Verlängerungen sind nach § 3 Abs. 1 VgV zu berücksichtigen.
Das Auftragsvolumen ermitteln und bekannt geben
Für die Rahmenvereinbarung selbst verlangt § 21 Abs. 1 VgV: „Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden.“ § 15 Abs. 2 UVgO enthält denselben Satz für den Unterschwellenbereich, § 19 Abs. 1 SektVO einen fast gleichlautenden für Sektorenauftraggeber.
Für die Auftragsbekanntmachung nennt Anhang V Teil C der Richtlinie 2014/24/EU bei Rahmenvereinbarungen: „Soweit möglich, Angabe des Werts oder der Größenordnung und der Häufigkeit der zu vergebenden Aufträge“. Ob und wie darüber hinaus eine Höchstmenge oder ein Höchstwert anzugeben ist, ist eine Rechtsfrage, die die Vergabestelle klärt.
Laufzeit
Die Laufzeit bestimmt mit, wie viele Einzelaufträge in die Schätzung eingehen. Die Vorschriften nennen Höchstlaufzeiten, jeweils mit einer Ausnahme für begründete Sonderfälle:
- § 21 Abs. 6 VgV: höchstens vier Jahre, „es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor“.
- § 15 Abs. 4 UVgO: höchstens sechs Jahre, mit derselben Ausnahme.
- § 19 Abs. 3 SektVO: maximal acht Jahre, außer in angemessen begründeten Sonderfällen.
- § 4a Abs. 1 VOB/A (Abschnitt 1): nicht mehr als vier Jahre, außer in einem im Gegenstand begründeten Ausnahmefall.
Was in die Schätzung einfließt
Technisch setzt sich der Schätzwert einer Rahmenvereinbarung aus wenigen Bausteinen zusammen: erwartete Mengen je Leistung und Jahr, erwartete Preise je Einheit, die Laufzeit einschließlich möglicher Verlängerungen und die Stellen, die Einzelaufträge erteilen dürfen. Nach § 21 Abs. 2 VgV erfolgt die Einzelauftragsvergabe nur zwischen den in der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung genannten öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen, die Vertragspartei der Rahmenvereinbarung sind.
Halten Sie fest, woher die Mengen stammen, etwa aus Verbrauchsdaten der Vorjahre oder aus Bedarfsmeldungen. Läuft die Rahmenvereinbarung, hilft ein regelmäßiger Blick auf die abgerufenen Mengen im Vergleich zum geschätzten Volumen.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Die Vertragsverwaltung in Digitale-Vergabe.DE hält Laufzeiten, Optionen und Kündigungsfristen Ihrer Verträge fest, mit Erinnerungen.
Häufige Fragen
Muss bei einer Rahmenvereinbarung die Gesamtmenge feststehen?
§ 21 Abs. 1 VgV verlangt, das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben; es „braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden“. Weitere Anforderungen an Höchstmengen klärt die Vergabestelle.
Zählen Verlängerungsoptionen bei Rahmenvereinbarungen mit?
§ 3 Abs. 1 VgV verlangt, etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. § 3 Abs. 4 VgV stellt auf die Einzelaufträge ab, die während der gesamten Laufzeit geplant sind.
Gilt bei UVgO-Rahmenvereinbarungen dieselbe Schätzungsregel?
§ 15 UVgO regelt Auftragsvolumen und Laufzeit, enthält aber keine eigene Schätzungsregel wie § 3 Abs. 4 VgV. Was unterhalb der Schwellenwerte für die Schätzung gilt, regeln Bund und Länder.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.