Was eine Leistungsbeschreibung ist
Die Leistungsbeschreibung beschreibt den Gegenstand des Auftrags. § 121 Abs. 1 GWB verlangt, den Auftragsgegenstand „so eindeutig wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist“. Zweck ist laut derselben Vorschrift, dass „die Angebote miteinander verglichen werden können“.
Sie ist Teil der Vergabeunterlagen. § 121 Abs. 3 GWB sagt knapp: „Die Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen beizufügen.“ Nach § 29 Abs. 1 VgV bestehen die Vertragsunterlagen „aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen“. Die UVgO enthält in § 21 Abs. 1 denselben Satz. Mehr zum Begriff im Glossar unter Leistungsbeschreibung.
Was in eine Leistungsbeschreibung gehört
Den Kern nennt § 121 Abs. 1 Satz 2 GWB. Die Leistungsbeschreibung enthält „die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebots erforderlich ist“, dazu die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung.
Eine technische Gliederung kann zum Beispiel so aussehen:
- Ausgangslage und Ziel: wofür die Leistung gebraucht wird und welches Problem sie löst.
- Gegenstand und Umfang: Mengen, Standorte, Laufzeit, Termine.
- Anforderungen: was die Leistung können oder erfüllen muss, getrennt nach festen Mindestanforderungen und weiteren Merkmalen.
- Schnittstellen: vorhandene Technik, angrenzende Leistungen, Datenformate.
- Umstände der Leistungserbringung: Ort, Zeiten, Zugang, Mitwirkung des Auftraggebers.
- Nachweise: womit Unternehmen einzelne Merkmale der Leistung belegen.
Bei Leistungen, die Menschen nutzen, kommt die Barrierefreiheit hinzu. § 121 Abs. 2 GWB verlangt, außer in ordnungsgemäß begründeten Fällen „die Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen oder die Konzeption für alle Nutzer zu berücksichtigen“.
Arten der Leistungsbeschreibung
Die Vorschriften kennen mehrere Wege, eine Leistung zu beschreiben. § 31 Abs. 2 VgV nennt drei:
- über Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe,
- über die Bezugnahme auf technische Anforderungen wie Normen und andere technische Spezifikationen nach Anlage 1 VgV,
- als Kombination aus beidem.
Im Sprachgebrauch heißt die erste Form funktionale Leistungsbeschreibung, eine Beschreibung über technische Merkmale konstruktive Leistungsbeschreibung. Die Unterschiede erklärt die Seite funktional oder konstruktiv.
Für Bauleistungen nennt die VOB/A zwei Formen: die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis nach § 7b VOB/A und die Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm nach § 7c VOB/A. Welche Form ein Vorhaben bekommt, entscheidet die Vergabestelle.
Produktneutral beschreiben
Eine Leistungsbeschreibung öffnet den Wettbewerb. § 31 Abs. 1 VgV verlangt eine Fassung, die „allen Unternehmen den gleichen Zugang zum Vergabeverfahren gewährt“.
§ 31 Abs. 6 VgV regelt Verweise auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft, auf besondere Verfahren eines Unternehmens, auf Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung. Solche Verweise dürfen nach der Vorschrift nicht erfolgen, „wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden“. Die Ausnahmen nennt die Vorschrift selbst; solche Verweise sind dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen. Für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte regelt § 23 Abs. 5 UVgO die Markennamen. Mehr dazu im Glossar unter Produktneutralität.
Wo die Leistungsbeschreibung geregelt ist
- Nach VgV: § 121 GWB, §§ 31 bis 34 VgV und Anlage 1 VgV für Liefer- und Dienstleistungen ab den EU-Schwellenwerten.
- Nach UVgO: §§ 23 und 24 UVgO für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte.
- Nach VOB/A: §§ 7 bis 7c VOB/A für Bauleistungen, ab den EU-Schwellenwerten §§ 7 EU bis 7c EU.
Die aktuellen Beträge stehen auf der Seite Schwellenwerte. Einen Arbeitsablauf zeigt die Seite Leistungsbeschreibung erstellen in sechs Schritten, eine Prüfliste für die letzte Durchsicht die Checkliste Leistungsbeschreibung.
Nach Leistungsart
Typische Gliederungen und Zahlen aus dem Vergabe-Archiv für zehn häufige Leistungsarten:
- IT-DienstleistungenGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- SoftwareGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- Notebooks und HardwareGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- Cloud-DiensteGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- GebäudereinigungGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- WinterdienstGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- SicherheitsdienstGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- Grünpflege und LandschaftsbauGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- SchulverpflegungGliederung und Zahlen aus dem Archiv
- BeratungsleistungenGliederung und Zahlen aus dem Archiv
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE entsteht auf Wunsch ein KI-Entwurf für Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Er ist ein technischer Entwurf: Rechtliche Festlegungen bleiben als Platzhalter für die Vergabestelle stehen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis?
Die Leistungsbeschreibung ist der Oberbegriff. Ein Leistungsverzeichnis gliedert die Leistung in einzelne Positionen mit Menge und Einheit. Für Bauleistungen nennt § 7b VOB/A Baubeschreibung und Leistungsverzeichnis als Regelform der Leistungsbeschreibung.
Darf ein Unternehmen an der Leistungsbeschreibung mitwirken?
Die VgV regelt diesen Fall in § 7 und spricht von einem vorbefassten Unternehmen. Der öffentliche Auftraggeber ergreift dann „angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme dieses Unternehmens nicht verzerrt wird“. Mehr im Glossar unter Vorbefassung.
Darf eine Leistungsbeschreibung Markennamen enthalten?
Nur ausnahmsweise. § 31 Abs. 6 VgV und § 23 Abs. 5 UVgO nennen die Voraussetzungen und verlangen in diesen Fällen grundsätzlich den Zusatz „oder gleichwertig“. Ob ein Ausnahmefall vorliegt, beurteilt die Vergabestelle.
Wie lang muss eine Leistungsbeschreibung sein?
Eine Länge schreiben die Vorschriften nicht vor. Maßstab ist, dass die Unternehmen alles kennen, was sie für ihr Angebot brauchen. § 121 Abs. 1 GWB spricht von Anforderungen, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebots erforderlich ist.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.