Was die Begriffe meinen
Funktional heißt: Die Leistungsbeschreibung sagt, was die Leistung leisten soll, und lässt den Weg dorthin offen. § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV spricht von „Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder einer Beschreibung der zu lösenden Aufgabe“.
Konstruktiv heißt: Die Leistungsbeschreibung legt die technischen Merkmale der Leistung selbst fest, etwa Maße, Werkstoffe und Leistungswerte, oder nimmt auf Normen Bezug. Für die Bezugnahme auf Normen und andere technische Anforderungen nennt § 31 Abs. 2 Nr. 2 VgV mit Anlage 1 eine feste Reihenfolge.
Beide Begriffe stehen so nicht in GWB, VgV, UVgO oder VOB/A. Sie sind Sprachgebrauch. Die Vorschriften selbst unterscheiden nach Leistungs- oder Funktionsanforderungen, der Bezugnahme auf technische Anforderungen und einer Kombination. Mehr im Glossar unter funktionale Leistungsbeschreibung.
Was die Vorschriften sagen
§ 31 Abs. 2 VgV stellt die drei Formen mit „oder“ nebeneinander. Eine feste Reihenfolge gilt nur innerhalb der Nummer 2, also für die Normen und Spezifikationen untereinander.
Für Funktionsanforderungen gibt die Vorschrift den Maßstab vor. Sie sind so genau wie möglich zu fassen, „dass sie ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lassen“. Bei der Bezugnahme auf Normen und Spezifikationen gehört nach § 31 Abs. 2 VgV zu jeder Bezugnahme der Zusatz „oder gleichwertig“. Die Kombination nennt Nummer 3 ausdrücklich, etwa technische Anforderungen für bestimmte Merkmale und Funktionsanforderungen für andere.
Die VOB/A kennt dieselbe Dreiteilung in § 7a Abs. 2. Unterhalb der Schwellenwerte nennt § 23 Abs. 1 UVgO die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe als Inhalt der Leistungsbeschreibung. Für Bauleistungen kommt mit § 7c VOB/A die Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm hinzu, bei der auch der Entwurf in den Wettbewerb geht.
Was jede Form in der Arbeit verlangt
Die Wahl verschiebt Arbeit zwischen Vergabestelle und Unternehmen. Das ist vor allem eine technische und organisatorische Frage:
- Bei Funktionsanforderungen beschreiben die Unternehmen ihre Lösung selbst. Die Vergabestelle formuliert dafür genaue Ziele, Randbedingungen und messbare Anforderungen. Die Angebote unterscheiden sich stärker, das Vergleichen braucht mehr Aufwand.
- Bei technischen Merkmalen legt die Vergabestelle die Lösung weitgehend fest. Das verlangt vorab mehr technisches Wissen und oft eine Markterkundung. Die Angebote lassen sich leichter nebeneinanderlegen, der Spielraum für andere Lösungen ist kleiner.
- Bei einer Kombination werden einzelne Merkmale fest vorgegeben, andere als Funktion beschrieben. So lassen sich etwa Schnittstellen zu vorhandener Technik genau festlegen und die übrige Lösung offen beschreiben.
Gleichwertigkeit und Nachweise
Für beide Formen regelt § 32 VgV, wie Unternehmen abweichende Lösungen belegen. Verweist die Leistungsbeschreibung auf technische Anforderungen, kann ein Unternehmen nachweisen, „dass die vom Unternehmen vorgeschlagenen Lösungen diesen technischen Anforderungen gleichermaßen entsprechen“. Enthält sie Leistungs- oder Funktionsanforderungen, kann es belegen, dass ein normgerechtes Angebot diese Anforderungen erfüllt. Als Belege nennt die Vorschrift insbesondere eine technische Beschreibung des Herstellers oder einen Prüfbericht einer anerkannten Stelle.
Gleich in welcher Form: Je genauer Anforderungen messbar formuliert sind, desto leichter lassen sich die Angebote vergleichen.
Wer entscheidet
Welche Form die Leistungsbeschreibung hat, legt die Vergabestelle fest. Die Vorschriften stellen die Formen nebeneinander; diese Seite nimmt die Entscheidung für ein konkretes Vorhaben nicht vorweg. Für die eigene Entscheidung hilft ein klares Bild vom Bedarf und vom Markt, siehe Ablauf einer Markterkundung und Leistungsbeschreibung erstellen in sechs Schritten.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Die KI-Entwürfe in Digitale-Vergabe.DE formulieren technische Anforderungen für Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als Entwurf. Rechtliche Festlegungen bleiben Platzhalter, die die Vergabestelle ausfüllt.
Häufige Fragen
Wo ist die funktionale Leistungsbeschreibung geregelt?
§ 121 Abs. 1 GWB und § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV nennen Leistungs- oder Funktionsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe. Für Bauleistungen steht die Regel in § 7a Abs. 2 VOB/A, unterhalb der Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungen in § 23 Abs. 1 UVgO.
Was ist der Unterschied zum Leistungsprogramm?
Das Leistungsprogramm nach § 7c VOB/A ist eine Form für Bauleistungen, bei der die Unternehmen auch den Entwurf erarbeiten. § 7c Abs. 1 VOB/A spricht davon, „zusammen mit der Bauausführung auch den Entwurf für die Leistung dem Wettbewerb zu unterstellen“. Funktionsanforderungen können dagegen auch Teil einer Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis sein.
Wie werden Funktionsanforderungen messbar?
Indem jede Anforderung ein prüfbares Merkmal nennt: einen Wert mit Einheit, einen Zustand oder ein Ergebnis, das sich vorführen oder testen lässt. Statt „schnell“ etwa „Antwortzeit unter zwei Sekunden bei 200 gleichzeitigen Nutzern“.
Lassen sich beide Formen mischen?
Ja. § 31 Abs. 2 Nr. 3 VgV nennt die Kombination ausdrücklich, ebenso § 7a Abs. 2 Nr. 3 VOB/A.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.