Schritt 1: Bedarf klären
Am Anfang steht die Frage, welches Problem die Beschaffung lösen soll, nicht welches Produkt gekauft wird. Klären Sie mit dem Fachbereich:
- Welche Aufgabe soll die Leistung erfüllen, für wen und ab wann?
- Welche Mengen, Standorte und Laufzeiten sind absehbar?
- Welche vorhandene Technik, welche Abläufe und Schnittstellen sind betroffen?
- Was ist unverzichtbar, was wäre wünschenswert?
Halten Sie die Antworten schriftlich fest. Sie sind später die Grundlage für die Anforderungen und für die Schätzung des Auftragswerts. Mehr zum Begriff im Glossar unter Bedarfsermittlung.
Schritt 2: Markt erkunden
Wer den Markt kennt, beschreibt realistischer. Nach § 28 Abs. 1 VgV darf der öffentliche Auftraggeber vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens „Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe“ durchführen; § 20 Abs. 1 UVgO enthält dieselbe Regel. Zugleich sagt § 28 Abs. 2 VgV: „Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig.“
Technisch hilft die Markterkundung bei Fragen wie: Welche Lösungen gibt es? Welche Kennwerte bieten mehrere Hersteller an? Wo liegen die Preise ungefähr? Wirkt ein Unternehmen an der Vorbereitung mit, regelt § 7 VgV den Umgang mit vorbefassten Unternehmen. Den Ablauf beschreibt die Seite Markterkundung: Ablauf.
Schritt 3: Gliederung festlegen
Eine feste Gliederung verhindert Lücken und Doppelungen. Ein möglicher Aufbau führt von außen nach innen:
- Ausgangslage und Ziel
- Gegenstand und Umfang der Leistung
- Anforderungen an die Leistung, nach Themen gegliedert
- Schnittstellen, Mitwirkung des Auftraggebers, Umstände der Leistungserbringung
- Nachweise zu einzelnen Merkmalen
- Anlagen wie Pläne, Mengengerüste und Bestandslisten
Vertragsbedingungen bilden nach § 29 Abs. 1 VgV neben der Leistungsbeschreibung einen eigenen Teil der Vertragsunterlagen. Wo eine Festlegung der Vergabestelle nötig ist, bleibt im Entwurf ein Platzhalter stehen, etwa „[von der Vergabestelle festzulegen]“.
Schritt 4: Anforderungen formulieren
Jetzt wird geschrieben. Maßstab ist § 121 Abs. 1 GWB: so eindeutig wie möglich und für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich. Für die Formulierung helfen einfache Regeln:
- Eine Anforderung pro Satz, mit eigener Nummer.
- Messbar statt vage: Wert, Einheit, Prüfbedingung.
- Klar kennzeichnen, was zwingend ist und was nur beschrieben wird.
- Fachbegriffe einheitlich verwenden und bei Bedarf erklären.
- Keine Begründungen im Anforderungstext; sie gehören in die interne Dokumentation.
Ob die Leistung über Funktionen oder über technische Merkmale beschrieben wird, entscheidet die Vergabestelle; die Formen erklärt die Seite funktional oder konstruktiv. Bei Leistungen, die Menschen nutzen, sind nach § 121 Abs. 2 GWB die Zugänglichkeitskriterien zu berücksichtigen, außer in ordnungsgemäß begründeten Fällen.
Schritt 5: Produktneutral prüfen
Lesen Sie den Entwurf mit fremden Augen. Spuren eines bestimmten Produkts sind etwa Markennamen, Typenbezeichnungen, herstellereigene Begriffe, sehr genaue Maße ohne Spanne oder Kennwerte, die nur ein Anbieter erreicht.
Die Regeln dazu stehen in § 31 Abs. 6 VgV und § 23 Abs. 5 UVgO. Verweise auf bestimmte Produkte oder Marken sind danach nur ausnahmsweise vorgesehen und dann mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen. Ob eine Ausnahme vorliegt, beurteilt die Vergabestelle. Prüfen Sie außerdem, ob Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis und Anlagen zueinander passen: gleiche Mengen, gleiche Begriffe, keine Widersprüche.
Der Unterlagen-Check von Digitale-Vergabe.DE sucht regelbasiert nach Markennamen und dem Zusatz „oder gleichwertig“ und nennt fehlende, unklare oder widersprüchliche Angaben jeweils mit Zitat.
Schritt 6: Abstimmen und freigeben
Bevor die Leistungsbeschreibung in die Vergabeunterlagen geht, stimmen Fachbereich und Vergabestelle die Fassung ab. Eine feste Reihenfolge hilft: fachliche Durchsicht, Durchsicht durch die Vergabestelle, bei Bedarf weitere Stellen wie IT-Sicherheit, Datenschutz oder Haushalt, dann die Freigabe.
Halten Sie jede Fassung mit Datum und Bearbeiter fest. So bleibt nachvollziehbar, wer was geändert hat. Die fertige Leistungsbeschreibung ist nach § 121 Abs. 3 GWB den Vergabeunterlagen beizufügen. Eine Prüfliste für die letzte Durchsicht bietet die Checkliste Leistungsbeschreibung.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE entsteht auf Wunsch ein KI-Entwurf für Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Er ist ein technischer Entwurf; rechtliche Festlegungen bleiben als Platzhalter für die Vergabestelle stehen.
Häufige Fragen
Wer schreibt die Leistungsbeschreibung, Fachbereich oder Vergabestelle?
Die Verantwortung trägt der öffentliche Auftraggeber. In der Arbeit liefert oft der Fachbereich die Inhalte, die Vergabestelle achtet auf Form, Vollständigkeit und die Verbindung zu den übrigen Vergabeunterlagen. Wie die Rollen verteilt sind, regelt jede Organisation selbst.
Darf man Texte von Herstellern übernehmen?
Herstellertexte enthalten oft Produktnamen, Typen oder Kennwerte eines bestimmten Produkts. Die Regeln zur Produktneutralität in § 31 Abs. 6 VgV und § 23 Abs. 5 UVgO gelten auch für solche Passagen. Wirkt ein Unternehmen an der Vorbereitung mit, regelt § 7 VgV den Umgang mit vorbefassten Unternehmen.
Kann KI eine Leistungsbeschreibung schreiben?
KI kann einen technischen Entwurf liefern: Gliederung, Anforderungen, Formulierungen. Den Entwurf prüft der Fachbereich fachlich, rechtliche Festlegungen trifft die Vergabestelle. In Digitale-Vergabe.DE bleiben rechtliche Festlegungen im KI-Entwurf als Platzhalter stehen.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.