Kurz erklärt
Die Bedarfsermittlung klärt vor einem Vergabeverfahren, was eine Stelle tatsächlich braucht: welche Leistung, in welcher Menge, ab wann und mit welchen Anforderungen. Sie ist kein eigener Begriff aus den Vergabeordnungen. Sie liefert aber die Grundlage für die Leistungsbeschreibung und die Schätzung des Auftragswerts.
In der Praxis
Ein Fachbereich meldet, dass Notebooks ersetzt werden müssen. Die Vergabestelle fragt nach: Wie viele Geräte sind es genau, welche Software läuft darauf, gibt es Vorgaben zu Barrierefreiheit oder Energieverbrauch, bis wann wird geliefert? Aus den Antworten entstehen Leistungsbeschreibung und Schätzung.
Worauf sich die Bedarfsermittlung stützt
Das Haushaltsrecht lässt nur notwendige Ausgaben zu. Nach § 6 BHO sind bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans nur die Ausgaben zu berücksichtigen, „die zur Erfüllung der Aufgaben des Bundes notwendig sind“. § 7 BHO verpflichtet auf die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Für Länder und Kommunen gelten eigene Haushaltsvorschriften.
Im Vergaberecht knüpfen zwei Regeln an den Bedarf an. Der Auftragsgegenstand ist „so eindeutig wie möglich zu beschreiben“ (§ 121 Abs. 1 GWB). Bei der Schätzung des Auftragswerts ist „vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung ohne Umsatzsteuer auszugehen“ (§ 3 Abs. 1 VgV). Beides gelingt nur, wenn der Bedarf feststeht.
Abgrenzung zur Markterkundung
Die Bedarfsermittlung schaut nach innen: Was braucht die eigene Stelle? Die Markterkundung schaut nach außen: Was bietet der Markt? § 28 VgV und § 20 UVgO erlauben Markterkundungen vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens. Beide Schritte können ineinandergreifen, etwa wenn erst der Blick in den Markt zeigt, welche Anforderungen sich erfüllen lassen und mit welchem Aufwand zu rechnen ist. Das Ergebnis beider Schritte fließt in die Leistungsbeschreibung und in die Schätzung des Auftragswerts ein.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE melden Fachbereiche ihren Bedarf über einen Link, auch ohne eigenes Konto. Ein Fragenkatalog unterstützt die Bedarfsklärung, dazu kommt die Vergabeplanung fürs Jahr.
Häufige Fragen
Ist die Bedarfsermittlung gesetzlich vorgeschrieben?
Einen Paragrafen mit diesem Namen gibt es in GWB, VgV und UVgO nicht. Die Regeln zu Haushalt, Leistungsbeschreibung und Auftragswert knüpfen aber an einen bekannten Bedarf an.
Wer ermittelt den Bedarf?
Das regelt jede Stelle selbst. Zum Beispiel meldet der Fachbereich den Bedarf, die Vergabestelle klärt offene Punkte und hält das Ergebnis fest.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.