Checkliste Leistungsbeschreibung

Der Maßstab aus den Vorschriften

§ 121 Abs. 1 GWB verlangt, den Auftragsgegenstand „so eindeutig wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist“. § 23 Abs. 1 UVgO formuliert „so eindeutig und erschöpfend wie möglich“. Nach § 31 Abs. 1 VgV soll die Leistungsbeschreibung „allen Unternehmen den gleichen Zugang zum Vergabeverfahren“ gewähren. Mehr dazu auf der Seite Leistungsbeschreibung.

So arbeiten Sie mit der Liste

Gehen Sie die Liste gemeinsam mit dem Fachbereich durch. Inhaltliche Punkte beantwortet der Fachbereich, Punkte mit dem Platzhalter „[von der Vergabestelle festzulegen]“ die Vergabestelle. Haken Sie diese erst ab, wenn die Festlegung vorliegt. Die Checkliste bewertet nicht, ob eine Festlegung passt.

Drucken Sie die Liste über die Druckfunktion Ihres Browsers oder speichern Sie sie dort als PDF. Eine Anmeldung oder E-Mail-Adresse brauchen Sie dafür nicht.

Markennamen und Normen

§ 31 Abs. 6 VgV regelt Verweise auf eine bestimmte Produktion, Herkunft, Marke oder einen Typ. § 23 Abs. 5 UVgO erlaubt Markennamen „ausnahmsweise, jedoch nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig““. Bei Bezügen auf Normen nach Anlage 1 VgV verlangt § 31 Abs. 2 VgV ebenfalls diesen Zusatz. Ob ein Ausnahmefall vorliegt, beurteilt die Vergabestelle. Mehr im Glossar unter Produktneutralität.

Prüfliste

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Bedarf und Ziel

• Ist der Bedarf beschrieben?Wofür die Leistung gebraucht wird und welches Problem sie löst.
• Ist der verantwortliche Fachbereich benannt?Ansprechperson und Vertretung festhalten.
• Sind Ergebnisse einer Markterkundung eingeflossen, falls es eine gab?Fundstelle in der Akte vermerken.
• Ist das Ziel prüfbar formuliert?Woran später erkennbar ist, dass die Leistung erbracht ist.

Gegenstand und Umfang

• Sind Mengen und Einheiten angegeben?Bei geschätzten Mengen die Grundlage nennen.
• Sind Leistungsort und Leistungszeit benannt?Standorte, Termine, Laufzeit, Servicezeiten.
• Sind Optionen und Verlängerungen technisch beschrieben?Ob es welche gibt: [von der Vergabestelle festzulegen]
• Festlegung der Vergabestelle zur Aufteilung in Lose liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstelle: § 97a GWB.

Anforderungen

• Sind feste Mindestanforderungen von weiteren Merkmalen getrennt?Mindestanforderungen klar als solche kennzeichnen.
• Ist jede Anforderung prüfbar formuliert?Mit Maß, Wert oder Nachweis statt Wörtern wie „hochwertig“ oder „modern“.
• Werden Fachbegriffe einheitlich verwendet?Ein Begriff für eine Sache, bei Bedarf mit Begriffsliste.
• Sind Schnittstellen zu vorhandener Technik beschrieben?Systeme, Datenformate, Versionen, angrenzende Leistungen.
• Sind Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung genannt?§ 121 Abs. 1 GWB nennt sie als Inhalt der Leistungsbeschreibung.
• Festlegung der Vergabestelle zu Qualitäts-, Umwelt- und Sozialmerkmalen liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 31 Abs. 3 VgV, § 23 Abs. 2 UVgO.

Produktneutralität und Normen

• Sind Markennamen, Typen oder Herstellerbezeichnungen genannt?Wenn ja: Festlegung der Vergabestelle zum Ausnahmefall liegt vor (§ 31 Abs. 6 VgV, § 23 Abs. 5 UVgO).
• Steht bei solchen Verweisen der Zusatz „oder gleichwertig“?§ 31 Abs. 2 und 6 VgV, § 23 Abs. 5 UVgO.
• Sind die Gründe einer Produktvorgabe in der Akte, wenn es eine gibt?§ 23 Abs. 5 UVgO: „Die Gründe sind zu dokumentieren.“
• Sind Normen mit Nummer und Ausgabe angegeben?Und mit dem Zusatz „oder gleichwertig“, § 31 Abs. 2 VgV.
• Festlegung der Vergabestelle zu Gütezeichen liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 34 VgV, § 24 UVgO.

Barrierefreiheit

• Nutzen Menschen die Leistung?Dann nennt § 121 Abs. 2 GWB die Zugänglichkeitskriterien. Festlegung der Vergabestelle zu einem begründeten Ausnahmefall liegt vor.
• Sind technische Anforderungen zur Barrierefreiheit konkret benannt?Mit Norm, Nummer und Ausgabe, wo es eine gibt.

Weitere Festlegungen der Vergabestelle

• Festlegung zu Nutzungsrechten liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 31 Abs. 4 VgV, § 23 Abs. 3 UVgO.
• Festlegung zu Nebenangeboten liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 35 VgV, § 25 UVgO.
• Festlegung zu Vertragsbedingungen und Zuschlagskriterien liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Die Leistungsbeschreibung liefert die technischen Merkmale dafür.

Form und Freigabe

• Sind Gliederung, Nummerierung und interne Verweise stimmig?Jeden Verweis auf Kapitel und Anlagen nachschlagen.
• Passt die Leistungsbeschreibung zum Leistungsverzeichnis und zu den übrigen Unterlagen?Mengen, Termine und Begriffe abgleichen.
• Ist die Fassung freigegeben und in der Akte abgelegt?Mit Datum und freigebender Person.

Häufige Fragen

Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.