Checkliste Vergabeunterlagen

Woraus Vergabeunterlagen bestehen

Nach § 29 Abs. 1 VgV umfassen die Vergabeunterlagen „alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen“. In der Regel bestehen sie aus dem Anschreiben, den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsunterlagen, also Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. § 21 Abs. 1 UVgO enthält dieselbe Gliederung. Für Bauleistungen regelt § 8 Abs. 1 VOB/A die Bestandteile.

Mehr dazu auf den Seiten Vergabeunterlagen und Vergabeunterlagen zusammenstellen.

Bereitstellung

Nach § 41 Abs. 1 VgV gibt der öffentliche Auftraggeber eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können“. § 29 Abs. 1 UVgO enthält dieselbe Formulierung. Für den Zugang darf keine Registrierung verlangt werden (§ 9 Abs. 3 VgV, § 7 Abs. 3 UVgO).

So arbeiten Sie mit der Liste

Punkte mit dem Platzhalter „[von der Vergabestelle festzulegen]“ haken Sie ab, wenn die Festlegung der Vergabestelle vorliegt. Die Liste prüft keine Inhalte rechtlich und schlägt keine Festlegung vor.

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Prüfliste

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Bestandteile

• Liegt ein Anschreiben mit der Aufforderung zur Abgabe vor?§ 29 Abs. 1 Nr. 1 VgV, § 21 Abs. 1 Nr. 1 UVgO.
• Sind die Bewerbungsbedingungen enthalten?Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens, § 29 Abs. 1 Nr. 2 VgV.
• Ist die Leistungsbeschreibung beigefügt?§ 121 Abs. 3 GWB.
• Festlegung der Vergabestelle zu den Vertragsbedingungen liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. § 29 Abs. 2 VgV und § 21 Abs. 2 UVgO nennen Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen.
• Sind Preisblatt oder Leistungsverzeichnis enthalten?In der Fassung, die zur Leistungsbeschreibung passt.
• Sind alle Anlagen vorhanden, auf die der Text verweist?Jeden Verweis mit der Dateiliste abgleichen.

Angaben der Vergabestelle

• Festlegung zu Eignungskriterien und Nachweisen liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 122 Abs. 4 GWB, § 48 Abs. 1 VgV, § 35 Abs. 1 UVgO.
• Festlegung zu Zuschlagskriterien und Gewichtung liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstelle: § 127 Abs. 5 GWB.
• Festlegung zu Nebenangeboten liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 35 Abs. 1 VgV, § 25 UVgO.
• Festlegung zur Aufteilung in Lose liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstelle: § 97a GWB.
• Festlegung zu Fristen liegt vorAngebotsfrist, Frist für Fragen, Bindefrist: [von der Vergabestelle festzulegen]
• Festlegung zur Form der Angebote liegt vorTextform, Signatur oder Siegel: [von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 53 Abs. 1 und 3 VgV, § 38 UVgO.
• Festlegung zu Angaben über Unteraufträge und Bietergemeinschaften liegt vor[von der Vergabestelle festzulegen]. Fundstellen: § 36 Abs. 1 VgV, § 43 Abs. 2 VgV.

Formulare und Preisblatt

• Sind Formblätter ausfüllbar?Eingabefelder und Ankreuzkästchen funktionieren, nichts ist versehentlich gesperrt.
• Rechnet das Preisblatt richtig?Formeln, Summen, Rundung und Umsatzsteuer mit Testwerten durchrechnen.
• Sind Formelzellen geschützt und Eingabezellen offen?Bieter tragen nur ihre Preise ein.
• Stimmen Mengen und Einheiten mit dem Leistungsverzeichnis überein?Abweichungen vor der Veröffentlichung klären.

Stimmigkeit

• Stimmen Bekanntmachung und Unterlagen überein?Daten, Fristen, Lose, Kriterien, Ansprechstelle.
• Werden Begriffe einheitlich verwendet?Gleiche Bezeichnung für Leistungen, Lose und Dokumente.
• Stimmen Verweise zwischen den Dokumenten?Nummern, Kapitel und Dateinamen.
• Steht bei Markennamen der Zusatz „oder gleichwertig“?Fundstellen: § 31 Abs. 6 VgV, § 23 Abs. 5 UVgO.

Technik und Bereitstellung

• Ist die elektronische Adresse für den Abruf in der Bekanntmachung angegeben?§ 41 Abs. 1 VgV, § 29 Abs. 1 UVgO.
• Lassen sich alle Dateien mit verbreiteten Programmen öffnen?Durchsuchbare PDF statt Scans, Tabellen als Tabelle.
• Sind Dateinamen sprechend und ist die Fassung erkennbar?Zum Beispiel mit Nummer und Datum.
• Sind Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit angegeben, falls vorgesehen?§ 41 Abs. 3 VgV, § 29 Abs. 3 UVgO.

Freigabe

• Ist die Fassung nach der Freigaberegel des Hauses freigegeben?Mit Datum und freigebender Person in der Akte.
• Ist geregelt, wie spätere Änderungen laufen?Wer ändert, wie Unternehmen informiert werden, wie die neue Fassung abgelegt wird.

Häufige Fragen

Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.