Was Vergabeunterlagen sind
§ 29 Abs. 1 VgV beschreibt den Begriff: „Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen.“ § 21 Abs. 1 UVgO enthält denselben Satz. Mehr zur UVgO steht unter Vergabeunterlagen nach UVgO.
Für Bauaufträge ab den EU-Schwellenwerten verweist § 2 VgV im Übrigen auf Abschnitt 2 der VOB/A. Dort regelt § 8 EU VOB/A die Vergabeunterlagen. Einen Überblick gibt die Seite VOB/A.
Bestandteile nach § 29 VgV und § 21 UVgO
Nach beiden Vorschriften bestehen die Vergabeunterlagen „in der Regel“ aus drei Teilen:
- Anschreiben: „insbesondere der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen“.
- Bewerbungsbedingungen: die „Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen), einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt“.
- Vertragsunterlagen: Sie bestehen „aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen“.
Zur Leistungsbeschreibung sagt § 121 Abs. 3 GWB: „Die Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen beizufügen.“ Wie sie aufgebaut sein kann, erklärt die Seite Leistungsbeschreibung. Dazu können ein Leistungsverzeichnis und Formulare kommen, etwa Angebotsschreiben, Preisblatt oder Erklärungen. Was in ein Verfahren gehört, legt die Vergabestelle fest.
Bereitstellung: elektronisch und ohne Hürden
Ab den EU-Schwellenwerten gibt der öffentliche Auftraggeber nach § 41 Abs. 1 VgV in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können“. § 29 Abs. 1 UVgO sagt dasselbe für Vergaben nach UVgO.
Zur Registrierung heißt es: „Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der öffentliche Auftraggeber keine Registrierung verlangen“ (§ 9 Abs. 3 VgV, inhaltsgleich § 7 Abs. 3 UVgO). Nach demselben Satz gilt: „eine freiwillige Registrierung ist zulässig“.
Andere Wege und Vertraulichkeit
§ 41 Abs. 2 VgV nennt Fälle, in denen der Auftraggeber die Unterlagen „auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln“ kann. Ein Fall ist, dass die nötigen elektronischen Mittel Dateiformate verwenden, „die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können“. Die Angebotsfrist wird in diesen Fällen nach dem Wortlaut um fünf Tage verlängert, außer bei hinreichend begründeter Dringlichkeit.
Schützt der Auftraggeber vertrauliche Informationen, gibt er nach § 41 Abs. 3 VgV an, „welche Maßnahmen er zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen anwendet und wie auf die Vergabeunterlagen zugegriffen werden kann“. Auch dann verlängert sich die Angebotsfrist nach dem Wortlaut um fünf Tage. Das gilt nicht, wenn die Maßnahme nur in einer Verschwiegenheitserklärung besteht oder Dringlichkeit vorliegt. Die UVgO regelt andere Wege und Vertraulichkeit in § 29 Abs. 2 und 3, dort ohne Fristverlängerung im Wortlaut.
Wenn sich Unterlagen ändern
Ändert die Vergabestelle die Unterlagen während des Verfahrens, sind die Angebotsfristen nach § 20 Abs. 3 VgV zu verlängern, „wenn der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt“. § 13 Abs. 4 UVgO enthält eine entsprechende Regel. Ob eine Änderung wesentlich ist, beurteilt die Vergabestelle.
Technisch helfen klare Fassungen: Jede Datei trägt Nummer und Datum, und Änderungen sind für alle Unternehmen nachvollziehbar. Wie das geht, beschreibt die Seite Vergabeunterlagen zusammenstellen.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE entstehen die Unterlagen im Unterlagen-Editor mit Fassungen und Freigabeketten. Über das Bieterportal rufen Unternehmen sie ohne Anmeldung ab, für Bieter ist das kostenlos.
Häufige Fragen
Gehört die Leistungsbeschreibung zu den Vergabeunterlagen?
Ja. Nach § 29 Abs. 1 VgV und § 21 Abs. 1 UVgO gehört sie zu den Vertragsunterlagen und damit zu den Vergabeunterlagen. § 121 Abs. 3 GWB sagt: „Die Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen beizufügen.“
Muss sich ein Unternehmen registrieren, um die Unterlagen abzurufen?
Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber nach § 9 Abs. 3 VgV und § 7 Abs. 3 UVgO keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist nach demselben Satz möglich, zum Beispiel um Nachrichten zum Verfahren zu erhalten.
Wann müssen die Unterlagen fertig sein?
§ 41 Abs. 1 VgV verlangt, dass die Unterlagen unter der in der Bekanntmachung genannten Adresse vollständig abrufbar sind. Für Bauleistungen heißt es in § 2 EU Abs. 8 VOB/A, der Auftraggeber „soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind“.
Was ist der Unterschied zwischen Vergabeunterlagen und Vertragsunterlagen?
Die Vertragsunterlagen sind ein Teil der Vergabeunterlagen. Sie bestehen aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen. Dazu kommen Anschreiben und Bewerbungsbedingungen (§ 29 Abs. 1 VgV, § 21 Abs. 1 UVgO).
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.