Mit einem Verzeichnis beginnen
Grundlage ist ein Unterlagenverzeichnis. Es listet jede Datei mit Nummer, Titel, Dateiname, Fassung und Datum. Die Gliederung kann den drei Teilen aus § 29 Abs. 1 VgV und § 21 Abs. 1 UVgO folgen: Anschreiben, Bewerbungsbedingungen und Vertragsunterlagen, die „aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen“.
Zu jeder Datei hält das Verzeichnis fest, ob Unternehmen sie nur lesen oder ausfüllen und zurückgeben. So sieht jeder auf einen Blick, welche Dateien zum Ausfüllen gedacht sind.
Technisch vollständig und stimmig
Technisch vollständig heißt: Jede Datei, auf die ein Dokument verweist, liegt bei. Eine Durchsicht vor dem Start findet zum Beispiel diese Lücken:
- Verweise auf Anlagen, die fehlen oder anders heißen,
- abweichende Angaben zu Mengen, Terminen oder Laufzeiten in verschiedenen Dokumenten,
- Positionen im Leistungsverzeichnis ohne Beschreibung in der Leistungsbeschreibung oder umgekehrt,
- unterschiedliche Verfahrensnummern, Bezeichnungen oder Stände in Kopf- und Fußzeilen,
- Markennamen und die Frage, ob der Zusatz „oder gleichwertig“ dabeisteht.
Diese Durchsicht ist technisch. Ob die Unterlagen rechtlich alle nötigen Angaben enthalten, beurteilt die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Dateiformate
Ziel ist, dass alle Unternehmen die Dateien öffnen und bearbeiten können. Für elektronische Mittel verlangt § 11 Abs. 1 VgV, dass sie „allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel“ sind. Die UVgO verweist in § 7 Abs. 4 auf die §§ 10 bis 12 VgV.
Die Formatwahl hat auch eine Folge im Normtext. Verwenden die nötigen Mittel Dateiformate, „die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können“, nennt § 41 Abs. 2 VgV einen anderen Übermittlungsweg und eine um fünf Tage längere Angebotsfrist.
Eine einfache Aufteilung sieht so aus:
- Lesedokumente als durchsuchbares PDF, nicht als Scan.
- Formulare zum Ausfüllen in einem bearbeitbaren Format, das auch freie Büroprogramme öffnen, etwa DOCX, XLSX oder ODT, oder als Formular im Browser.
- Leistungsverzeichnisse zusätzlich als Tabelle oder im Austauschformat GAEB, wenn Unternehmen mit eigener Software kalkulieren.
- Klare Dateinamen mit Nummer und Fassung, ohne Sonderzeichen.
Fassungen und Freigaben
Unterlagen entstehen in mehreren Runden. Damit klar bleibt, welcher Stand gilt, hilft eine feste Regel:
- Jede Datei trägt eine Fassungsnummer und ein Datum.
- Änderungen sind nachvollziehbar, etwa über eine Änderungsliste.
- Die Vergabestelle legt fest, wer welche Unterlage freigibt, zum Beispiel Fachbereich, IT-Sicherheit, Datenschutz und Vergabestelle.
- Veröffentlicht wird nur die freigegebene Fassung.
Ändern sich Unterlagen nach dem Start, entsteht eine neue Fassung, die allen Unternehmen bereitsteht. Für den Fall, dass der Auftraggeber „wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt“, sehen § 20 Abs. 3 VgV und § 13 Abs. 4 UVgO eine Verlängerung der Angebotsfrist vor. Ob eine Änderung wesentlich ist, beurteilt die Vergabestelle.
Bereitstellen und ablegen
Zum Start stehen die Unterlagen unter einer elektronischen Adresse, unter der sie „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können“ (§ 41 Abs. 1 VgV, § 29 Abs. 1 UVgO). Ein ZIP-Archiv mit derselben Ordnerstruktur wie im Verzeichnis erleichtert den Abruf in einem Schritt.
§ 8 Abs. 1 VgV nennt unter den Beispielen für die Dokumentation die „Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen“. Verzeichnis, Fassungen und Freigaben lassen sich dafür in der Vergabeakte ablegen.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Im Unterlagen-Editor von Digitale-Vergabe.DE entstehen die Unterlagen mit Fassungen und Freigabeketten. Der Unterlagen-Check sieht sie technisch auf fehlende, unklare oder widersprüchliche Angaben durch, mit Zitat je Befund, und sucht regelbasiert nach Markennamen und dem Zusatz „oder gleichwertig“.
Häufige Fragen
Wer stellt die Vergabeunterlagen zusammen?
Die Vergabestelle, mit Beiträgen des Fachbereichs, etwa zu Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Technische Zuarbeit von außen ist möglich. Die rechtliche Gestaltung und die Freigabe liegen bei der Vergabestelle.
Reicht ein PDF für alles?
Für Lesedokumente ja. Formulare, die Unternehmen ausfüllen, und Leistungsverzeichnisse, in die sie Preise eintragen, lassen sich in einem bearbeitbaren Format leichter bearbeiten.
Was ist der Unterschied zwischen technischer Vollständigkeit und rechtlicher Prüfung?
Technische Vollständigkeit heißt: Alle Dateien sind da, Verweise stimmen, Angaben widersprechen sich nicht. Ob die Unterlagen alle rechtlich erforderlichen Angaben enthalten, ist eine rechtliche Frage. Sie beurteilt die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.