Was GAEB ist
GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Er gibt Regeln für den elektronischen Austausch von Bauinformationen heraus, darunter den Standard für den Datenaustausch von Leistungsverzeichnissen. Das aktuelle Format heißt GAEB DA XML; ältere Formate sind GAEB 90 und GAEB 2000.
Der Vorteil liegt in der Struktur: Eine GAEB-Datei enthält nicht nur Text, sondern die Gliederung des LV mit Ordnungszahlen, Kurz- und Langtexten, Mengen, Einheiten und Preisfeldern. Ein anderes Programm kann sie einlesen, ohne dass jemand die Positionen abtippt. Mehr im Glossar unter GAEB.
Die Dateiarten
Die Endung einer GAEB-Datei zeigt, wofür sie gedacht ist, die sogenannte Datenaustauschphase. Die Ziffern nennen die Phase, der Buchstabe davor das Format: X für GAEB DA XML, D für GAEB 90.
- X81, D81: Leistungsbeschreibung, also das LV ohne Preise, etwa vom Planungsbüro an den Auftraggeber.
- X83, D83: Angebotsaufforderung, das LV, das die Bieter zum Bepreisen erhalten.
- X84, D84: Angebotsabgabe, das bepreiste LV des Bieters.
- X86, D86: Auftragserteilung, das LV des beauftragten Angebots.
Daneben gibt es weitere Phasen. Welche Dateiarten in einem Verfahren bereitgestellt und angenommen werden, legt die Vergabestelle fest.
GAEB im Vergabeverfahren
Ein typischer Weg im Bau:
- Das Planungsbüro erstellt das LV und übergibt es als X81 an die Vergabestelle.
- Die Vergabestelle stellt das LV als X83 mit den Vergabeunterlagen bereit, dazu meist eine PDF-Fassung zum Lesen.
- Die Bieter lesen die Datei in ihr Kalkulationsprogramm ein, setzen ihre Preise ein und erzeugen eine Datei der Angebotsabgabe.
- Die Vergabestelle liest die bepreisten Dateien ein und stellt die Preise in einem Preisspiegel nebeneinander.
- Nach der Beauftragung dient das LV des Auftrags als Grundlage für Aufmaß und Abrechnung.
Für Abschriften und Kurzfassungen des LV regelt § 13 Abs. 1 Nr. 6 VOB/A: Bieter können sie benutzen, „wenn sie den vom Auftraggeber verfassten Wortlaut des Leistungsverzeichnisses im Angebot als allein verbindlich anerkennen“.
Was die Vorschriften zu Dateiformaten sagen
GAEB kommt in GWB, VgV, UVgO und VOB/A nicht vor. Die VgV regelt Dateiformate allgemein. Nach § 11 Abs. 1 VgV müssen elektronische Mittel „allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel“ sein. Nach § 11 Abs. 3 VgV stellt der öffentliche Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung, unter anderem über die technischen Parameter zur Einreichung von Angeboten.
§ 41 Abs. 2 Nr. 2 VgV nennt Dateiformate, „die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können oder die durch andere als kostenlose und allgemein verfügbare Lizenzen geschützt sind“. Für diesen Fall kann der öffentliche Auftraggeber die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln. Wie diese Regeln auf ein bestimmtes Format anzuwenden sind, beurteilt die Vergabestelle.
GAEB-Dateien im Bieterportal abgeben
Im Bieterportal von Digitale-Vergabe.DE geben Bieter ihr Angebot im Browser ab, für Bieter kostenlos. Laut den Informationen für Bieter gehören zu den zulässigen Dateiformaten diese GAEB-Formate: GAEB, X81, X83, X86, D81, D83, D86. Welche Dateien zu einem Angebot gehören, steht in den Vergabeunterlagen des jeweiligen Verfahrens.
Wie die elektronische Abgabe allgemein abläuft, beschreibt die Seite elektronische Angebotsabgabe.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Der Unterlagen-Editor von Digitale-Vergabe.DE importiert Leistungsverzeichnisse aus GAEB, Word, Excel und PDF. Im Tabelleneditor bearbeiten Sie das LV mit Vorschau und exportieren es als PDF und Excel.
Häufige Fragen
Womit öffnet man eine GAEB-Datei?
Mit einem Programm, das GAEB lesen kann, etwa einer Software für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung, einem Kalkulationsprogramm oder einem GAEB-Betrachter. Ein Texteditor zeigt bei GAEB DA XML zwar die XML-Struktur, aber kein lesbares Leistungsverzeichnis.
Was ist der Unterschied zwischen X83 und X84?
X83 ist die Angebotsaufforderung, also das LV ohne Preise, das die Bieter erhalten. X84 ist die Angebotsabgabe mit den eingetragenen Preisen des Bieters.
Ist GAEB Pflicht?
Die Vergabeordnungen nennen GAEB nicht. Welche Formate in einem Verfahren verwendet und angenommen werden, legt die Vergabestelle fest. Die allgemeinen Anforderungen an elektronische Mittel stehen in § 11 VgV.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.