Arbeiten mit einer Tabellenkalkulation
Eine Tabelle ist schnell angelegt und fast überall vorhanden. Spalten für Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit, Einheitspreis und Gesamtbetrag reichen für den Anfang. Formeln rechnen Summen je Titel und Los. Bieter können die Datei mit verbreiteten Büroprogrammen öffnen.
Aufwendiger wird es bei langen Texten in Zellen, bei mehreren Bearbeitern und bei Änderungen nach der Veröffentlichung. Fassungen entstehen als Dateikopien, und Formeln oder Zellbezüge können beim Kopieren und Sortieren unbemerkt verrutschen. Wer mit einer Tabelle arbeitet, schützt deshalb Formeln und Strukturspalten und benennt Fassungen eindeutig.
Arbeiten mit einer Fachanwendung
Eine Fachanwendung für Leistungsverzeichnisse kennt die Struktur aus Losen, Titeln und Positionen. Ordnungszahlen, Summen und Querverweise pflegt sie selbst. Fassungen werden gespeichert und lassen sich vergleichen. Mehrere Personen arbeiten am selben Stand, mit Rechten und Freigaben.
Dafür braucht es eine Einführung, Zugänge für alle Beteiligten und klare Zuständigkeiten. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt von Zahl und Umfang der Verzeichnisse, von der Zahl der Beteiligten und vom nötigen Datenaustausch ab.
Der Vergleich nach Merkmalen
- Fassungen: Tabelle über Dateikopien und Dateinamen; Fachanwendung über gespeicherte Stände, je nach Anwendung mit Vergleich.
- Zusammenarbeit: Tabelle meist eine Person zur Zeit oder eine geteilte Datei; Fachanwendung mit Rollen, Rechten und Freigabeschritten.
- Struktur und Kontrolle: Tabelle frei gestaltbar, die Struktur hängt an festen Regeln im Team; Fachanwendung gibt die Gliederung vor und erkennt je nach Anwendung doppelte oder fehlende Ordnungszahlen.
- Texte: Tabelle mit begrenzter Formatierung in Zellen; Fachanwendung mit eigenen Feldern für Kurz- und Langtext.
- Export: Tabelle als Tabellendatei oder PDF; Fachanwendung je nach Funktionsumfang auch als GAEB-Datei.
- Kosten und Einstieg: Tabelle meist schon vorhanden; Fachanwendung mit Lizenz- oder Nutzungskosten und Einarbeitung.
Was Bieter brauchen
Für die Bieter zählt, dass sie das LV lesen, bepreisen und zurückgeben können. Für elektronische Mittel verlangt § 11 Abs. 1 VgV, dass sie „allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel“ sind. § 41 Abs. 2 Nr. 2 VgV nennt den Fall, dass die nötigen elektronischen Mittel „Dateiformate zur Beschreibung der Angebote verwenden, die nicht mit allgemein verfügbaren oder verbreiteten Programmen verarbeitet werden können“. Dann kann der öffentliche Auftraggeber die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln.
Im Bau gibt es mit GAEB ein eigenes Austauschformat, das Kalkulationsprogramme einlesen. Mehr dazu unter GAEB. Welche Dateiformate in einem Verfahren angenommen werden, legt die Vergabestelle fest.
Woran sich die Wahl festmachen lässt
Die Entscheidung ist organisatorisch. Hilfreiche Fragen:
- Wie viele Leistungsverzeichnisse entstehen im Jahr, und wie groß sind sie?
- Wie viele Personen arbeiten daran, und braucht es Freigaben?
- Müssen Fassungen später nachvollziehbar sein?
- Kommen Verzeichnisse von Planungsbüros im GAEB-Format, oder gehen sie so hinaus?
- Wie wird das LV bereitgestellt, und wie geben die Bieter ihre Preise ab?
Beide Wege lassen sich verbinden: Entwurf in der Tabelle, Import in die Fachanwendung, Ausgabe wieder als Tabelle für die Bieter.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE bearbeiten Sie das Leistungsverzeichnis in einem Tabelleneditor mit Vorschau. Export als PDF und Excel, Import aus Word, Excel, PDF und GAEB. Fassungen und Freigabeketten führt der Unterlagen-Editor.
Häufige Fragen
Schreiben die Vorschriften ein Dateiformat für das LV vor?
VgV und UVgO nennen kein bestimmtes Programm. § 11 Abs. 1 VgV verlangt allgemein verfügbare, nichtdiskriminierende und kompatible elektronische Mittel. Welches Format sie verwendet, legt die Vergabestelle fest.
Lässt sich ein Excel-LV in eine Fachanwendung übernehmen?
Meist ja, wenn die Spalten sauber getrennt sind: Ordnungszahl, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit. Je klarer die Struktur der Tabelle, desto weniger Nacharbeit nach dem Import.
Wie lassen sich Formelfehler in Excel-LVs vermeiden?
Formeln und Strukturspalten schützen, Summen gegenprüfen, Eingabefelder für Bieter per Zellschutz abgrenzen und vor dem Versand eine Kontrollsumme vergleichen.
Brauchen Bieter eine bestimmte Software?
Das hängt vom Format ab, das die Vergabestelle vorgibt. Eine Tabellendatei öffnen gängige Büroprogramme, GAEB-Dateien lesen Bieter mit ihrem Kalkulationsprogramm ein.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.