Kurz erklärt
Der Vergabevermerk ist ein Vermerk in Textform, den der öffentliche Auftraggeber über jedes Vergabeverfahren anfertigt. Er ist von der fortlaufenden Dokumentation des Verfahrens zu unterscheiden, die § 8 Abs. 1 VgV gesondert verlangt. Seine Mindestinhalte nennt § 8 Abs. 2 VgV.
In der Praxis
Eine Vergabestelle hat ein offenes Verfahren abgeschlossen. Ihr Vergabevermerk enthält unter anderem Gegenstand und Wert des Auftrags, die berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bieter mit den Gründen und den Namen des erfolgreichen Bieters. Er liegt mit der übrigen Dokumentation in der Vergabeakte.
Was die Vorschrift sagt
Nach § 8 Abs. 2 VgV umfasst der Vergabevermerk mindestens Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, die Namen der berücksichtigten und der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter mit den Gründen, die Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote und den Namen des erfolgreichen Bieters mit den Gründen für die Auswahl seines Angebots. Bei bestimmten Verfahrensarten gehören die Umstände dazu, die ihre Anwendung rechtfertigen. Gegebenenfalls kommen weitere Angaben hinzu, etwa zu Interessenkonflikten, zur Gesamtvergabe von Losen oder zur Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.
Soweit die Vergabebekanntmachung die geforderten Informationen enthält, kann sich der Auftraggeber nach § 8 Abs. 3 VgV auf diese beziehen.
Aufbewahrung und andere Vorschriften
Dokumentation, Vergabevermerk, Angebote und Teilnahmeanträge sind nach § 8 Abs. 4 VgV bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Auf Anforderung sind der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente nach § 8 Abs. 5 VgV der Europäischen Kommission und den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden zu übermitteln. Für Bauaufträge verweist § 20 EU VOB/A auf § 8 VgV. Die UVgO verlangt in § 6 eine fortlaufende Dokumentation in Textform; den Begriff Vergabevermerk verwendet sie nicht.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentation und Vergabevermerk?
Die Dokumentation nach § 8 Abs. 1 VgV begleitet das Verfahren von Beginn an fortlaufend. Der Vergabevermerk nach § 8 Abs. 2 VgV fasst die dort genannten Mindestangaben über das Verfahren zusammen. Für beides verlangt die Vorschrift Textform nach § 126b BGB.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.