Schritt 1 und 2: Eingang und Zuordnung
Eingang. Jede Frage bekommt eine laufende Nummer, das Eingangsdatum und die Uhrzeit. Fragen kommen über den Weg, den die Vergabeunterlagen nennen. Nach § 9 Abs. 1 VgV und § 7 Abs. 1 UVgO verwenden Auftraggeber und Unternehmen dafür grundsätzlich elektronische Mittel.
Zuordnung. Danach wird die Frage eingeordnet:
- Auf welche Unterlage, welches Kapitel, welche Position oder welches Los bezieht sie sich?
- Ist sie technisch oder fachlich, oder betrifft sie die rechtliche Gestaltung des Verfahrens?
- Wer bereitet die Antwort vor: Fachbereich, IT oder Vergabestelle?
- Gibt es schon eine Antwort auf eine ähnliche Frage?
Technische und rechtliche Fragen trennen
Technische und fachliche Fragen betreffen den Gegenstand der Leistung: Mengen, Mengengerüste, Schnittstellen, Datenformate, Standorte, Betriebszeiten, Bestandssysteme. Diese Antworten kann der Fachbereich vorbereiten.
Rechtliche Fragen betreffen das Verfahren und den Vertrag: Eignung und Nachweise, Zuschlagskriterien und Wertung, Bietergemeinschaften und Unteraufträge, Vertragsbedingungen. Diese Fragen beantwortet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Manche Fragen haben beide Seiten. Dann lässt sich die Antwort teilen. Den technischen Teil bereitet der Fachbereich vor, den rechtlichen Teil formuliert die Vergabestelle.
Schritt 3: Antwort vorbereiten
Eine Antwort, die allen Unternehmen hilft, hat einige Merkmale:
- Sie gibt die Frage wieder, ohne Hinweis auf das fragende Unternehmen.
- Sie nennt die Fundstelle in den Unterlagen.
- Sie beantwortet das Gefragte und bleibt sachlich.
- Sie sagt, ob sich durch die Antwort an den Unterlagen etwas ändert, und wenn ja, wo.
Ändert eine Antwort die Unterlagen, entsteht eine neue Fassung. Für den Fall, dass der Auftraggeber „wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt“, sieht § 20 Abs. 3 VgV eine Verlängerung der Angebotsfrist vor. § 13 Abs. 4 UVgO enthält eine entsprechende Regel. Ob eine Änderung wesentlich ist, beurteilt die Vergabestelle.
Schritt 4: Freigabe
Vor dem Versand sieht eine zweite Person die Antwort durch. Die Vergabestelle legt fest, wer freigibt, zum Beispiel Sachbearbeitung und Leitung der Vergabestelle im Vier-Augen-Prinzip. Bei technischen Antworten kann der Fachbereich die fachliche Richtigkeit bestätigen. Die Freigabe wird mit Datum und Namen festgehalten.
Schritt 5 und 6: Antwort an alle und Ablage
Antwort an alle. Die freigegebene Antwort geht an alle Unternehmen im Verfahren oder steht dort bereit, wo die Unterlagen abrufbar sind. Grundlage ist der Gleichbehandlungsgrundsatz: „Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln“ (§ 97 Abs. 2 GWB, § 2 Abs. 2 UVgO). Für Bauleistungen steht in § 12a EU Abs. 3 VOB/A ausdrücklich, dass Auskünfte „allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen“ sind.
Für den Zugang zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen (§ 9 Abs. 3 VgV, § 7 Abs. 3 UVgO). Die Vergabestelle kennt deshalb nicht immer alle Interessenten. Eine Veröffentlichung am Ort der Unterlagen erreicht auch Unternehmen, die sich nicht registriert haben.
Ablage. Frage, Antwort, Freigabe und Versand kommen in die Vergabeakte. § 8 Abs. 1 VgV nennt als Beispiel ausdrücklich die „Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen“. Die gesammelten Antworten ergeben den Fragen- und Antwortenkatalog.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE kommen Bieterfragen im Nachrichtenfach der Akte an. Bieterfragen-Bob entwirft technische Antwortbausteine, die Vergabestelle gibt frei und beantwortet rechtliche Fragen selbst. Die Antwort kann an alle Unternehmen gleichzeitig gehen.
Häufige Fragen
Wie schnell muss eine Antwort kommen?
§ 20 Abs. 3 VgV verknüpft rechtzeitig angeforderte zusätzliche Informationen mit der Angebotsfrist. Liegen sie nicht spätestens sechs Tage vor deren Ablauf vor, ist die Frist zu verlängern. Mehr dazu unter Bieterfragen und Fristen.
Was tun, wenn eine Frage einen Fehler in den Unterlagen zeigt?
Dann kann eine Korrektur der Unterlagen nötig werden. Die Antwort nennt die Änderung, die neue Fassung steht allen Unternehmen bereit. Ob die Änderung wesentlich ist und die Frist verlängert wird, beurteilt die Vergabestelle (§ 20 Abs. 3 VgV, § 13 Abs. 4 UVgO).
Kann eine KI Antworten auf Bieterfragen schreiben?
Eine KI kann technische Antwortbausteine entwerfen, etwa auf Grundlage von Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Die Antwort gibt die Vergabestelle frei. Rechtliche Fragen beantwortet sie selbst, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Wer sieht die Antwort?
Alle Unternehmen im Verfahren oder alle, die die Unterlagen abrufen. Die Frage erscheint ohne den Namen des fragenden Unternehmens.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.