Was Bieterfragen sind
Bieterfragen sind Fragen von Unternehmen zu den Vergabeunterlagen, die während eines laufenden Verfahrens eingehen. Der Begriff selbst steht nicht in den Vergabeordnungen. VgV und UVgO sprechen von zusätzlichen Informationen (§ 20 Abs. 3 VgV, § 13 Abs. 4 UVgO). In der VOB/A heißt es für Bauleistungen „Auskünfte über die Vergabeunterlagen“.
Anlässe sind zum Beispiel: Eine Menge ist unklar. Eine Position im Leistungsverzeichnis passt nicht zur Leistungsbeschreibung. Ein Formular fehlt. Eine technische Schnittstelle ist nicht beschrieben.
Gleichbehandlung: Antwort an alle
Der Grundsatz steht in § 97 Abs. 2 GWB: „Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln“. Für Vergaben nach UVgO enthält § 2 Abs. 2 UVgO denselben Satz.
Praktisch heißt das: Eine Antwort, die für das Angebot von Bedeutung ist, stellt die Vergabestelle allen Unternehmen zur Verfügung, nicht nur dem fragenden. So kalkulieren alle auf derselben Grundlage. Für Bauleistungen steht das ausdrücklich im Normtext. Auskünfte sind „allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen“ (§ 12a EU Abs. 3 VOB/A, ähnlich § 12a Abs. 4 VOB/A).
Zeitpunkt der Antwort und Fristen
Die VgV verknüpft Auskünfte mit der Angebotsfrist. Nach § 20 Abs. 3 VgV sind die Angebotsfristen zu verlängern, „wenn zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung durch ein Unternehmen nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden“. In Fällen hinreichend begründeter Dringlichkeit nennt die Vorschrift vier Tage.
§ 13 Abs. 4 UVgO nennt keine Zahl von Tagen. Dort sind die Fristen „soweit erforderlich, angemessen zu verlängern“, wenn „zusätzliche wesentliche Informationen vom Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden“. Einzelheiten stehen auf der Seite Bieterfragen und Fristen. Wie lang eine Frist ist, legt die Vergabestelle fest.
Technische und rechtliche Fragen
Ein Teil der Fragen ist technisch oder fachlich. Wie viele Arbeitsplätze sind angeschlossen? Welches Datenformat hat der Export des Altsystems? Gilt die Menge in Position 3.2 je Jahr oder für die gesamte Laufzeit? Solche Antworten kann der Fachbereich vorbereiten.
Andere Fragen betreffen die rechtliche Gestaltung des Verfahrens, etwa Eignungsnachweise, Zuschlagskriterien, Bietergemeinschaften oder Vertragsbedingungen. Diese Fragen beantwortet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei. Eine klare Trennung sorgt dafür, dass jede Frage bei der Stelle landet, die sie beantworten kann. Wie das im Ablauf aussieht, zeigt die Seite Bieterfragen beantworten.
Wenn Sie als Unternehmen fragen
Fragen gehen an die Stelle und auf dem Weg, den die Vergabeunterlagen nennen. Für die Kommunikation verwenden Auftraggeber und Unternehmen nach § 9 Abs. 1 VgV und § 7 Abs. 1 UVgO grundsätzlich elektronische Mittel.
Hilfreich sind Fragen, die die Fundstelle nennen, also Dokument, Kapitel und Position. Je früher eine Frage eingeht, desto mehr Zeit bleibt für die Antwort. Weitere Hinweise für Unternehmen stehen unter Wissen für Bieter.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
In Digitale-Vergabe.DE kommen Bieterfragen im Nachrichtenfach der Akte an. Bieterfragen-Bob entwirft technische Antwortbausteine, rechtliche Fragen beantwortet die Vergabestelle. Antworten können an alle Unternehmen gleichzeitig gehen.
Häufige Fragen
Erfahren andere Unternehmen, wer gefragt hat?
Das hängt davon ab, wie die Vergabestelle die Antworten veröffentlicht. Ein Fragen- und Antwortenkatalog gibt die Frage ohne Absender wieder. Für Bauleistungen heißt es in § 12a EU Abs. 2 VOB/A: „Die Namen der Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, sind geheim zu halten.“
Was passiert, wenn eine Antwort die Vergabeunterlagen ändert?
Nach § 20 Abs. 3 VgV sind die Angebotsfristen zu verlängern, „wenn der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt“. § 13 Abs. 4 UVgO enthält eine entsprechende Regel. Ob eine Änderung wesentlich ist, beurteilt die Vergabestelle.
Kann ich eine Frage telefonisch stellen?
Nach § 7 Abs. 2 UVgO kann Kommunikation mündlich erfolgen, „wenn sie nicht die Vergabeunterlagen, die Teilnahmeanträge oder die Angebote betrifft“ und ausreichend dokumentiert wird. § 9 Abs. 2 VgV enthält eine entsprechende Regel. Den Weg für Fragen nennt die Vergabestelle in ihren Unterlagen.
Wer beantwortet technische Fragen?
Technische und fachliche Antworten kann der Fachbereich vorbereiten. Die Vergabestelle gibt sie frei und stellt sie bereit. Rechtliche Fragen beantwortet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.