Das Bieterportal: Unterlagen, Fragen und Angebot im Browser

Unterlagen ohne Anmeldung

Zu jedem Verfahren gibt es eine öffentliche Seite mit den Vergabeunterlagen. Den Link nennt zum Beispiel die Bekanntmachung. Dort laden Unternehmen die Unterlagen ohne Anmeldung herunter, einzeln oder alle zusammen als ZIP-Paket. Angezeigt wird der Stand, den die Vergabestelle freigegeben hat.

Vor dem ersten Download kann ein Schutz vor automatischem Abruf erscheinen. Unternehmen wählen dann, ob sie Google reCAPTCHA zulassen oder ohne Google weitermachen. Ohne Google löst der Browser selbst eine kurze Rechenaufgabe. Beide Wege führen zu denselben Unterlagen.

Der persönliche Zugang

Wer eingeladen ist oder sich auf der Seite des Verfahrens registriert, bekommt einen persönlichen Link per E-Mail. Der Link allein zeigt nichts. Beim ersten Aufruf klickt das Unternehmen auf „Code senden“ und trägt den sechsstelligen Code ein, der an die hinterlegte Adresse geht. Danach bleibt der Zugang auf diesem Gerät zwölf Stunden offen.

Je Unternehmen können mehrere Ansprechpersonen mitwirken, jede mit eigenem Zugang. Bei offenen Verfahren gibt es zusätzlich ein Bieterkonto mit Suchagent für neue Ausschreibungen.

Unter „Vergabeunterlagen“ sieht das Unternehmen zu jeder Datei, ob es sie schon geladen hat oder ob es seit dem Abruf eine neue Fassung gibt. Die Sprache der Seite lässt sich umstellen. Maßgeblich bleibt die deutsche Fassung.

Fragen stellen

Fragen zu den Unterlagen schreibt das Unternehmen in ein Feld und sendet sie ab. Hat die Vergabestelle eine Frist für Fragen genannt, steht sie über dem Feld. Jedes Unternehmen sieht nur seine eigenen Fragen und die Antworten darauf. Auskünfte an alle Beteiligten erscheinen unter „Nachrichten“ und auf Wunsch der Vergabestelle auch auf der Seite mit den Unterlagen, ohne die Fragen.

Auf der Seite der Vergabestelle landen neue Fragen im Vorgang des Verfahrens. Einen technischen Antwortentwurf erstellt Bieterfragen-Bob erst auf Klick. An die Unternehmen geht nur, was die Vergabestelle selbst speichert und versendet.

Angebot abgeben

1. Das Unternehmen füllt das Abgabeformular aus, wenn die Vergabestelle eines angelegt hat, etwa für Preise oder Mengen.
2. Es zieht seine Dateien in das Feld oder wählt sie aus. Erlaubte Formate, Zahl und Größe stehen dabei.
3. Es klickt auf „Angebot abgeben“. Fehlt eine Pflichtangabe, nennt die Seite sie vorher.

Nach dem Absenden liegen die Dateien verschlüsselt. Geöffnet werden sie erst nach Ablauf der Angebotsfrist. Vorher sieht sie niemand, auch nicht die Vergabestelle.

Die Bestätigung

Die Seite zeigt „Eingang bestätigt“ mit Zeitpunkt, Zugangscode und der Prüfsumme jeder Datei. Den Zeitpunkt setzt der Server, nicht der Browser des Unternehmens. Solange die Frist läuft, kann das Unternehmen sein Angebot ersetzen oder zurücknehmen. Das frühere bleibt mit seinem Zeitpunkt stehen und gilt als ersetzt.

Ob ein Angebot inhaltlich den Anforderungen des Verfahrens entspricht, prüft die Seite nicht. Das ist Sache der Vergabestelle.

Wo das Verfahren steht

Oben im Bieterportal zeigt eine Leiste die aktuelle Station: Fragen und Angebote, Öffnung, Prüfung, Entscheidung oder Abschluss. Sie ergibt sich aus dem Stand der Akte. Hat die Vergabestelle das Verfahren aufgehoben, steht das statt der Leiste da.

Fundstellen und Quellen

1. Sicherheit, Hosting und KI: Anmeldung, Angebotseingang
2. Funktionen: Bieter und Angebote
3. Barrierefreiheit: Selbsttests der Seiten für Unternehmen

Alle Quellen aufgerufen und gegengelesen am 29.10.2026.