Die elektronische Vergabeakte: ein Verfahren, eine Akte

Was in der Akte liegt

Jedes Verfahren hat eine Akte mit Aktenzeichen und Stand. Dazu gehören die Unterlagen in festen Ordnern, die Angebote, die Kommunikation mit den Unternehmen, eigene Einträge wie Aktennotizen und ein Protokoll. Das Protokoll schreibt die Anwendung selbst mit: wer was wann getan hat, in ganzen Sätzen und mit Filter nach Person und Zeitraum.

Welche Dokumenttypen in Akten Ihres Hauses vorhanden sein sollen, legt die Leitung in den Einstellungen fest. Vorbelegt ist dabei nichts.

Schritte je Verfahrensart

Links in der Akte stehen die Schritte des Verfahrens, geordnet nach Phasen. Welche Schritte erscheinen, hängt von der Verfahrensart ab, die Ihre Vergabestelle in den Verfahrensangaben eingetragen hat. Ein offenes Verfahren hat andere Schritte als eine Verhandlungsvergabe oder ein Direktauftrag. Die Anwendung schlägt keine Verfahrensart vor.

Viele Schritte erkennt die Akte selbst als erledigt, etwa wenn die Unterlagen vorliegen oder ein Termin eingetragen ist. Oben steht, was als Nächstes ansteht. Jeden Schritt können Sie trotzdem jederzeit öffnen. Haken Sie einen Schritt ab, zu dem noch nichts vorliegt, fragt die Akte nach einer kurzen Begründung. Sie steht danach im Protokoll.

Termine

Im Schritt Termine tragen Sie Bekanntmachung, Fragenfrist, Angebotsfrist, Bindefrist und geplanten Zuschlag ein. Stehen zwei Termine in einer Reihenfolge, die nicht aufgeht, zeigt die Akte einen Hinweis. Sie vergleicht dabei nur die Daten und bewertet keine Frist.

Auf Wunsch öffnet sich ein Rechner als Fenster über der Akte. Er zeigt die Terminkette nach den Mindestfristen der Verordnungen, mit Feiertagen und mit der Fundstelle zu jeder Zahl. In die Akte geht nur, was Sie in der Vorschau auswählen. Die Festlegung der Fristen liegt bei Ihrer Vergabestelle.

Bekanntmachung

Aus den Angaben der Akte entsteht die Bekanntmachung im Format eForms-DE. Vor dem Erzeugen prüft die Anwendung die Datei technisch mit den Regeln der KoSIT, die auch der Datenservice Öffentlicher Einkauf anwendet, und nennt fehlende Angaben. Gesendet wird nur auf Ihren Klick, vor einer echten Veröffentlichung bestätigen Sie mit einem Code per E-Mail. Mehr dazu in unserer eForms-Reihe.

Angebote bleiben verschlossen

Angebote werden beim Hochladen verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel je Angebot. Vor Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt der Server sie nicht, auch nicht für Ihr Haus. In der Liste steht jeder Eingang nur mit Zugangscode und Eingangszeit. Zu jeder Datei hält die Anwendung beim Eingang eine Prüfsumme fest und rechnet sie beim Öffnen neu.

Nach Ablauf der Frist öffnen Sie die Angebote im Schritt Angebote öffnen. Ist die Öffnung zu zweit eingestellt, bestätigt zuerst eine Person, eine zweite öffnet, auf Wunsch an einem anderen Gerät. Das Öffnungsprotokoll hält Zeitpunkt und Personen fest. Der Eingangszeitpunkt kommt vom Server, zusätzlich stempelt ein externer Dienst jeden Eingang nach RFC 3161. Ein qualifizierter Zeitstempel nach eIDAS ist das nicht.

Dokumentation und Abschluss

Der Schritt Dokumentation zeigt, welche Schritte offen sind. Darunter steht die Dokumentation des Verfahrens. Ihre Abschnitte füllen sich aus der Akte, so wie Ihre Vergabestelle die Angaben eingetragen hat. Wo nichts eingetragen ist, steht „noch keine Angabe“. Eigene Einträge wie Telefonate oder Bietergespräche halten Sie in Ihren Worten fest. Ein Eintrag lässt sich danach nicht ändern, eine Korrektur ist ein neuer Eintrag.

Nach dem Zuschlag führt eine Checkliste durch den Abschluss: Vorabinformation, Zuschlag, Unterrichtung, Vertrag, Bekanntmachung und Statistik, jeweils mit Stand. Welche Punkte in Ihrem Verfahren gelten, entscheidet Ihre Vergabestelle. Die abgeschlossene Akte ist schreibgeschützt. Die ganze Akte laden Sie als ZIP herunter, in festen Ordnern und mit einer Liste aller Dateien.

Zusammenarbeit im Haus

• Rollen und Gruppen bestimmen, wer welche Akten sieht, bearbeitet, freigibt oder Angebote öffnet.
• Externe Mitwirkende laden Sie je Akte als Gast ein.
• Eine Seite zeigt alles, was auf Ihre Freigabe wartet, eine zweite die Unterlagen aller Akten.
• Werkzeuge wie Markterkundung oder Fristenrechner öffnen sich als Fenster über der Akte und übernehmen ihre Angaben.

Fundstellen und Quellen

1. Sicherheit, Hosting und KI: Angebotseingang, Verschlüsselung, Protokoll
2. Funktionen: Verfahrensakte und Unterlagen
3. Vergabeverordnung (VgV) § 8: Dokumentation und Vergabevermerk
4. Bundesministerium für Wirtschaft: Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Alle Quellen aufgerufen und gegengelesen am 29.10.2026.