Medienbruchfrei vom Bedarf bis zum Vertrag
Ein Bedarf als Word-Datei, eine Kalkulation in Excel, Unterlagen auf einer Plattform, Fragen per E-Mail, der Vertrag im Ordner: In vielen Häusern wechselt eine Beschaffung mehrfach das Medium. Dieser Beitrag zeigt, wo die Brüche liegen, was das Recht zur elektronischen Vergabe vorgibt und wie ein durchgehender Ablauf aussieht.
Wo Medienbrüche entstehen
Ein Medienbruch ist jede Stelle, an der Informationen von einem System in ein anderes übertragen werden müssen, oft von Hand. Typische Stellen in der öffentlichen Beschaffung:
- Der Fachbereich meldet den Bedarf per E-Mail mit Anhang, die Vergabestelle tippt die Angaben ab.
- Die Leistungsbeschreibung entsteht in Word, das Leistungsverzeichnis in Excel, die Bekanntmachung in einem dritten System.
- Bieterfragen kommen per E-Mail, die Antworten gehen über die Plattform, die Dokumentation liegt im Ordner.
- Nach dem Zuschlag wird der Vertrag in eine Liste übertragen, Rechnungen kommen auf einem anderen Weg.
Jeder Bruch kostet Zeit, ist eine Fehlerquelle und macht die Dokumentation schwerer, weil Informationen an mehreren Orten liegen.
Was das Recht zur elektronischen Vergabe sagt
Für Verfahren oberhalb der Schwellenwerte ist die elektronische Vergabe der Regelfall. § 97 Abs. 5 GWB bestimmt, dass Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel verwenden. Die VgV konkretisiert das:
- § 9 VgV: Kommunikation grundsätzlich mit elektronischen Mitteln. Für den Zugang zur Bekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf keine Registrierung verlangt werden (Abs. 3).
- § 10 VgV: Der Auftraggeber legt das Sicherheitsniveau fest. Unter anderem darf kein vorfristiger Zugriff auf empfangene Daten möglich sein.
- § 11 VgV: Die elektronischen Mittel müssen allgemein verfügbar, nicht diskriminierend und barrierefrei sein und Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit der Daten gewährleisten.
- § 8 Abs. 1 VgV: Dokumentation von Beginn an fortlaufend in Textform.
Unterhalb der Schwellenwerte enthält die UVgO entsprechende Regeln, soweit sie für den Auftraggeber gilt. § 7 UVgO regelt die Kommunikation, § 38 Abs. 3 UVgO sieht seit dem 1. Januar 2020 grundsätzlich die elektronische Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten vor. Ausnahmen nennt § 38 Abs. 4 UVgO.
Auch die Rechnung ist elektronisch
Die Richtlinie 2014/55/EU regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Für den Bund verlangt die E-Rechnungsverordnung, dass Rechnungssteller Rechnungen grundsätzlich elektronisch ausstellen und übermitteln (§ 3 Abs. 1 ERechV), in der Regel im Standard XRechnung (§ 4 Abs. 1 ERechV). Nach § 4a EGovG sind elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Länder haben eigene Regeln für ihre Stellen.
Ein durchgehender Ablauf
Medienbruchfrei heißt nicht, dass alles in einem einzigen Bildschirm passiert. Es heißt, dass Angaben einmal erfasst werden und an der nächsten Station schon da sind. So sieht der Weg einer Beschaffung in Digitale-Vergabe.DE aus:
| Station | Was übernommen wird |
|---|---|
| Bedarfsmeldung | Fachbereich meldet über Formular oder Link, Genehmigung über die Freigabeketten des Hauses |
| Jahresplanung | genehmigte Bedarfe mit Wert und Quartal |
| Vergabeakte | Bezeichnung, Beschreibung und Wert aus der Meldung |
| Markterkundung und Unterlagen | Antworten der Bedarfsklärung für die Entwürfe, Unterlagen im Editor der Akte |
| Bekanntmachung | Angaben der Akte im Format eForms-DE, technisch geprüft vor dem Senden |
| Bieterportal | Unterlagen, Fragen und verschlüsselte Angebote, alles in der Akte |
| Vertrag | Auftragnehmer, Summe und Beginn aus dem Verfahren |
| Bestellung und Rechnung | Abrufe aus dem Rahmen, E-Rechnung über die Vertragsnummer am Vertrag |
| Folgeverfahren | aus dem auslaufenden Vertrag, mit Auswahl, was übernommen wird |
Anschluss an die Systeme im Haus
Ganz ohne andere Systeme kommt kaum ein Haus aus. Wichtig sind deshalb Übergänge, die ohne Abtippen funktionieren:
- Anmeldung über den Verzeichnisdienst des Hauses mit Single Sign-on.
- Versand aus dem eigenen Postfach des Hauses.
- Aktenexport für das Dokumentenmanagement, mit Prüfsummen und Ständen.
- Lese-Schnittstelle und Webhooks für eigene Auswertungen und Benachrichtigungen.
- Übergabe an die Buchhaltung als Buchungsliste im CSV- oder DATEV-Format.
Kurz gesagt: Ein Verfahren, eine Akte. Vom Bedarf über die Bekanntmachung bis zum Vertrag und zur Rechnung bleiben die Angaben an einem Ort. Wie die einzelnen Bereiche arbeiten, steht in unseren Beiträgen zur Akte, zum Bedarf, zum Bieterportal, zu Verträgen und zum Bestellwesen.
Fundstellen und Quellen
- § 97 GWB, Grundsätze der Vergabe (Abs. 5: elektronische Mittel)
- § 9 VgV, Grundsätze der Kommunikation
- § 10 VgV, Anforderungen an die verwendeten elektronischen Mittel
- § 11 VgV, Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel
- § 8 VgV, Dokumentation und Vergabevermerk
- §§ 7 und 38 UVgO, BAnz AT 07.02.2017 B1
- Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, EUR-Lex
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV)
- § 4a EGovG, Elektronischer Rechnungsempfang
- KoSIT: XRechnung
Alle Fundstellen am Normtext bzw. an der amtlichen Seite gegengelesen am 29.10.2026.
Dieser Beitrag erklärt Regeln allgemein, Stand 29.10.2026. Ob und wie eine Regel in Ihrem Verfahren gilt, entscheidet Ihre Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.