Verträge im Blick: Laufzeit, Optionen, Kündigungsfrist
Nach dem Zuschlag legen Sie den Vertrag in der Akte an. Laufzeit, Optionen und Kündigungsfrist stehen danach im Vertragsmanagement, die Glocke erinnert rechtzeitig, und aus einem auslaufenden Vertrag wird ein Folgeverfahren.
Der Vertrag entsteht in der Akte
Im Schritt Vertrag der Akte legen Sie nach dem Zuschlag den Vertrag an. Bezeichnung, Auftragnehmer, Auftragssumme und Beginn sind aus dem Verfahren vorbelegt, soweit sie dort stehen. Sie ergänzen Beginn, Ende und den Tag, bis zu dem spätestens gekündigt werden muss. Weitere Verträge, etwa je Los, kommen dazu.
Auf Wunsch liest die Akte Angaben aus der Vertragsurkunde, der Auftragsbestätigung oder einem Diktat, und zwar nur in leere Felder. Termine rechnet sie dabei nicht aus. Jeder Wert bleibt ein Vorschlag, bis Sie ihn übernehmen oder verwerfen.
Optionen und Kündigungsfrist
Jede Option tragen Sie mit „Entscheidung bis“ und „Verlängert bis“ ein. Später setzen Sie ihren Stand auf gezogen oder nicht gezogen. Als Termin zählen nur offene Optionen.
Die Akte rechnet nur mit Ihren Angaben. Heißt eine offene Option zum Beispiel „automatische Verlängerung um 12 Monate“ und ist die Kündigungsfrist verstrichen, schiebt sie Kündigungsfrist und Vertragsende um diese Monate weiter und nennt das in einem Satz an der Karte. Ob eine Kündigung wirksam ist, beurteilt die Anwendung nicht.
Erinnerungen
Wie viele Monate vorher Sie erinnert werden, wählen Sie selbst, für alle Verträge oder je Vertrag, per Glocke oder E-Mail. Im Vertragsmanagement ist der nächste Termin grau, solange er vor der Hinweisfrist liegt, orange innerhalb der Frist und rot am Tag selbst oder danach.
Rahmen und Abrufe
Bei einem Rahmenvertrag tragen Sie den Höchstwert ein. Abrufe, Abnahmen oder Leistungsstörungen halten Sie unter dem Vertrag fest. Mehrere Verträge eines Verfahrens fassen Sie unter einem gemeinsamen Höchstwert zusammen, auf Wunsch mit Meldeschwellen in Prozent, die Ihr Haus selbst einträgt. An jeder Schwelle kommt eine Meldung in die Glocke. Abrufberichte des Lieferanten laden Sie als CSV oder Excel hoch und sehen jede Zeile, bevor Sie sie übernehmen.
Nachträge im Vieraugenprinzip
Änderungen beantragen Sie als Nachtrag. Eine andere Person mit Schreibrecht im Verfahren genehmigt oder lehnt ab. Die Änderungsakte zählt die genehmigten Wertänderungen in Euro und in Prozent der Auftragssumme zusammen. Ob eine Änderung ohne neues Vergabeverfahren zulässig ist, prüft Ihre Vergabestelle. Die Anwendung hält sie nur fest.
Alle Verträge auf einer Seite
Das Vertragsmanagement zeigt die Verträge aller Verfahren, an denen Sie mitwirken, sortiert nach dem nächsten Termin. Filter zeigen laufende Verträge, Verträge mit Handlungsbedarf und Verträge ohne Folgeverfahren. Die Details nennen Laufzeit, Auftragssumme, Rechnungen, Erinnerungen und die Verfahrenskette aus Vorgänger und Nachfolger.
Mit „Folgeverfahren anlegen“ entsteht aus einem Vertrag ein neues Verfahren, und Sie wählen, was es übernimmt. Laufende Verträge ohne Vergabe in der Anwendung erfassen Sie als Bestandsvertrag. Rechnungen ordnen sich über die Vertragsnummer zu, mehr dazu im Beitrag zu Bestellwesen und E-Rechnung.
Kurz gesagt: Die Anwendung merkt sich Termine und rechnet mit Ihren Angaben. Was rechtlich aus einem Termin folgt, entscheidet Ihre Vergabestelle.
Fundstellen und Quellen
- Funktionen: Verträge
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 132: Änderung von Verträgen
- Vergabeverordnung (VgV) § 21: Rahmenvereinbarungen
Alle Quellen aufgerufen und gegengelesen am 29.10.2026.
Dieser Beitrag beschreibt die Bedienung von Digitale-Vergabe.DE, Stand 29.10.2026. Ob eine Kündigung wirksam ist, eine Option gezogen wird oder eine Änderung ohne neues Vergabeverfahren möglich ist, entscheidet Ihre Vergabestelle.