Nach dem Zuschlag einkaufen: Bestellungen, Rechnungen, Budget

Mit dem Zuschlag beginnt der Einkauf: Abrufe aus Rahmenverträgen, Bestellungen, Wareneingang und Rechnungen. Digitale-Vergabe.DE führt diese Schritte in derselben Anwendung wie die Vergabe, mit Freigaben nach den Regeln Ihres Hauses.

Stand: 29.10.2026Redaktion Digitale-Vergabe.DE3 Min. Lesezeit

Vom Warenkorb zur Bestellung

Im Katalog suchen Sie Artikel aus den Katalogen Ihres Hauses und legen sie in den Warenkorb. Was in keinem Katalog steht, erfassen Sie als freie Position. Aus dem Warenkorb wird eine Bestellanforderung. Mindestens eine Angabe zur Kontierung ist nötig, etwa eine Kostenstelle oder Haushaltsstelle.

Hat die Leitung eine Freigabekette für Bestellanforderungen gewählt, entscheiden deren Stufen mit Genehmigen, Ablehnen oder Rückfrage. Wer eine Anforderung gestellt hat, genehmigt sie nicht selbst. Ist sie freigegeben, entstehen die Bestellungen, je Lieferant eine.

Bestellungen verfolgen

Eine Bestellung geht zum Beispiel als E-Mail mit Link ins Bestellportal an den Lieferanten. Dort bestätigt er den Auftrag, meldet einen neuen Liefertermin oder reicht seine Rechnung ein. Wareneingang, Leistungsbestätigung, Reklamation oder Retoure halten Sie je Position fest. Ein Filter zeigt Bestellungen, deren Liefertermin verstrichen ist.

Kommt eine Bestellung aus dem Katalog eines Rahmenvertrags, bucht die Anwendung sie beim Versand als Abruf im Vertrag. So sehen Sie am Vertrag, wie viel vom Rahmen schon abgerufen ist.

Budget je Kostenstelle

Leitung und Kasse legen Budgets je Haushaltsjahr für eine Kostenstelle oder Haushaltsstelle an. Die Tabelle zeigt netto, was gebunden, verbraucht und noch verfügbar ist. Eine Anforderung zeigt schon vor dem Einreichen, wie sie das Budget verändert. Erreicht ein Budget die Warnschwelle, die Ihr Haus eingetragen hat, meldet die Glocke das der verantwortlichen Person. Ist eine Sperre gesetzt, lässt sich eine Anforderung über dem Budget nicht einreichen.

Rechnungen elektronisch annehmen

Im Eingangsbuch erfassen Kasse und Einkauf Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD oder Factur-X, PEPPOL BIS oder PDF. Eine E-Rechnung prüft die Anwendung technisch nach den Regeln der E-Rechnung. Bei einer PDF ohne strukturierte Daten tragen Sie die Angaben von Hand ein. Ist eine Rechnung schon eingegangen, fragt die Seite nach.

Steht eine Bestellnummer in der Rechnung, legt der Abgleich bestellt, geliefert und berechnet nebeneinander und zeigt, ob die Differenz in der Toleranz Ihres Hauses liegt. Über die Vertragsnummer der E-Rechnung kommt die Rechnung an ihren Vertrag.

Dann zeichnet zuerst die bestellende Person sachlich richtig, danach gibt die Kasse rechnerisch richtig zur Zahlung frei. Gilt in Ihrem Haus das Vieraugenprinzip, zeichnen zwei verschiedene Personen. Zurückweisen verlangt einen Grund.

Zahlung und Übergabe an die Buchhaltung

Aus freigegebenen Rechnungen stellt die Kasse einen Zahlungsvorschlag zusammen und erzeugt die SEPA-Datei für das Banking. Kontoauszüge im Format camt.053 oder camt.054 liest die Anwendung ein und ordnet die Zahlungen den Rechnungen zu. An die Finanzbuchhaltung geht jede Rechnung einmal als Buchungsliste im CSV- oder DATEV-Format.

Auswertung ohne Empfehlung

Die Auswertung zählt und summiert Bestellungen und Rechnungen, etwa je Lieferant, Kostenstelle oder Zeitraum. Einen Lieferanten empfiehlt sie nicht.

Wer darf was: Katalog, Warenkorb und Anforderungen nutzt jede Person des Hauses. Die Gruppe Einkauf pflegt Kataloge und sieht alle Bestellungen. Die Gruppe Kasse zeichnet rechnerisch richtig, zahlt und übergibt an die Buchhaltung. Die Zuordnung legt die Leitung fest.

Fundstellen und Quellen

Alle Fundstellen am Normtext bzw. an der amtlichen Seite gegengelesen am 29.10.2026.

Dieser Beitrag beschreibt die Bedienung von Digitale-Vergabe.DE, Stand 29.10.2026. Ob Ihr Haus eine Rechnung annimmt und bezahlt, entscheiden Sie.