Bedarf aus dem Fachbereich: melden, prüfen, planen

Der Bedarf als Meldung

Eine Bedarfsmeldung hat drei Abschnitte: was gebraucht wird und wofür, wer zuständig ist und bis wann, sowie Budget und Haushalt. Zum Einreichen braucht es fünf Angaben: Was wird gebraucht, wofür, welcher Fachbereich, gebraucht bis und geschätzter Wert netto. Als Entwurf speichern geht jederzeit, auch unvollständig. Angebote, Listen oder Fotos hängen Sie als Anlage an.

Nach dem Einreichen ist der Antrag schreibgeschützt. Eine Änderung läuft über „Änderung anfragen“, die Meldung geht dann mit Ihrem Grund zurück in den Entwurf.

Melden ohne Vergabeakte

Fachbereiche brauchen keinen vollen Zugang. Es gibt zwei Wege:

• Zugang nur für Bedarfsmeldungen: Die Person sieht ihre eigenen Meldungen und deren Stand, aber keine Vergabeakten.
• Link für Fachbereiche: Wer das Haus verwaltet, schaltet einen Link frei. Darüber melden Kolleginnen und Kollegen einen Bedarf mit ihrer dienstlichen Adresse und einem Code per E-Mail. Zugelassen sind nur die Domains Ihres Hauses. Mehrere Bedarfe lassen sich über eine Excel-Vorlage auf einmal melden. Ein neuer Link macht den alten sofort ungültig.

Prüfung und Genehmigung

Jede Meldung durchläuft vier Schritte: Antrag, Prüfung, Genehmigung und Abschluss. In der Prüfung hält die Vergabestelle fest, ob der Bedarf besteht und ob die Finanzierung gesichert ist. Die Stufen der Genehmigung kommen aus den Freigabeketten, die Ihr Haus selbst festlegt. Bei einer Ablehnung ist eine Bemerkung Pflicht. Wer eine Meldung angelegt hat, genehmigt sie nicht selbst.

Wer welchen Schritt machen darf, hängt von den Gruppen im Haus ab. Fehlt einer Person das Recht, nennt der Schritt die Regel. Unter „Verlauf“ steht, wer was wann getan hat. Einträge kommen nur dazu, keiner wird geändert.

Der Jahresplan

Im Reiter Jahresplanung stehen eingereichte Bedarfe ohne Quartal zuerst in einem Eingangskorb. Mit „Einplanen“ wählen Sie ein Quartal, der Bedarf steht dann im Jahresplan. Der Plan zeigt vier Quartale und eine Spalte ohne Quartal, jede mit ihrer Summe. Oben stehen das geschätzte Volumen, die Zahl der eingeplanten Bedarfe und die Zahl der Verfahren. Alle Werte sind Schätzwerte, netto.

Geplant werden hier Zeitpunkt und Wert. Verfahrensart, Lose und Fristen legt die Vergabestelle erst im Verfahren fest. Die Seite schlägt dazu nichts vor.

Endet ein laufender Vertrag bald, kann ein Eintrag mit dem Hinweis „aus einem auslaufenden Vertrag“ im Eingangskorb erscheinen. Ob das geschieht und wie viele Monate vorher, legt Ihr Haus fest.

Vom Bedarf zur Akte

Im Abschluss einer Meldung wählt die Vergabestelle das weitere Vorgehen, etwa ein Vergabeverfahren oder einen Direktauftrag. Mit „Abschließen und Vergabeakte anlegen“ entsteht die Akte. Sie übernimmt Bezeichnung, Beschreibung und Wert aus der Meldung. Die Verfahrensart wählen Sie danach in der Akte.

In der Akte selbst hilft die Bedarfsklärung weiter: ein Fragenkatalog in zehn Blöcken, von der Ausgangslage bis zu den Beteiligten. Bei vielen Fragen holt „Vorschlag holen“ einen Entwurf der KI. Was die KI nicht wissen kann, steht dort unter „Das müssen Sie selbst wissen“. Bei Angaben, die Ihre Vergabestelle selbst trifft, etwa zu Auftragswert, Losen oder Vertragsart, gibt es keinen Vorschlag. Aus den Antworten entsteht auf Wunsch eine Bedarfsermittlung als PDF, die im Haus bleibt.

Fundstellen und Quellen

1. Funktionen: Planung und Bedarf
2. Vergabeverordnung (VgV) § 3: Schätzung des Auftragswerts
3. Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) § 1: Anwendungsbereich und Grundsatz
4. Beschaffungsamt des Bundes (BeschA)

Alle Quellen aufgerufen und gegengelesen am 29.10.2026.