eForms Reihe: eForms, Teil 1
eForms Teil 1: Grundlagen für Vergabestellen
Seit dem 25. Oktober 2023 erscheinen EU-weite Bekanntmachungen im Format eForms. In Deutschland gilt dafür der Standard eForms-DE, und der Weg zur EU führt über den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Was dahintersteckt, erklärt der erste Teil unserer Reihe.
Was eForms sind
eForms sind die Standardformulare der EU für Bekanntmachungen im öffentlichen Auftragswesen. Rechtsgrundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. Anders als die früheren Formulare sind eForms vor allem ein Datenformat: Jede Angabe steht in einem genau beschriebenen Feld. Der Anhang der Verordnung sagt es so: Die Standardformulare enthalten Felder, und ein Standardformular, dessen Felder die zweckdienlichen Angaben enthalten, gilt als Bekanntmachung.
Technisch werden Bekanntmachungen als XML-Datei übermittelt. Dadurch lassen sie sich maschinell prüfen, durchsuchen und auswerten, etwa für Statistiken.
Seit wann sie gelten
Die Verordnung hat die früheren Standardformulare der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 mit Wirkung vom 25. Oktober 2023 aufgehoben (Art. 3). Seitdem gilt eForms für Bekanntmachungen, die im Supplement zum Amtsblatt der EU erscheinen, also bei Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte. Die Verordnung wurde seitdem mehrfach angepasst, etwa durch die Durchführungsverordnungen (EU) 2022/2303 und 2023/2884.
Sechs Formulare, viele Bekanntmachungsarten
Der Anhang der Verordnung kennt sechs Formulare:
- Planung, etwa Vorinformationen
- Wettbewerb, also Auftragsbekanntmachungen
- Voranmeldung einer freihändigen Vergabe, etwa die freiwillige Ex-ante-Transparenz
- Ergebnis, also Vergabebekanntmachungen
- Auftragsänderung
- Änderung einer bereits veröffentlichten Bekanntmachung
Daraus ergeben sich die einzelnen Bekanntmachungsarten, je nach Richtlinie und Zweck. Tabelle 1 des Anhangs führt sie in 40 Spalten auf. Welche Felder je Bekanntmachungsart vorgesehen sind, steht in Tabelle 2. Mehr dazu in Teil 2.
eForms-DE: die deutsche Ausprägung
Die EU lässt den Mitgliedstaaten Spielraum, etwa welche freiwilligen Felder genutzt werden und welche nationalen Angaben dazukommen. In Deutschland legt das § 10a VgV fest: Für Bekanntmachungen ist der Datenaustauschstandard eForms in der jeweils geltenden Fassung zu verwenden. Festgelegt wird er vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und im Bundesanzeiger bekannt gemacht.
Die Spezifikation heißt eForms-DE und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. Sie umfasst neben den Feldern auch Prüfregeln und Codelisten. Die aktuelle Fassung ist eForms-DE 2.2.0 vom 14.09.2026, siehe Teil 4.
Der Weg zur Veröffentlichung
- Die Vergabestelle erstellt die Bekanntmachung im Format eForms-DE, meist mit einer Vergabesoftware.
- Sie übermittelt sie elektronisch an den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Er ist nach § 114 Abs. 3 GWB beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern eingerichtet.
- Der Datenservice gibt EU-weite Bekanntmachungen an das Amt für Veröffentlichungen der EU weiter. Dort erscheinen sie in der Datenbank TED (§ 10a Abs. 5 VgV).
- Zusätzlich werden die Bekanntmachungen über den Bekanntmachungsservice des Datenservice veröffentlicht.
So arbeitet Digitale-Vergabe.DE
Die Bekanntmachung entsteht aus den Angaben der Akte. Vor dem Erzeugen prüft die Anwendung die Datei technisch mit den Prüfregeln der KoSIT, die auch der Datenservice anwendet, und nennt fehlende Angaben als Liste. Übermittelt wird nur auf Ihren Klick, vor einer echten Veröffentlichung bestätigen Sie mit einem Code per E-Mail. Stand und TED-Nummer stehen danach in der Akte. Was und wann Sie bekannt machen, entscheidet Ihre Vergabestelle.
Fundstellen und Quellen
- Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 (eForms), EUR-Lex
- § 10a VgV, Bekanntmachungen und eForms
- § 114 GWB, Datenservice Öffentlicher Einkauf
- KoSIT: eForms-DE
- Amt für Veröffentlichungen der EU: eForms-Dokumentation
Alle Fundstellen am Normtext bzw. an der amtlichen Seite gegengelesen am 29.10.2026.
Dieser Beitrag erklärt Regeln allgemein, Stand 29.10.2026. Ob und wie eine Regel in Ihrem Verfahren gilt, entscheidet Ihre Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.
Häufige Fragen
Seit wann gelten eForms?
Die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 hat die früheren Standardformulare der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 mit Wirkung vom 25. Oktober 2023 aufgehoben. Seitdem sind EU-weite Bekanntmachungen im Format eForms zu übermitteln.
Wer legt fest, welche Fassung von eForms-DE gilt?
Nach § 10a Abs. 2 VgV legt das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung den Datenaustauschstandard eForms im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie fest und macht ihn im Bundesanzeiger bekannt.