1. Unterlagen abrufen
Den Link zur Seite des Verfahrens finden Sie zum Beispiel in der Bekanntmachung. Dort laden Sie die Vergabeunterlagen ohne Anmeldung herunter, jede Datei mit „Herunterladen“ oder alle zusammen als ZIP-Paket. Angezeigt wird der Stand, den die Vergabestelle freigegeben hat. Für den Zugang zu den Vergabeunterlagen darf keine Registrierung verlangt werden (§ 9 Abs. 3 VgV, § 7 Abs. 3 UVgO).
Vor dem ersten Download kann der Kasten „Schutz vor automatischem Abruf“ erscheinen. Wählen Sie „Google reCAPTCHA zulassen“ oder „Ohne Google weiter“. Beide Wege führen zu denselben Unterlagen.
2. Persönlichen Zugang bestätigen
Hat die Vergabestelle Sie eingeladen oder haben Sie sich auf der Seite des Verfahrens registriert, bekommen Sie einen persönlichen Link per E-Mail. Beim ersten Aufruf öffnet sich das Fenster „Zugang bestätigen“:
- Klicken Sie auf „Code senden“. Der Code geht an die E-Mail-Adresse, für die der Link ausgestellt ist.
- Tragen Sie die sechs Ziffern ein und klicken Sie auf „Bestätigen“.
- Kommt keine Mail an, sehen Sie im Spam-Ordner nach oder fordern Sie mit „Neuen Code senden“ einen neuen Code an.
Nach der Bestätigung bleibt der Zugang auf diesem Gerät 12 Stunden offen. Bitte geben Sie den Link nicht weiter.
3. Fragen stellen
Im Kasten „Frage zu den Unterlagen“ schreiben Sie Ihre Frage in das Feld „Ihre Frage“ und klicken auf „Frage senden“. Beziehen Sie sich möglichst auf Nummer und Seite der Unterlage. Hat die Vergabestelle eine Frist für Fragen genannt, steht sie über dem Fragefeld.
Bis zur Antwort steht bei Ihrer Frage „Noch nicht beantwortet.“ Sie sehen nur Ihre eigenen Fragen. Nachrichten der Vergabestelle an Ihr Unternehmen oder an alle Beteiligten stehen unter „Nachrichten“.
4. Angebot abgeben
- Füllen Sie im Kasten „Angebot einreichen“ das Formular aus, wenn die Vergabestelle eines angelegt hat.
- Ziehen Sie Ihre Dateien auf „Dateien auswählen oder hierher ziehen“ oder klicken Sie darauf. Erlaubte Formate, Zahl und Größe stehen dabei.
- Klicken Sie auf „Angebot abgeben“.
Fehlt eine Pflichtangabe, nennt die Seite sie unter „So fehlt noch etwas“. Nach dem Absenden liegen die Dateien verschlüsselt. Geöffnet werden sie erst nach Ablauf der Angebotsfrist, vorher sieht sie niemand, auch nicht die Vergabestelle. § 54 VgV sieht vor, elektronisch übermittelte Angebote „verschlüsselt zu speichern“.
5. Rechtzeitig abgeben und Bestätigung sichern
Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem Ihre Abgabe vollständig eingegangen ist. Beginnen Sie mit dem Hochladen rechtzeitig vor Fristende. Danach zeigt die Seite „Eingang bestätigt“ mit Zeitpunkt, Zugangscode und der Prüfsumme jeder Datei. Bewahren Sie diese Bestätigung auf, zum Beispiel mit „Bestätigung kopieren“.
Solange die Frist läuft, geben Sie mit „Angebot ersetzen“ ein neues Angebot ab oder ziehen es mit „Angebot zurücknehmen“ zurück. Ist die Angebotsfrist abgelaufen, geht Abgeben und Fragen über die Seite nicht mehr. Die Leiste „Wo steht dieses Verfahren“ zeigt danach die aktuelle Station, etwa Öffnung oder Prüfung.
6. Hilfe bei Fragen und Störungen
Fragen zum Verfahren und zum Inhalt der Unterlagen beantwortet die Vergabestelle. Stellen Sie sie über Ihren Zugang. Funktioniert Ihr Link nicht mehr, wenden Sie sich ebenfalls an die Vergabestelle.
Technische Störungen des Bieterportals melden Sie an info@digitale-vergabe.de, telefonisch unter 06124 6059217 oder über das Kontaktformular. Formate, Größen, Verschlüsselung und Zeiterfassung stehen auf der Seite Technische Informationen für Unternehmen.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Das Bieterportal von Digitale-Vergabe.DE: Unterlagen ohne Anmeldung abrufen, Fragen stellen, Angebot im Browser abgeben. Für Bieter kostenlos.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Konto, um Unterlagen herunterzuladen?
Nein. Die Unterlagen laden Sie ohne Anmeldung von der Seite des Verfahrens. Den persönlichen Zugang brauchen Sie für Fragen und für die Abgabe.
Was mache ich, wenn kein Code ankommt?
Sehen Sie im Spam-Ordner nach und fordern Sie mit „Neuen Code senden“ einen neuen Code an. Der Code geht immer an die E-Mail-Adresse, für die der Link ausgestellt ist. Hilft das nicht, wenden Sie sich an die Vergabestelle.
Kann ich mein Angebot nach der Abgabe ändern?
Ja, bis zum Ende der Angebotsfrist mit „Angebot ersetzen“. Unter „Ihre bisherigen Abgaben“ steht jede Abgabe mit ihrem Stand, etwa „Verwahrt“ oder „Ersetzt“.
Kostet das Bieterportal etwas?
Nein. Für Bieter ist das Bieterportal von Digitale-Vergabe.DE kostenlos.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.