Worum es geht
Wer ein Vergabemanagementsystem beschafft, braucht eine Leistungsbeschreibung, die die eigenen Abläufe beschreibt und Angebote vergleichbar macht. Diese Seite zeigt eine technische Gliederung. Sie ist eine Arbeitshilfe, keine Vorlage für Vergabeunterlagen. Verfahrensart, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Vertragsbedingungen legt Ihre Vergabestelle fest.
Gliederung einer Leistungsbeschreibung
- Ausgangslage und ZielOrganisation, Zahl der Nutzer und Rollen, Zahl und Art der Verfahren im Jahr, heutige Werkzeuge, Ziele der Einführung.
- Fachliche AnforderungenBedarfsmeldung und Planung, Verfahrensakte je Verfahrensart, Unterlagen und Leistungsverzeichnis, Bekanntmachung, Kommunikation mit Bietern, Angebotseingang und Öffnung, Dokumentation, Verträge und Abrufe, Kennzahlen.
- BieterseiteAbruf der Unterlagen, Fragen, Abgabe, Eingangsbestätigung, unterstützte Dateiformate und Browser.
- SchnittstellenDatenservice Öffentlicher Einkauf (eForms), Verzeichnisdienst (OpenID Connect, SAML, SCIM), E-Mail-Versand, Haushalts- und Dokumentenmanagementsysteme, Import und Export (Word, Excel, PDF, GAEB).
- Sicherheit und DatenschutzHosting-Ort, Mandantentrennung, Verschlüsselung, Rollen und Rechte, Protokollierung, Auftragsverarbeitung, Löschung und Export.
- BarrierefreiheitAnforderungen an die Bedienoberfläche für Beschäftigte und Bieter.
- KI-FunktionenWelche Aufgaben die KI übernehmen darf, Kennzeichnung von Entwürfen, Protokoll der Nutzung, Abschaltbarkeit, Ort der Verarbeitung.
- EinführungEinrichtung, Übernahme von Vorlagen und Daten, Schulung nach Zielgruppen, Testumgebung.
- Betrieb und ServiceVerfügbarkeit, Wartungsfenster, Support-Zeiten und Reaktionszeiten, Weiterentwicklung, Ausstieg.
Anforderungen messbar formulieren
Hilfreich ist, jede Anforderung so zu schreiben, dass ein Angebot sie eindeutig beantworten kann: ja oder nein, eine Zahl, eine Beschreibung mit Beleg. Statt „hohe Verfügbarkeit“ etwa „Verfügbarkeit im Kalendermonat in Prozent, ohne angekündigte Wartung“. Ob eine Anforderung Mindestanforderung oder bewertetes Merkmal ist, legt Ihre Vergabestelle fest.
CPV-Codes
Für Software und zugehörige Dienste kommen unter anderem die Abteilungen 48 „Softwarepaket und Informationssysteme“ und 72 „IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung“ in Betracht. Welcher Code passt, wählt die Vergabestelle. Suche im CPV-Code-Finder.
Entwurf mit Digitale-Vergabe.DE
Mit den KI-Entwürfen in Digitale-Vergabe.DE erstellen Sie einen technischen Entwurf einer Leistungsbeschreibung aus Ihren Angaben; rechtliche Festlegungen bleiben als Platzhalter für Ihre Vergabestelle stehen. Im Vergabe-Archiv sehen Sie, wie andere Vergabestellen vergleichbare Leistungen beschrieben haben. KI-Entwürfe · Vergabe-Archiv.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.