Worum es bei der Auswahl geht
Eine Vergabesoftware begleitet jedes Verfahren Ihres Hauses über Jahre. Bevor Sie Angebote vergleichen, hilft ein gemeinsamer Fragenkatalog: Was muss die Software können, was soll sie nicht tun, und wer nutzt sie? Die Fragen unten sind neutral formuliert. Sie passen für jede Anwendung, auch für unsere.
Einige Anforderungen ergeben sich aus den Vorschriften über elektronische Mittel. Oberhalb der Schwellenwerte verwenden Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten „grundsätzlich elektronische Mittel“ (§ 97 Abs. 5 GWB). Für den Empfang von Angeboten nennt § 10 Abs. 1 VgV sieben Anforderungen, etwa dass „kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist“. Unterhalb der Schwellenwerte gelten die §§ 10 bis 12 VgV nach § 7 Abs. 4 UVgO entsprechend.
Zwölf Fragen für die Auswahl
In der rechten Spalte steht, wie Digitale-Vergabe.DE die Frage beantwortet. So können Sie unsere Angaben direkt mit anderen vergleichen.
| Thema | Frage an jeden Anbieter | So ist es bei Digitale-Vergabe.DE |
|---|---|---|
| Umfang | Welche Schritte deckt die Software ab: Bedarf, Planung, Unterlagen, Bekanntmachung, Angebote, Zuschlag, Vertrag? | Vom Bedarf bis zum Vertrag in einer Anwendung unter einer Adresse: Bedarfsplanung, Akte je Verfahrensart, Bieterportal, Angebotseingang, Vertragsverwaltung. |
| Verfahrensarten | Bildet die Software die Verfahrensarten Ihrer Vergabeordnungen ab, oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte? | Abläufe für die Verfahrensarten nach VgV, UVgO, VOB/A, SektVO, VSVgV und KonzVgV sowie Direktauftrag und Abruf aus Rahmenvereinbarungen. Die Verfahrensart wählt Ihre Vergabestelle. |
| Bekanntmachung | Erzeugt die Software Bekanntmachungen im Format eForms-DE und übermittelt sie an den Datenservice Öffentlicher Einkauf? | eForms-DE aus den Angaben der Akte, Prüfung mit den Prüfregeln der KoSIT, Übermittlung an den Datenservice auf Klick nach Freischaltung des Hauses. |
| Bieter | Kommen Unternehmen ohne Registrierung an die Unterlagen? Was kostet die Teilnahme für Bieter? | Unterlagen ohne Anmeldung, Abgabe im Browser mit persönlichem Zugang, für Bieter kostenlos. |
| Angebotseingang | Wie werden Angebote bis zur Frist geschützt, und wie wird geöffnet? | Verschlüsselung beim Eingang, vor Fristablauf keine Entschlüsselung durch den Server, Prüfsumme je Datei, Eingangszeitpunkt vom Server. |
| Signaturen | Prüft die Software elektronische Signaturen technisch? | Technische Prüfung von Zertifikat, EU-Vertrauensliste und Sperrstatus. |
| Dokumentation | Entsteht die Dokumentation des Verfahrens aus der laufenden Arbeit? | Dokumentation aus der Akte, Export möglich. |
| KI | Was macht die KI, was nicht? Lässt sie sich abschalten? Ist nachvollziehbar, wann sie genutzt wurde? | Die KI liefert Entwürfe, Festlegungen trifft Ihre Vergabestelle. KI-Verlauf je Akte, Wahl der Anbieter durch die Leitung, KI für das ganze Haus abschaltbar. |
| Daten und Hosting | Wo werden Daten verarbeitet, wie sind Häuser voneinander getrennt, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? | Server in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg), eigene verschlüsselte Datenbank je Haus, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kein Training von KI-Modellen mit Kundendaten. |
| Anmeldung | Lässt sich die Anmeldung an Ihren Verzeichnisdienst anbinden? | OpenID Connect, SAML und SCIM. |
| Ausstieg | Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn der Vertrag endet? | Export nach Vertragsende 30 Tage lang, danach Löschung innerhalb weiterer 30 Tage, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. |
| Verfügbarkeit und Support | Welche Verfügbarkeit wird zugesagt, wann wird gewartet, wie schnell reagiert der Support? | 98,5 % im Kalendermonat, Wartungsfenster täglich 02:00 bis 03:00 Uhr, Support werktags 9 bis 17 Uhr, Reaktion auf Störungen innerhalb eines Werktags. |
So gehen viele Häuser bei der Auswahl vor
- Bedarf sammelnWer arbeitet mit der Software: Vergabestelle, Fachbereiche, Leitung, Rechnungsprüfung? Welche Verfahren führen Sie wie oft?
- Fragenkatalog abstimmenDie zwölf Fragen oben ergänzen Sie um eigene Punkte, etwa Schnittstellen zu Haushalt oder Dokumentenmanagement.
- Vorführungen mit Ihren FällenLassen Sie sich ein typisches Verfahren Ihres Hauses zeigen, nicht nur eine Präsentation.
- TestenEin Testzugang zeigt, ob die Bedienung im Alltag trägt.
- BeschaffenJe nach Auftragswert beschaffen Sie die Software selbst in einem Vergabeverfahren. Was in die Leistungsbeschreibung gehört, steht auf der Seite Vergabemanagementsystem ausschreiben.
Diese Seite hilft bei der technischen und organisatorischen Auswahl. Verfahrensart, Eignungs- und Zuschlagskriterien für die Beschaffung der Software legt Ihre Vergabestelle fest.
Häufige Fragen
Gibt es eine Vergleichsliste mit Anbietern?
Nein. Wir nennen keine anderen Anbieter. Der Fragenkatalog ist so gebaut, dass Sie ihn jedem Anbieter vorlegen können.
Muss eine Vergabesoftware selbst ausgeschrieben werden?
Das hängt vom geschätzten Auftragswert und den Vorschriften Ihres Hauses ab. Ob und wie Sie die Software beschaffen, entscheidet Ihre Vergabestelle.
Kann ich Digitale-Vergabe.DE testen?
Ja. Nach § 7 unserer AGB gilt ein Demo-Zugang, soweit wir ihn einräumen, 14 Tage. Am einfachsten starten Sie mit einer Online-Demo.