Wo viele Häuser heute stehen
Viele Vergabestellen arbeiten mit Textverarbeitung, Tabellen, E-Mail, Netzlaufwerk und einer Vergabeplattform für die Veröffentlichung. Das funktioniert, solange wenige Personen wenige Verfahren führen. Mit mehr Verfahren und mehr Beteiligten wachsen Abstimmung, Fassungen und Suchaufwand.
Was sich mit einer Vergabesoftware ändert
| Aufgabe | Mit Tabellen, Text und E-Mail | Mit einer Vergabesoftware |
|---|---|---|
| Fassungen | Dateien mit Datum im Namen, parallele Stände | eine Akte, jede Fassung bleibt erhalten |
| Zusammenarbeit | Unterlagen per E-Mail hin und her | gemeinsames Arbeiten, Freigaben im Vieraugenprinzip |
| Bekanntmachung | Angaben erneut in ein Portal eintippen | Bekanntmachung aus den Angaben der Akte |
| Kommunikation mit Bietern | Postfach und Ablage getrennt | Fragen und Antworten im Verfahren, Antwort an alle gleichzeitig |
| Angebote | Eingang über eine getrennte Plattform | verschlüsselter Eingang in derselben Anwendung |
| Dokumentation | nachträglich zusammengestellt | entsteht aus der laufenden Arbeit |
| Wissen | Vorlagen verstreut | Hausvorlagen und Beispiele an einem Ort |
Was die Vorschriften verlangen
Unabhängig vom Werkzeug gilt: Oberhalb der Schwellenwerte kommunizieren Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich mit elektronischen Mitteln (§ 9 Abs. 1 VgV), Bekanntmachungen sind im Datenaustauschstandard eForms zu erstellen (§ 10a VgV), und der Auftraggeber dokumentiert das Verfahren „von Beginn an fortlaufend in Textform“, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen erforderlich ist (§ 8 Abs. 1 VgV). Eine Tabelle kann diese Aufgaben nicht allein erfüllen. Wie Sie sie erfüllen, entscheidet Ihr Haus.
Wann Tabellen weiter sinnvoll bleiben
Tabellen sind ein gutes Format für Leistungsverzeichnisse, Preisblätter und Auswertungen. In Digitale-Vergabe.DE importieren Sie Word-, Excel-, PDF- und GAEB-Dateien und exportieren Leistungsverzeichnisse als PDF und Excel. Der Umstieg heißt also nicht, auf Tabellen zu verzichten, sondern sie in einer Akte zusammenzuführen.
Mehr dazu: Leistungsverzeichnis in Excel oder in einer Software.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.