E-Vergabe einführen

In neun Schritten zur E-Vergabe

1. Ziel und Umfang klärenWelche Verfahren sollen künftig elektronisch laufen, wer arbeitet mit: Vergabestelle, Fachbereiche, Leitung, Rechnungsprüfung? Halten Sie fest, was heute wo liegt.
2. Software auswählenMit einem gemeinsamen Fragenkatalog. Unser Vorschlag: zwölf Fragen für die Auswahl.
3. Haus einrichtenAngaben des Hauses, Briefkopf, Logo, Hausregeln für Freigaben und Zugang, Team und Rollen. Hilfe: Haus einrichten · Team und Rollen.
4. Vorlagen übernehmenBewerbungsbedingungen, Formblätter und Textbausteine Ihres Hauses importieren und ordnen.
5. ÜbenEin Schulungshaus mit Übungsverfahren, getrennt vom Echtbetrieb. Hilfe: Im Schulungshaus üben.
6. Mit kleinen Verfahren anfangenDirektaufträge und Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb eignen sich, um Abläufe und Rollen einzuspielen. Arbeitsfläche Kleine Vergabe.
7. Bieter informierenTeilen Sie Unternehmen mit, wo sie Ihre Ausschreibungen finden und wie die Abgabe läuft. Dafür gibt es einen Bieterleitfaden zum Weitergeben und die technischen Angaben. Ihre laufenden Ausschreibungen lassen sich auf Ihrer Homepage einbetten.
8. Das erste europaweite VerfahrenFür die direkte Übermittlung an den Datenservice Öffentlicher Einkauf schaltet Ihr Haus die Anbindung einmal frei. Hilfe: Veröffentlichen.
9. RegelbetriebHilfe-Center, Schulungen und Support für den Alltag. Service.

Ein Planungsbeispiel

Wie lange die Einführung dauert, hängt von Ihrem Haus ab: Zahl der Verfahren, Beteiligte, vorhandene Vorlagen, Abstimmungen. Das folgende Beispiel zeigt nur eine mögliche Reihenfolge, keine Zusage.

Was den Start erleichtert

• Eine Person im Haus, die Fragen sammelt und Entscheidungen zur Einrichtung trifft.
• Hausregeln früh festlegen: Wer gibt frei, wer öffnet Angebote, wer darf veröffentlichen?
• Fachbereiche über einen Link einbinden. Sie melden Bedarf auch ohne eigenes Konto.
• Bestehende Rahmenverträge in die Vertragsverwaltung übernehmen, damit Laufzeiten und Kündigungsfristen nicht übersehen werden.