Diese Fragen hören wir von Vergabestellen am häufigsten, bevor sie sich für eine Vergabesoftware entscheiden. Die Antworten beschreiben unser Produkt als Tatsache; wo eine Vorschrift berührt ist, nennen wir die Fundstelle.
Häufige Fragen
Ist die E-Vergabe Pflicht?
Oberhalb der EU-Schwellenwerte verwenden Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel (§ 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV); Angebote werden in Textform mithilfe elektronischer Mittel übermittelt (§ 53 Abs. 1 VgV). Unterhalb sieht § 38 Abs. 3 UVgO die ausschließlich elektronische Übermittlung vor, mit Ausnahmen nach § 38 Abs. 4 UVgO, etwa bis 25.000 Euro Auftragswert. Ob die UVgO für Ihr Haus gilt, regelt Ihr Land.
Welche Verfahrensarten bildet Digitale-Vergabe.DE ab?
Die Verfahrensarten nach VgV, UVgO, VOB/A, SektVO, VSVgV und KonzVgV, dazu Direktauftrag, Abruf aus Rahmenvereinbarungen und Markterkundung. Die Verfahrensart wählt Ihre Vergabestelle, die Akte zeigt danach die Schritte. Verfahrensarten im Überblick.
Wo wird veröffentlicht?
Bekanntmachungen entstehen im Format eForms-DE und gehen auf Ihren Klick an den Datenservice Öffentlicher Einkauf. Bei EU-weiten Verfahren übermittelt der Datenservice sie an das Amt für Veröffentlichungen der EU (TED) und veröffentlicht sie zugleich über seinen Bekanntmachungsservice (§ 10a Abs. 5 VgV). Laufende Ausschreibungen und vergebene Aufträge zeigt außerdem eine eigene Seite Ihres Hauses, die Sie auf Ihrer Homepage einbetten können.
Können externe Planer oder Kanzleien mitarbeiten?
Ja. Ihr Haus lädt Mitwirkende in Akten ein und kann Dienstleister im Auftrag einbinden. Für Vergabekanzleien gibt es einen Partner-Tarif. Welche Rechte eine Person hat, legt Ihr Haus fest. Die Kanzlei berät ihre Mandanten, wir liefern die Software.
Unterstützt die Software Ex-ante- und Ex-post-Transparenz?
Ja, als Bekanntmachungsarten. Zur Wahl stehen unter anderem die freiwillige Ex-ante-Transparenz, Vergabebekanntmachungen und nationale Bekanntmachungen nach UVgO und VOB/A. Welche Bekanntmachung ein Verfahren braucht, entscheidet Ihre Vergabestelle. Zu den Regeln: Ex-ante-Transparenz, Vergabebekanntmachung.
Was ist mit der Vergabestatistik?
Die Akte enthält den Schritt „Statistik melden“; Stand und Link zur Statistikmeldung stehen nach der Übermittlung in der Akte. Mehr im Hilfe-Artikel Ergebnis veröffentlichen, Statistik melden.
Was kostet Digitale-Vergabe.DE?
Sie zahlen je Rolle, Bieter und Gäste sind kostenlos. Wovon Kosten bei Vergabesoftware allgemein abhängen: Kostenfaktoren.
Müssen sich Bieter registrieren?
Für die Unterlagen nicht. Unternehmen rufen sie ohne Anmeldung ab; § 9 Abs. 3 VgV und § 7 Abs. 3 UVgO erlauben für den Zugang zu Bekanntmachung und Unterlagen keine Registrierungspflicht. Für die Abgabe nutzen Unternehmen einen persönlichen Zugang, den sie beim ersten Aufruf mit einem Code aus einer E-Mail bestätigen. Für Bieter ist alles kostenlos.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland, im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Jedes Haus hat eine eigene, verschlüsselte Datenbank und ein eigenes, verschlüsseltes Verzeichnis für Dateien. Daten verwenden wir nicht zum Training von KI-Modellen. Es gilt unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Können wir die KI abschalten?
Ja. Die Leitung Ihres Hauses wählt die KI-Anbieter für das Haus oder schaltet die KI-Funktionen ganz ab. Jeder KI-Aufruf zu einem Verfahren steht im KI-Verlauf der Akte.
Wie schnell können wir starten?
Nach unseren AGB schalten wir den Zugang innerhalb von fünf Werktagen nach Vertragsschluss frei; das Onboarding erfolgt im Umfang des Tarifs. Zum Üben richtet Ihr Haus ein eigenes Schulungshaus ein.
Können wir unsere Vorlagen übernehmen?
Ja. Sie hinterlegen Briefkopf, Hausfarbe und Vorlagen Ihres Hauses und importieren Word-, Excel-, PDF- und GAEB-Dateien. KI-Entwürfe folgen dem Aufbau und Stil Ihrer Hausvorlagen.
Können wir unsere bisherige Plattform weiter nutzen?
Ja. Sie können Unterlagen und Angebote über Digitale-Vergabe.DE abwickeln oder dafür Ihre bisherige E-Vergabe-Plattform nutzen; die geprüfte eForms-Datei laden Sie bei Bedarf herunter. Über den Einsatz je Verfahren entscheidet Ihr Haus.
Gibt es Single Sign-on?
Ja. Die Anmeldung lässt sich über OpenID Connect, SAML und SCIM an Ihren Verzeichnisdienst anbinden. Hilfe: Single Sign-on.
Wie kommen wir wieder heraus?
Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten 30 Tage lang exportieren; danach löschen wir sie innerhalb weiterer 30 Tage, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.