KI in der Vergabe: was sie leisten kann und was nicht

Wofür KI in der Vergabestelle taugt

Sprachmodelle sind stark bei Aufgaben mit viel Text. In der Vergabe sind das zum Beispiel:

• Erste Entwürfe: eine technische Leistungsbeschreibung, ein Leistungsverzeichnis, ein Anschreiben für eine Markterkundung. Das leere Blatt fällt weg, die Arbeit am Inhalt bleibt.
• Suchen und Vergleichen: Wie haben andere Auftraggeber eine Leistung beschrieben? Welche Anforderungen stehen in welcher Unterlage?
• Zusammenfassen: lange Antworten aus einer Markterkundung, Protokolle, Bieterfragen mit ähnlichem Inhalt.
• Technische Durchsicht: Widersprüche zwischen Zahlen, fehlende Anlagen, unklare Formulierungen, Markennamen ohne Zusatz.
• Ausfüllen: Angaben aus einem Dokument in ein Formular übertragen, einen CPV-Code vorschlagen.
• Übersetzen: als Lesehilfe für fremdsprachige Antworten oder Anschreiben.

Allen Aufgaben ist gemeinsam: Die KI liefert einen Vorschlag, ein Mensch prüft ihn und übernimmt, was passt.

Wo KI aufhört

Ein Vergabeverfahren besteht aus Entscheidungen: welches Verfahren, welche Lose, welche Fristen, welche Eignungs- und Zuschlagskriterien, wer den Zuschlag bekommt. Diese Entscheidungen trifft der öffentliche Auftraggeber nach den Regeln des Vergaberechts. Ein Sprachmodell kann sie vorbereiten helfen, etwa durch Recherche oder einen Entwurf. Entscheiden kann es sie nicht, und verantworten auch nicht.

Dazu kommen drei technische Grenzen:

• Erfundene Angaben: Sprachmodelle schreiben flüssig, auch wenn sie etwas nicht wissen. Fundstellen, Zahlen und Zitate gehören deshalb gegengelesen. Gute Werkzeuge zeigen zu jeder Aussage die Stelle im Quelltext.
• Stand des Wissens: Ein Modell kennt Gesetze nur so aktuell wie seine Trainingsdaten oder die Quellen, die man ihm gibt.
• Gleich bleibende Ergebnisse: Dieselbe Frage kann zu leicht anderen Antworten führen. Wo es auf Wiederholbarkeit ankommt, etwa bei der Suche nach Markennamen, sind feste Regeln oft besser als ein Modell.

Grundsätze, die auch für KI gelten

§ 97 GWB nennt die Grundsätze der Vergabe: Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung. Sie gelten unabhängig davon, ob ein Text von Hand oder mit KI entsteht. Zwei Beispiele aus der Praxis:

• Beantwortet die Vergabestelle eine Bieterfrage mit Hilfe eines Entwurfs, geht die Antwort trotzdem nach den Regeln des Verfahrens an alle Beteiligten.
• Schlägt ein Modell eine Formulierung mit Produktbezug vor, gelten dieselben Regeln zur produktneutralen Beschreibung wie sonst. Mehr dazu in Produktneutral ausschreiben.

Kennzeichnung nach der KI-Verordnung

Die KI-Verordnung der EU, Verordnung (EU) 2024/1689, regelt in Art. 50 Transparenzpflichten. Anbieter von Systemen, die Texte, Bilder, Ton oder Video erzeugen, müssen dafür sorgen, dass die Ausgaben maschinenlesbar gekennzeichnet und als künstlich erzeugt erkennbar sind (Art. 50 Abs. 2). Wer ein KI-System nutzt, um Texte zu erzeugen, die zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse veröffentlicht werden, muss das offenlegen. Das gilt nicht, wenn die Inhalte menschlich überprüft oder redaktionell kontrolliert wurden und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt (Art. 50 Abs. 4).

Die Verordnung gilt nach Art. 113 im Grundsatz ab dem 2. August 2026. Nach Angaben der Europäischen Kommission gelten die Transparenzregeln seit August 2026.

Datenschutz und vertrauliche Daten

Wer einen KI-Dienst nutzt, gibt Daten an einen Anbieter weiter. Für personenbezogene Daten braucht es dafür eine Grundlage, bei einem Dienstleister in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Angebote, Preise und Geschäftsgeheimnisse der Unternehmen sind besonders vertraulich. Frei zugängliche Chatbots ohne geregelte Bedingungen sind dafür kein guter Ort.

Hausregeln, die sich bewähren

1. Erlaubte Werkzeuge benennen: welche Dienste, zu welchen Bedingungen, mit oder ohne Training auf den Eingaben.
2. Datenarten festlegen: was hinein darf und was nicht, etwa keine Angebote in allgemeine Chatbots.
3. Prüfpflicht: Jeder Entwurf wird vor der Verwendung von einem Menschen gelesen. Fundstellen und Zahlen werden gegengelesen.
4. Nachvollziehbarkeit: festhalten, wann welches Werkzeug an welcher Unterlage mitgeschrieben hat.
5. Rollen klären: Rechtliche Fragen zum konkreten Verfahren beantwortet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei, nicht das Modell.

Fundstellen und Quellen

1. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 und Art. 113, EUR-Lex
2. Europäische Kommission: Zeitplan der KI-Verordnung
3. § 97 GWB, Grundsätze der Vergabe
4. Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeiter, EUR-Lex

Alle Fundstellen am Normtext bzw. an der amtlichen Seite gegengelesen am 29.10.2026.

Häufige Fragen

Darf eine Vergabestelle KI für Vergabeunterlagen nutzen?

Ein allgemeines Verbot gibt es nicht. Die Vergabestelle bleibt für den Inhalt ihrer Unterlagen verantwortlich, wie bei jeder anderen Hilfe auch. Welche Werkzeuge im Haus erlaubt sind, regeln am besten Hausregeln.

Muss ein KI-Entwurf gekennzeichnet werden?

Art. 50 der KI-Verordnung regelt Transparenzpflichten, unter anderem für Anbieter von Systemen, die Texte erzeugen, und für Texte, die zur Information der Öffentlichkeit veröffentlicht werden. Für solche Texte entfällt die Offenlegung, wenn sie menschlich überprüft wurden und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Ob das auf eine bestimmte Veröffentlichung zutrifft, klärt Ihre Vergabestelle.

Können Angebote mit KI gewertet werden?

Die Wertung ist eine Entscheidung der Vergabestelle nach den bekanntgemachten Kriterien. Diese Entscheidung trifft ein Mensch. Werkzeuge können Angaben ordnen und zusammenfassen, ersetzen die Entscheidung aber nicht.