Kurz erklärt
Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine sonstige Rechnung. Für Rechnungen an Auftraggeber des Bundes regelt die E-Rechnungsverordnung (ERechV) die Einzelheiten.
In der Praxis
Ein Dienstleister hat einen Auftrag einer Bundesbehörde erfüllt und stellt die Rechnung im Format XRechnung aus. Er gibt die Leitweg-ID an, die ihm der Auftraggeber genannt hat, und übermittelt die Rechnung über das Verwaltungsportal des Bundes.
Rechnungen an den Bund (ERechV)
Nach § 3 Abs. 1 ERechV müssen Rechnungssteller Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Rechnungsempfänger sind nach § 2 Abs. 4 ERechV die Stellen im Sinne von § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWB, also Auftraggeber, die dem Bund zuzurechnen sind; nur diesen Kreis erfasst die Verordnung. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro. Als Format ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden; ein anderer Standard ist möglich, wenn er der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Mindestangaben wie die Leitweg-ID nennt § 5 ERechV.
Umsatzsteuerrecht (§ 14 UStG)
Unabhängig vom öffentlichen Auftrag definiert § 14 Abs. 1 UStG die elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für Leistungen an andere Unternehmer ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind. § 27 Abs. 38 UStG enthält Übergangsregeln, nach denen bis Ende 2026 und unter weiteren Voraussetzungen bis Ende 2027 noch andere Formate verwendet werden können.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird, eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung setzt ein strukturiertes Format voraus, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.