Kurz erklärt
Die Leitweg-ID, ausgeschrieben Leitweg-Identifikationsnummer, ist eine Kennung, mit der eine elektronische Rechnung der richtigen Stelle beim öffentlichen Auftraggeber zugeordnet wird. Nach § 5 Abs. 1 ERechV gehört sie zu den Mindestangaben einer elektronischen Rechnung an Rechnungsempfänger des Bundes. Der Auftraggeber gibt sie in den Vergabeunterlagen an.
In der Praxis
Eine Bundesbehörde nennt in den Vergabeunterlagen ihre Leitweg-ID. Der beauftragte Dienstleister übernimmt sie in jede elektronische Rechnung, zusammen mit Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und einer E-Mail-Adresse, wie es § 5 Abs. 1 ERechV verlangt.
Was die Vorschriften sagen
§ 5 Abs. 1 ERechV nennt neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen vier Mindestangaben: eine Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindungsdaten, die Zahlungsbedingungen und die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Wurden Lieferantennummer und Bestellnummer bei der Beauftragung übermittelt, gehören sie nach § 5 Abs. 2 ERechV ebenfalls in die Rechnung.
Auch die Vergabestatistik greift die Leitweg-ID auf. In den Anlagen zur VergStatVO heißt es: „Jeder öffentliche Auftraggeber verfügt über eine oder mehrere Leitweg-ID, die zur Übermittlung der elektronischen Rechnung gem. ERechV (auf Bundesebene) in den Vergabeunterlagen angegeben werden müssen.“
Häufige Fragen
Woher bekommen Unternehmen die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID kommt vom Auftraggeber. Nach den Anlagen zur VergStatVO ist sie in den Vergabeunterlagen anzugeben. Fehlt sie dort, hilft eine Nachfrage beim Auftraggeber.
Braucht jede Rechnung an den Bund eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID gehört nach § 5 Abs. 1 ERechV zu den Mindestangaben der elektronischen Rechnung an die in § 2 Abs. 4 ERechV genannten Rechnungsempfänger. Für Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach § 3 Abs. 3 ERechV nicht.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.