Kurz erklärt
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes schreibt ihn in § 4 Abs. 1 grundsätzlich für Rechnungen an Rechnungsempfänger des Bundes vor. Der Standard legt fest, wie die Rechnungsdaten strukturiert sind, damit sie automatisch verarbeitet werden können.
In der Praxis
Eine Bundesbehörde erhält Rechnungen ihrer Lieferanten über das Verwaltungsportal des Bundes. Dort werden die übermittelten elektronischen Rechnungen automatisch auf formale Fehlerlosigkeit geprüft, bevor sie weiterverarbeitet werden. Formal fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt.
Was die Vorschrift sagt
Nach § 4 Abs. 1 ERechV haben Rechnungssteller und Rechnungssender „grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden“. Ein anderer Datenaustauschstandard ist möglich, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Änderungen des Standards macht nach § 4 Abs. 2 ERechV das zuständige Bundesministerium im Bundesanzeiger bekannt, jeweils mit Herausgabedatum und dem Datum, ab dem die geänderte Fassung anzuwenden ist.
Für die Übermittlung ist nach § 4 Abs. 3 ERechV ein Verwaltungsportal des Bundes zu nutzen. Dafür registriert sich der Rechnungssteller vorher mit einem Nutzerkonto.
Bezug zum Umsatzsteuerrecht
Auch § 14 Abs. 1 UStG knüpft an die europäische Norm an. Das strukturierte Format einer elektronischen Rechnung muss danach der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Alternativ kann es zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, wenn sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes oder damit interoperables Format übertragen lassen.
Häufige Fragen
Muss jede Rechnung an eine Bundesbehörde im Format XRechnung sein?
§ 4 Abs. 1 ERechV schreibt XRechnung „grundsätzlich“ vor und lässt andere Standards zu, die der europäischen Norm entsprechen. Für Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung nach § 3 Abs. 3 ERechV nicht.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.