Kurz erklärt
Mit einer Vorinformation kündigt ein Auftraggeber eine geplante Vergabe an, bevor die eigentliche Auftragsbekanntmachung folgt. Sie ist freiwillig und ein Instrument des Vergaberechts oberhalb der Schwellenwerte. Unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt sie kürzere Angebotsfristen oder ersetzt die Auftragsbekanntmachung.
In der Praxis
Ein kommunaler Klinikverbund veröffentlicht im Frühjahr eine Vorinformation über die geplante Ausschreibung von Medizintechnik im Herbst. Unternehmen können sich früh auf das Verfahren einstellen. Die Auftragsbekanntmachung folgt einige Monate später.
Was die Vorschriften sagen
Nach § 38 Abs. 1 VgV kann der Auftraggeber „die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe mittels Veröffentlichung einer Vorinformation“ bekanntgeben. Er versendet sie über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an das Amt für Veröffentlichungen der EU oder veröffentlicht sie im Beschafferprofil (§ 38 Abs. 2 VgV). Enthält sie die geforderten Angaben und wurde sie wenigstens 35 Tage und nicht mehr als zwölf Monate vor Absendung der Auftragsbekanntmachung übermittelt, kann die Mindestfrist für Angebote im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf zehn Tage verkürzt werden (§ 38 Abs. 3 VgV).
Mit Ausnahme oberster Bundesbehörden kann der Auftraggeber im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren unter den Voraussetzungen des § 38 Abs. 4 VgV auf eine gesonderte Auftragsbekanntmachung verzichten. Für Bauaufträge gilt § 12 EU Abs. 1 und 2 VOB/A. Die UVgO kennt keine Vorinformation.
So läuft das in Digitale-Vergabe.DE
Digitale-Vergabe.DE erstellt die Bekanntmachung im Format eForms-DE aus den Angaben der Akte und prüft sie mit den Prüfregeln der KoSIT. Nach Freischaltung des Hauses übermitteln Sie sie auf Klick an den Datenservice Öffentlicher Einkauf, die TED-Nummer steht danach in der Akte.
Häufige Fragen
Wie lange deckt eine Vorinformation einen Zeitraum ab?
Nach § 38 Abs. 6 VgV höchstens zwölf Monate ab dem Datum der Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
Diese Seite erklärt Regeln allgemein. Welche Vorschrift für ein Verfahren gilt und was daraus folgt, entscheidet die Vergabestelle, bei Bedarf mit ihrer Vergabekanzlei.